Live Your Best Life !!!

엑셀 발주서 프로그램 V27 :

회사에서 사용하는 (원)자재의 구매시 사용하는 구매발주서 양식을 프로그램화 한 것입니다. 

발주서 양식에 발주데이터(업체명, 납기, 품명, 규격, 수량, 단가, 금액, 검사방법 및 특기사항)를 작성하면, 데이터를 별도로 보관 관리하는 형태로, 보관된 데이터는 언제든지 다시 찾아볼 수 있읍니다.

발주 품목별, 업체별, 청구자별의 데이터를 기간별로 발주된 내역을 검색할 수 있으며, 상세 분류별로 내역을 분류합니다.

적용하는 단가는 3가지로 분류하여 거래업체별로 각각 다르게 설정할 수도 있으며 단가표를 적용하지 않을 경우에는 직접 입력하여도 됩니다.

* 파일 실행 시 주의사항 (실행메뉴 나타내기)

1. 각 시트의 도움말은 (A1셀)에 메모로 작성되어 있습니다.

   (1) (A1셀)에 마우스를 올리면 나타납니다.

   (2) 기타 중요한 셀에도 메모가 작성되어 있습니다.

2. 파일을 실행 시 "매크로포함(이콘텐츠 사용)"으로 파일을 열어야 정상적으로 작동 합니다.

3. 파일을 실행하면 수식줄 아래 보안경고(옵션) 단추가 나타납니다.

    이 때 '옵션'을 누르고 "이콘텐츠 사용" 하여야 상단 메뉴의 [추가기능] 메뉴를 볼 수 있습니다.

4. 만약 보안경고(옵션)가 나타나지 않으면

   (1) 보안센터에서 설정을 변경하여야 합니다.

   (2) 리본메뉴 - Excel옵션 - 보안센터 - 보안센터설정 - 매크로설정 - 모든 매크로포함

   (3) (2)의 내용이 어려우면 홈페이지의 공지사항을 참조하세요.

5. 본 파일은 엑셀2007 이상에서 사용 가능합니다.

    2003이하는 다운그레이드 하여야 합니다.

===================

* 파일의 처음 실행순서

1. 샘플데이터로 충분한 연습을 합니다.

2. [설정하기]-[샘플내용 삭제]를 실행하여 기존의 샘플을 삭제합니다.

    일부 집계/분석 내용은 지워지지 않을수도 있으나 데이터 입력 후 집계/분석 실행하면 값이 변경됩니다.

3. {설정}시트에 설정내용 입력

4. [설정하기] 실행

5. {발주서} 데이터 작성-저장....

발주서 시트 :

0. 메뉴버튼 :

   (1) [새로작성] : 새로 작성할 수 있는 형태로 나타냅니다.

   (2) [저장하기] : 작성한 내용을 저장시트에 저장합니다.

   (3) [찾아보기] : 저장된 내용을 찾아 옵니다.

   (4) [계산수식] : 발주서의 금액 등 계산식을 나타냅니다.

   (5) [송부용 파일] : {발주서} 시트만 다른파일로 저장합니다.

   (6) [품명/규격으로 작성] : 품명/규격을 이용하여 작성시 (수정할 때)

   (7) [발주서 삭제] : 저장된 발주서를 삭제합니다.

1. 작성순서

   (1) [새로작성]

   (2) 내용작성

        ① 검수방법 : 풀다운 메뉴입니다. 내용은 데이터-유효성검사에서 변경 가능

        ② 코드번호를 입력하면 품명/규격/단위/단가가 작성되어 집니다.

        ③ 코드번호를 모르는 경우에는

            ⓐ [품명/규격으로 작성]을 실행

            ⓑ 품명+규격 선택

                ※ 규격 : 품명(B21:B70셀)이 작성(입력)되어야 해당되는 규격이 나타납니다.

        ④ 품명 및 규격은 {설정} 시트에 작성한 내용만 입력 가능합니다.

        ⑤ 만약 {설정}시스에 입력되지 않은 내용을 입력시는 

             ⓐ 유효성검사를 해제하시기 바랍니다.

             ⓑ 데이터의 집계 등은 되지 않습니다.

   (3) [저장하기]

2. [새로작성]

   (1) 현재의 내용을 지우고 빈 양식으로 나타냅니다.

   (2) 번호는 자동으로 증가되며, 일련번호로 나타냅니다.

   (3) 적용단가

        ① {설정}시트에서 3가지로 구분합니다.(적용단가 A,B,C)

        ② 해당 거래업체별로 {설정}시트에서 설정한 단가를 찾아 적용합니다.

        ③ 업체명(C9셀)을 다시 선택하면 선택한 업체의 적용단가가 계산됩니다.

   (4) 업체명(C9셀)을 선택하면 연락처 등 정보를 찾아 나타냅니다.

   (5) 청구자(J11셀)를 입력하면 담당자(H11셀)를 찾아옵니다. 청구팀/현장명/사용처 등으로 사용하세요.

   (6) 코번번호를 입력하면 품명/코드번호/단위/단가/금액/VAT 등은 수식에 의해서 자동으로 나타냅니다.

3. [저장하기] 

   (1) 발주내용을 {발주목록} 시트에 저장합니다.

   (2) 이미 작성된 내역이 있을경우, 기존의 작성된 내역을 수정하여 저장합니다.

4. [찾아보기] 

   (1) {발주목록} 시트에 저장된 내용을 찾아 옵니다.

   (2) [스핀단추(화살표)]를 클릭하면 작성된 내용을 순서대로 보여줍니다.

   (3) 우측의 (작성된 리스트)는 지금까지 작성 저장된 내용으로 참조를 위한 것입니다.

   (4) 번호(F7셀)를 직접 입력하고 [찾아보기]를 실행해도 됩니다.

5. [계산수식]

   (1) 거래업체 관련내용 및 금액 등의 계산식을 나타냅니다.

   (2) 이미 저장된 내용을 찾아와 수정할 경우에 사용하세요.

6. 기타

   (1) [발송용 파일]

        ① {발주서} 시트만 (다른이름으로 저장) 합니다.

        ② 거래업체에 이메일 등으로 발주서를 송부할 때 사용하세요.

        ③ 업체별로 파일을 만듭니다. (없으면 자동생성)

        ④ 파일이 있으면 기존 파일에 시트만 추가 생성합니다.

        ⑤ 시트의 기준은 작성일자를 기준으로 합니다. 작성이 같으면 기존 내용을 덮어쓰기 합니다.

        ⑥ 발송용 파일에는 코드번호를 숨기기 합니다. 

   (2) [품명/규격으로 작성]

        ① 사용범위 : 21행~70행

        ② 품명 및 규격을 선택하면 코드번호/단위/단가/금액/VAT등의 수식이 나타납니다.

        ③ 작성된 내용을 변경할 경우 사용하세요.

   (3) [발주서 삭제]

        ① 현재 번호로 등록된 내용을 {발주목록}시트에서 삭제합니다.

        ② 번호는 삭제하지 않습니다.

   (4) 발주서 내용의 수정

        ① [찾아보기] 또는 스핀단추로 해당 발주서를 찾습니다.

        ② [품명/규격으로 작성] 또는 [계산수식]을 실행

        ③ (내용수정)

        ④ [저장하기] 순으로 하세요.

   (5) (내역입력란)의 숨기기 조절

        ① 우측에 있는 스핀단추(화살표) 버튼을 클릭

        ② 행 숨기기가 한줄씩 실행됩니다.

        ③ 행이 숨기기되어 있어도 내용이 작성되었다면 저장/찾기/계산을 합니다.

        ④ 31행~70행까지만 숨기기 가능합니다.

   (6) 형식의 변경

        ① 이 파일의 모든 셀서식은 사용자에 맞게 설정변경 하세요. (셀서식, 숨기기, 창고정 등)

        ② 단 행/열/셀의 추가 삽입/삭제는 금지합니다.

발주목록 시트 : (내용작성 없음)

0. 메뉴버튼 : 없슴

1. 데이터의 저장 공간입니다.

2. 데이터의 수정은 {발주서}시트에서 하여야 합니다.

3. 여기의 데이터를 임의로 삭제하면 {발주서}시트에서 찾아올 수 없습니다. 

분류_업체.품목.청구 시트 : (내용작성 없음)

0. 메뉴버튼

   (1) [업체 전체] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 발주업체별로 분류합니다.

   (2) [업체 상세] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 발주업체별로 분류합니다.

   (3) [품목 전체] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 품목별로 분류합니다.

   (4) [품목 상세] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 품목별로 분류합니다.

   (5) [청구자 전체] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 청구팀(프로젝트/현장)별로 분류합니다.

   (6) [청구자 상세] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 청구팀(프로젝트/현장)별로 분류합니다.

1. 분류방법

   (1) 분류기간(G2:H2셀) 입력 하세요.

   (2) 작성일별 및 납기일별 두가지로 분류합니다.

   (3) 분류기간을 월단위로 입력할 경우에는 스핀단추(화살표) 버튼을 활용하세요. 

2. 상세분류의 항목은 반드시 (J2셀)을 선택하고 실행 하세요.

   (1) (J2셀)값이 없는 경우에는 {설정}된 값 중 11행에 있는 값을 나타냅니다.

실적_업체, 실적_품목, 실적_청구 시트 : (작성내용 없음)

0. 메뉴버튼

   (1) [업체별(작성일)] : 저장된 데이터를 작성일 기준으로 협력업체별로 집계합니다.

   (2) [업체별(납기일)] : 저장된 데이터를 납기일 기준으로 협력업체별로 집계합니다.

   (3) [품목별(작성일)] : 저장된 데이터를 작성일 기준으로 품목별로 집계합니다.

   (4) [품목별(납기일)] : 저장된 데이터를 납기일 기준으로 품목별로 집계합니다.

   (5) [청구별(작성일)] : 저장된 데이터를 작성일 기준으로 청구자별로 집계합니다.

   (6) [청구별(납기일)] : 저장된 데이터를 납기일 기준으로 청구자별로 집계합니다.

1. 우선 (D8셀)에 해당년도를 입력합니다.

2. 수량은 전체의 합계이므로 참조하시기 바랍니다.

설정시트 : (작성내용 있음)

0. 메뉴버튼

   (1) [설정하기] : {설정}시트에 작성한 내용을 다른 시트에서 편리하게 사용할 수 있도록 설정함

   (2) [샘플내용 삭제] : 최초 샘플로 저장된 내용을 삭제

1. 설정방법 

   (1) 사용 전 이 시트의 내용을 우선적으로 먼저 실행하여야 합니다.

   (2) 설정 순서

        ① [샘플내용 삭제] 실행

        ② 코드번호 사용/미사용 선택 : O 또는 X

            ⓐ O 이면 코드번호(D열)을 입력합니다.

            ⓑ X 이면 코드번호(D열)를 입력하지 않습니다.

        ③ 품명/업체등의 정보 입력            

        ④ [설정하기] 순으로 하세요.

   (3) 새로운 품목 및 협력업체의 추가/수정을 할 경우에도 [설정하기]를 실행하여야 합니다.

2. 적용단가

   (1) 거래업체별로 다른 단가를 적용할 수 있도록 되어 있습니다.

   (2) 거래업체별로 적용단가(W열) A,B,C를 입력합니다.

   (3) A,B,C는 F,G,H열의 값 입니다.

3. 기타 

   (1) 입력된 내용은 {발주서}시트 등 작성 및 관리시 편리하게 사용할 수 있습니다.

   (2) (J열) : 품명은 좌측(B열)의 값을 나타냅니다. (값을 입력하는 곳이 아니고 자동으로 작성됨)

   (3) 발주리스트 (AB11:AD20셀)

       - 자동으로 작성됩니다.

​

1.          목적

본 절차는 규정된 품질을 만족시키는 구매품을 구매하기 위한 절차를 수립하고 구매문서를 관리하여 양질의 제품을 적기에 조달하도록 구매업무를 효율적으로 운영하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사에서 제조하는 제품에 소요되는 구매부품, 외주가공품과 계측기 등의 구매업무에 대해서 적용한다. 

3.          용어의 정의

3.1             구매품

본 절차서상의 구매품 구매부품, 외주가공품 및 계측기를 말한다.

3.2             구매부품

원자재가 아닌 제품으로써의 기능을 가진 것으로써 필요한 경우 구매 후 추가 작업을 하더라도 원래 가지고 있던 기능 또는 형상에 큰 변화가 없는 것을 말한다.

3.3             외주가공품

당사의 요청에 의하여 원자재를 사용하여 업체에서 가공 및 제작한 부품을 말한다.

             3.4                      PART LIST (P/L)

제번별로 일괄 소요되는 자재 또는 가공품의 LIST.

4.          책임과 권한

4.1             자재관리부서장

4.1.1       구매에 관한 모든 업무를 총괄하고 관리할 책임이 있다.

4.1.2       도면의 외주 배포와 회수를 관리할 책임이 있다.

4.2             자재관리 담당자

4.2.1       구매 신청된 품목에 대하여 구매에 필요한 자료를 관련부서에 요청할 수 있다.

4.2.2       구매 품목에 대한 발주업체 및 가격을 산정하고 발주서를 작성한다.

4.2.3       자재관리부서는 구매신청서의 내용을 임의로 변경할 수 없다.

(단, 변경이 필요할 경우 신청부서의 승인권자와 서면 합의 후 변경할 수 있다. )

4.3             관련부서

4.3.1       품질관리부는 검사의뢰 되어진 구매부품, 외주가공품, 계측기에 대하여 검사할  책임이 있다.

4.3.2       관련부서는 필요한 구매품을 구매신청 또는 전산 구매선청 PROG.를 이용하여 자재관리부서로 구매 요청한다.

4.3.3       구매신청부서는 구매신청 PROG.에 기술된 항목에 맞게 구매신청일, 제번, 자재번호, 수량, 납기일, 구분, 비고 등의 내용을 입력한다.

4.3.4       신청부서는 필요한 경우 신청한 구매품에 대한 카다로그 또는 업체의 견적서를 첨부 할 수 있다.

4.3.5       제번별로 일괄 소요되는 자재는 P/L에 의거 구매하며 별도의 구매 신청할 필요가 없다.  (단, 전기.전자관련 P/L은 사용부서에서 구매 신청한다.)

4.3.6       P/L 입력부서는 전산에 입력한 P/L을 전산결재가 완료되면 PRINT하여 자재관리 부서로 통보하여야 한다.

4.3.7       P/L입력부서는 P/L상의 내용을 추가, 변경, 삭제하여야 할 경우에는 4.2.2항에 따라 구매신청을 하되 근거서류를 자재관리부서로 통보하여야 한다.

5.          업무 절차

5.1             발주준비

5.1.1       자재관리부 구매담당자(이하 “담당자”라 한다.)는 각 부서에서 경영자대리인의 승인을 득한 구매신청서에 대하여 발주준비를 한다.

5.1.2       담당자는 제번별로 일괄 신청된 자재에 대하여는 P/L 이 접수되면 재고를 조사하여 구매할 자재를 선정하고 부서장 확인과 대표이사의 승인을 득한다.

단, 대표이사의 부재시에는 경영자대리인에게 승인권을 위임한다.

5.2             발주서 작성 및 배포

5.2.1       담당자는 구매 준비된 내용대로 전산시스템을 이용하여 발주서를 작성한다.

(발주서 기재내용 : 발주번호, 항번, 자재번호, 거래처번호, 수량, 단가, 발주일, 납기일)

5.2.2       담당자는 전산 입력된 발주서를 발행하고 부서장확인과 임원의 승인을 득한다.

(단, 별도로 제출된 구매신청서가 있을 경우에는 첨부한다. )

5.2.3       담당자는 승인을 득한 발주서를 COPY하여 각 업체에 배포한다.

(배포방법은 직접배달, FAX발송, 우편발송 중 택일로 하되 필요한 경우 유선 또는 무선통신을 이용하여 발주하고 추후 발주서를 보낼 수도 있다. )

5.2.4       발주서 배포 후 구매담당은 발주서 원본을 파일에 보관한다.

5.2.5       업체 발주시 발주서에 도면이나 기술자료를 첨부할 수 있다.

5.3             발주변경

5.3.1       발주 전 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기 발행 되어진 구매신청서 상에 변경자의 확인(SIGN)을 받은 후 전산상의 내용을 삭제하고 구매 절차에 의하여 접수한다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기 발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인 (SIGN)을 받은 후 전산상의 내용을 삭제하고 구매절차에 의하여 접수한다.

5.4             납기관리

5.4.1       자재관리부서는 납기일자별, 거래처별로 발행된 미납 LIST를 참조 후 납기관리를 해야 할 업체를 확인한다.

5.4.2       납기일에 입고가 안된 품목은 관련부서에 통보하여 생산일정을 확인하고 해당업체에 구두로 납품 가능한 일자를 결정하여 발주서상에 변경일자를 기록한 후 전산시스템의 발주관련 DATA를 수정한다.

5.4.3       해당업체가 5.4.2의 변경된 납기를 이행치 못할 경우 자재관리부서장은 시정조치 요구서를 발행한다.

5.4.4       시정조치 요구서가 발행된 해당업체는 협력업체관리 절차서 5.4.1에 따라 사후평가 대상이 된다.

5.5             구매 확인 및 완료

5.5.1       발주서가 있는 구매품은 입고 확인 또는 검사업무 절차 또는 검사의뢰에 의거 검사가 완료되었을 경우에 구매가 완료된다.

5.5.2       발주서가 있는 업체에 대하여는 전산상 미납품 현황에 의하여 관리완료 처리한다.

5.5.3       발주서가 없는 일반업체의 구매품은 구두 신청 시 작성된 서류에 의거 발주수량의 확인으로 구매완료시 완료 표시를 한다.

5.6             협력업체 선정 및 관리

협력업체관리 절차서에 따른다. 

1. 적용범위

이 절차서는 당사에서 구입하는 주재료, 부품, 보조자재, 포장자재, 치공구,

검사구, 기계장치(이하 “구매품”이라고 함)의 구매업무에 적용한다.

2. 목적

구매업무 처리절차를 규정하여 구매업무를 원활하고 신속하게 집행하는 것을

목적으로 한다.

3. 책임과 권한

구매업무에 대한 책임과 권한은 다음과 같다.

3.1 구매 담당은 구매품의 구매승인 구매업체 선정에 대한 책임과 권한을 갖는다.

3.2 구매담당은 구매품을 검사하고 검수 확인의 책임과 권한을 갖는다.

4. 구매 업체 선정

4.1 구매업체의 선정 기준

구매 업체의 선정은 다음의 방법중 1가지 이상이 충족된 경우에 선정될 수 있다.

(1) 구매 업체의 능력과 품질시스템에 대한 평가기준표(양식1)에 의거하여

60점이상으로 평가된 업체

(2) 동일 또는 유사 제품의 샘플시험에서 합격한 업체

(3) 동일 또는 유사제품에 대한 생산이력이 5년 이상인 업체

(4) 동일 또는 유사 제품에 대한 유통공급 이력이 3년 이상인 업체.

(5) 기업공개에 의한 상장회사로 등록된 업체.

(6) 국제규격, 해외규격, 국가규격 등 객관적 표준에 의거하여 승인된 품질인

증 업체.

4.2 구매업체의 등록 절차

(1) 당사의 구매 업체로 등록하고자 하는 자는 구매업체 선정기준 중 1항목

이상이 충족 될 수 있는 자로한다.

(2) 구매담당은 구매업체 선정에 관련한 해당 자료를 확인한 후 구매업체

관리대장 (양식2)에 등록한다.

(3) 구매업체의 등록은 매 3년을 주기로 재평가한다.

(4) 구매담당은 등록된 구매업체에서 품질 및 납기 등의 문제로 당사에 중대한

손실을 초래했을 경우에는 구매업체등록을 취소할 수 있다.

5. 구매업무 절차

5.1 구매 계획

구매담당이 실행내역에 근거하여 구매하는 것을 구매계획으로 한다.

5.2 발주

(1) 구매 담당은 구매신청서에 근거하여 자재발주서(양식4)에 구매수량을 기입

하여 발주 한다. 발주행위는 승인된업체로 제한 한다.

(2) 구매담당은 발주문서를 업체별로하여 납기관리를 정확히 행한다.

(3) 작업전 고객자재는 영업담당이 고객자재요청을 한다. (고객자재요청은 고객

양식에 준한다.)

5.3 입고

(1) 구매담당은 구매품의 입고시 주문서 내용과 거래명세표를 대조 확인 후

검사를 행한다.

(2) 구매담당은 검사업무절차에 따라 수입검사를 실시한 후 거래명세표에

합부내역을 기재하여 관리부에 송부한다.

(3) 현장 책임자는 자재의 입. 출고를 관리할 책임이 있다.

5.4 구매품에 대한 현지검사

(1) 제품품질에 영향이 크다고 판단되는 구매품의 경우에는 구매업체의 검사자를

파견하여 현지검사를 할 수 있다.

(2) 구매업체에서의 검사는 계약서류나 구매서류에 명시되어야 한다.

5.5 구매제품에 대한 고객검사

(1) 고객 또는 그 대리인의 구매제품에 대하여 구매업체나 당사의 구역내 또는

고객이 지정하는 장소에서 구매제품에 대하여 검사를 할 수 있다.

단, 고객에 의한 검사는 계약에 명시되거나 사전에 당사와 협의되어야 한다.

(2) 고객검사를 필한 구매품은 다른 구매품과 동일하게 당사의 검사업무절차서에

따라 관리되어야 한다.

5.6 회계 정리

관리담당은 기 발주된 내역과 거래명세표를 확인 대표이사의 승인을 득한후

대금을 지불 한다.

6. 문서의 기록 및 보관

7. 관련 품질 문서

7.1 고객 재산 관리 절차(QP-07)

7.2 식별 및 추적성 관리 절차(QP-06)

7.3 부적합품 관리 절차(QP-11)

7.4 시정 및 예방관리 절차(QP-12)

7.5 품질기록 관리 절차(QP-02)