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의사소통관리절차서

회사 표준 신청서

구      분

□ 제정        ■ 개정        □ 폐기

접 수 번 호

문 서 번 호

P-05

작성팀(부서)

품질팀

문   서   명

의사소통관리 절차서

작 성 일 자

2013.03.28

개 정  N O

2

작   성   자

부서 (팀)장

신 청 사 유

ㅡ 업무분장 및 조직변경에 따른 전면 개정

팀(부서)장        검토 의견

승인권자     검토 의견

결 재 구 분

주관 팀(부서)

관련 부서 합의란 (주관 팀(부서)은 등록자가 결재 할것)

작   성

검  토

승  인

"

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/

배   포

KanghaNet 양식-07-02(REV.0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

강하넷

의사소통관리 절차서

제정일자

07.12.24

제개정일

2013.03.28

개정번호

2

문서번호

P-05

P A G E

1/

7

회사표준이력서

개정번호

개정일자

개정내용

KanghaNet 양식-07-03(REV 0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

강하넷

의사소통관리 절차서

제정일자

07.12.24

제개정일

2013.03.28

개정번호

2

문서번호

P-05

P A G E

2/

7

<  목         차  >

1. 적용범위

2. 목적

3. 용어의 정의

4. 책임과 권한

5. 업무절차

6. 기록 및 보존

7. 관련표준

8. 별첨서식

KanghaNet 양식-07-04(REV.0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

강하넷

의사소통관리 절차서

제정일자

07.12.24

제개정일

2013.03.28

개정번호

2

문서번호

P-05

P A G E

3/

7

1. 적용범위

본 절차서는 ㈜KanghaNet(이하 "당사"라 한다)에서 실시하는 정보 공유의 일환으로 품질/환경

경영시스템과 관련된 조직 내/외부의 모든 이해관계자와의 정보 공유 및 의사소통에 대해 적용한다.

2. 목적

당사에서 운영하는 모든 회의를 올바르게 실행하며 품질/환경 경영시스템에 이해 관계가 있는

내/외부의 모든 이해관계자(단체 포함)들에게 당사의 품질/환경 경영시스템의 실태를 알리고,

접수된 정보를 문서화하고 그 대응 방안을 검토, 조치하여 투명성을 보장하는 데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 정기 회의

매년 또는 매월 정기적으로 실시되는 회의를 말한다.

3.2 비정기 회의

정기 회의 이외에 필요에 따라 즉시 소집되어 진행되는 회의를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 대표이사

환경 민원 발생에 대한 대책의 검토 및 승인에 대한 책임과 권한이 있다.

4.2 경영대리인

정기 회의를 주재하고, 진행해야 할 책임과 권한이 있다.

4.3 경영지원 부서장

민원접수 및 시정조치에 대한 대책을 수립, 검토하고 대책결과를 민원인에게 통보해야 할

책임과 권한이 있다.

4.4 개발품질 부서장

품질회의를 주관하고, 관리해야 할 책임과 권한이 있다.

4.5 해당  부서장

업무관련 회의를 주관하고, 관리해야 할 책임과 권한이 있다

5. 업무절차

내.외부 의사소통 기준는 [첨부2]와 같으며, 이에 대한 보다 상세한 절차는 아래와 같다.

5.1 회의체 구분

1) 회의체 운영은 정기 회의, 비정기 회의로 구분한다.

2) 모든 회의는 일자 확정 시 회의일자, 회의목적, 참석대상을 명확히 하여 해당 팀(부서)

담당자에게 배포한다.

3) 모든 회의는 회의록에 의해 작성 및 관리되어야 한다.

5.2 회의 사전 준비

1) 해당 부서별로 업무 진행 결과에 대한 회의 주제를 결정한다.

2) 해당 부서에서는 품질/환경 정보 전달에 필요한 안건을 집계한다.

3) 주관 부서에서는 정기 및 비정기 회의의 일시, 목적 및 참석대상을 확정하여 한다

해당 부서에 통보한다.

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㈜ KanghaNet

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7

5,2 회의 주기

회의체구성

주관부서

주기

회의안건

참석범위

경영회의

대표이사

년2회

품질/환경 경영시스템

전 부서장

품질회의

품질

수시

품질문제

해당 부서원

생산회의

생산

수시

생산문제

해당 부서원

개발회의

개발.설계

개발시

개발문제

해당 부서원

고객회의

해당 부서

고객대응시

해당 부서팀 업무진행/문제점

해당 부서원

혁신회의

해당 부서

수시

해당 부서팀업무진행/문제점

해당 부서원

5.3 회의 내용

회의의 내용은 아래와 같은 항목으로 실시함을 원칙으로 하고, 필요 시 항목을 가감할 수 있다.

1) 계획 대비 실적 현황

2) 생산 진행 중 문제점 및 개선 대책 방안

3) 공정 품질 문제 및 개선 활동 진행 사항

4) 품질/환경 경영시스템에 관한 진행 사항

5) 고객 및 이해 관계자의 불만 사항

6) 자재 현황 및 문제 발생 사항

7) 기타

5.4 회의결과 기록 및 통보

1) 회의체 별로 모든 회의의 결과 및 시정사항, 개정사항, 협조사항을 회의록에 기록하여

대표이사에게 보고하고, 해당팀에 배포하고 해당팀은 팀원에게 회람한다

2) 회의 시 돌출된 품질/환경 관련 정보는 회의록을 통해 확인이 가능하도록 기록/관리한다.

3) 필요한 품질/환경 정보는 회의록이나 연락을 통해 각 부서에 수시로 전달 및 확인한다.

5.5 지속적인 개선

1) 회의 결과에 대한 시정사항은 필요한 경우 표준화하여 업무에 적용한다.

2) 해당 부서에서는 회의 시 결정된 조치사항을 명확히 조치하고, 그 결과를 회의 주관 부서에

통보하여야 한다.

3) 회의 주관 부서는 시정, 개선, 협의 사항의 이행을 확인하여야 한다.

4) 시정, 개선, 협의된 사항을 이행하여 제품의 적합성을 높이는 활동을 지속적으로 수행한다.

5.6 이해관계자의 환경 불만 제기

1) 불만 접수

(1) 내부고객 또는 외부고객으로부터 환경 불만을 접수 받은 경우에는, 고객만족관리

절차서에 따라 처리한다.

(2) 인근 주민이 환경 불만을 제기한 경우 경영지원 부서에서 처리함을 원칙으로 하며, 불만을

접수 받은 부서 또는  부서원은 그 사항을 해당  부서  및 담당자에게 통보하고

환경정보(민원)처리서 서식에 민원접수내용을 기록/관리한다.

(3) 관공서 또는 기관으로부터 환경 불만이 접수되는 경우에는 그 사항을 경영지원 부서로

통보한다.

2) 현황 파악

환경 불만이 접수되면 해당  부서 및 담당자는 문서, 전화 또는 방문 등으로 이해관계자와

대화하여, 불만을 제기한 사람의 불만 내용 등 현황을 파악한다.

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5/

7

3) 설명/설득

(1) 불만의 내용이 이해관계자를 설득하는 것으로 처리가 될 수 있는 사안일 경우에는,

이해관계자에게 불만 내용에 대해 상세하게 해명하고 설득 한다.

(2) 이해관계자를 설득했으면 상황을 종료하고, 접수내용이 기재된 환경정보(민원)처리서에

처리 내용을 기록하여 승인을 득한 후 보관한다

(3) 불만의 내용이 이해관계자를 설득하는 것으로 처리가 될 수 없는 중대한 사안이거나,

이해관계자가 설득되지 않는 경우에는, 관리부서장이 해당  부서장과 협의 하여 별도의

대책을 수립하고 고객만족관리절차서의 내용에 준하여 처리한다.

5.7 이해관계자 교육

1) 업무지원  부서장 또는 해당 부서장은 필요 시 전 사원을 대상으로 환경교육을 실시한다.

2) 필요 시 내부심사원 또는 외부 의뢰에 의한 교육을 실시한다.

3) 상기 1) 내지 2)항의 교육은 인적자원관리 절차서의 내용에 따른다.

5.8 비상사태 시 정보관리

비상사태 시 정보관리는 비상사태관리 절차서에 따른다.

5.9 환경성과 공포

대표이사 또는 경영대리인은 회사의 환경성과에 대하여 기술지, 광고, 게시판, 회의록 등

대내외적 방법을 이용하여 필요 시 이해관계자에게 공포 한다.

6. 기록 및 보존

서식명

서식번호

관리 부서

보존년한

회의록

P-10-01

해당 부서

3년

업무 협조전

P-10-02

해당 부서

3년

7. 관련표준

7.1 고객만족관리 절차서 (P-13)

7.2 인적자원관리 절차서 (P-06)

7.3 비상사태관리 절차서 (P-04)

7.4 기록관리 절차서 (P-02)

8. 별첨서식

8.1 회의록 (P-10-02)

8.2 업무 협조전 (P-10-02)

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업무흐름도(의사소통)

업무구분

업무흐름도

비  고

[관련표준]

1) 고객만족관리절차서

2) 인적자원관리절차서

3) 비상사태관리절차서

4) 기록관리절차서

[관련서식]

1) 회의록

2) 업무협조전

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7/

7

[첨부 2] 내.외부 의사소통 기준

구  분

기준 및 방법

책임부서

(입력)출력

의사소통 내용

전달/의견수렴 수단

1. 내부의사  소통 (품질환경공통)

- 회사 품질환경 방침, 목표

- 게시, 카드(폐찰), 교육

해당부서

- 환경법규

- 법규등록부

- 환경측면, 방침관리(세부목표)

- 게시, 교육

- 내부감사 / 경영검토 결과

- 회의, 전자우편

- 환경성과, 감시 및 측정결과

- 회의, 전자우편

- RoHS관련 정보

- 전달, 교육, 대표이사에게 보고

- 회사 품질환경 방침

- 경비실 비취, 홈페이지 게시

2. 외부 의사   소통 (고객제외)

- 중대한 환경측면 (비상사태포함)

- 전화, 기타 정보채널(필요시)

해당부서

- 이해관계자 불만사항

- 전화, 기타 정보채널(필요시)

- 기타 환경성

- 연간 환경보고서 (필요시)

- 당사 요구사항(대 협력업체)

* RoHS 관련 사항 포함     (국제 유해물질 제한지침)

- 계약서, 기타 정보채널(발생시)

1.  외부 이해관계자 요구사항에 대한 조치 절차

해당부서

환경관련 이해  관계자 불만사항   조치 일지

1) 회신 할 것 인지 여부 및 누가 회신 할 것인지 결정

2) 통보 방식 결정(문서,유선 또는 구두)

3) 요구사항 상황의 정도에 따라 필요시 대표이사에게 보고

4) 외부로 부터 불만사항이 발생된 경우에는 첨부의 "환경관련 이해 관계자       불만사항 조치 일지"에 관련 내용을 기록하여 관리

2.  중대한 환경측면에 대한 외부 의사소통 절차

해당부서

중대한   환경  측면에대한  외부 의사소통  여부 결정기록

1) 회사 관련된 중대한 환경측면이 인근(주민,기업,상가,공장 등)에        미치는 영향조사 및 문서화

구분

내용요약

정상상황

- 정상상황에서 악취, 소음, 비산먼지 발생 등에 의해      인근에 미치는 영향조사

비상상황

- 사고발생(화재,폭발, 유출, 누출 등)에 의한 인근에     미치는 영향 조사

2)  상기 조사결과 중대한 환경측면에 대해 인근에 사전통보 할 것인지,        사후 통보할 것인지 여부 결정 및 문서화

3)  상기 결정사항에 대한외부의사소통을 위한 방법을 수립하고 실행

(1)  외부 비상연락망 비치(인근,관할관청 등)

(2)  중대한 환경측면에 대한 문제 발생시 상황정도에 따라 인근주민,            인근기업,  관할관청 등에 협조요청 하여 조치

3.고객의사소통

-  고객 요구사항

- 고객관련 프로세스 절차 참조

해당부서

-  고객 불만사항

예) 계약검토, 고객불만처리,          고객만족도 평가 절차

-  고객 만족도

KanghaNet 양식-07-04(REV.0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

www.kangha.net

경영자검토보고서

양식:A101-1-2 (주)강하넷 A4

www.kangha.net

비상사태대비 및 대응프로세스

비상사태 대비 및 대응 프로세스

1. 적용범위

본 절차는 발생할 수 있는 중대한 환경사고 예견 시 또는 발생시 신속하고 효율적으로 대응을 하여 사고를 사전에 예방하거나, 인명 및 재산 피해를 최소화 하기 위한 책임과 권한, 처리절차, 방법에 대해 기술한다.

2. 목 적

본 절차는 환경상황과 연계하여 발생할지도 모르는 사고나, 비상사태에 대비한 대응절차 및 대피절차를 수립, 시행하여 사고발생시 피해를 최소화하도록 하는데 그 목적이 있다.

3. 용어정의

3.1 비상사태

일상의 작업/공정 수행 중 우발적/비정상 상태에서 발생한 사고로 인하여 주위 환경에 영향을 미치는 상황을 말하며, 천재지변, 화재(폭발),

누출, 붕괴, 풍수해 사고등 조직적인 구조활동이 필요한 대형사고 등이 포함된다.

3.2 위기관리 체계

회사 내․외부의 비상사태 발생시 회사의 조직적인 구조활동 및 집단적인 지원활동이 필요한 대형사고에 대응하기 위한 관리체계

4. 책임과 권한

4.1 관리부장

모든 비상사태에 대해 신속히 대처하고 비상선포 및 비상통제가 조직적으로 이루어지도록 사전 준비 및 훈련

4.2 각 부서장

부서원이 소속된 통제조직에 비상사태시 임무를 충실히 할 수 있도록 지원.

5. 비상조치계획의 수립

5.1 비상조치계획의 수립에는 다음과 같은 원칙을 지킨다.

1) 근로자의 인명 및 재산 손실 최소화에 최우선 목표를 둔다.

2) 모든 가능한 비상사태를 포함시킨다.

3) 비상통제 조직의 업무분장과 임무를 부여한다.

4) 주요 위험설비에 대하여는 내부 비상조치계획 뿐만 아니라 외부 비상조치 계획을 포함한다.

5) 비상조치계획은 분명하고 명료하게 작성되어 모든 근로자가 이용할 수 있어야 한다.

6) 비상조치계획은 문서로 작성되어 접근이 용이한 곳에 비치한다.

5.2 비상조치계획에는 최소한 다음과 같은 사항을 포함한다.

1) 비상시 대피절차와 비상대피로의 지정 2) 대피 전에 주요 공정설비에 대한 안전조치를 취해야 할 대상과 절차

3) 비상대피 후의 전 직원이 취해야 할 임무와 대책 4) 피해자에 대한 구조 응급조치 절차

5) 중대 산업사고 발생시의 내․외부의 연락 및 통신체계 6) 비상사태 발생시 통제조직 및 업무분장

7) 사고 발생시 및 비상대피시의 보호구 착용지침 8) 비상사태 종료 후 오염물질 제거 등 수습절차

9) 주민홍보 계획

6. 비상조치계획의 검토

6.1 안전관리 책임자는 다음과 같은 사항이 있을 때 비상조치계획을 검토한다.

1) 처음 비상계획 수립 시 2) 각 비상조치요원의 비상조치 시 임무가 변경된 경우

3) 비상조치계획 자체가 변경된 경우

6.2 비상조치계획의 수립과 검토 시에는 근로자 및 근로자 대표의 의견을 청취하여 자발적인 참여가 이루어지도록 한다.

5.3 비상사태의 종류 및 비상사태의 전개에 따라 신속한 결정과 조치가 가능토록 충분한 융통성이 배려되어 있는지 검토한다.

7. 비상대피계획

7.1 관리부장은 비상사태 시 사용할 대피방법을 비상조치계획서에 수립한다.

7.2 비상대피계획의 목적은 비상사태의 통제와 억제에 있으며 비상사태의 발생예방은 물론 비상사태의 확대전파를 저지하고 이로 인한 인명피해를 최소화하는데

있다.

7.3 재해예방과 최소화를 위하여 적절하고 신속한 비상대피계획의 확립을 위해 다음사항을 준비한다.

1) 경보 발령절차 2) 비상통로 및 비상구의 명확한 표시

3) 근로자의 철수절차 및 대피장소의 결정 4) 대피장소별 담당자의 임무 및 책임사항

5) 비상통제 센터의 위치 및 비상통제 센터와의 보고체계 확립 6) 임직원 명부 및 회사방문자 명단의 확보와 대피소 대피자의 확인체계 확립

7) 대피 장소에서 근로자 및 일반대중의 행동요령 8) 임직원 비상연락망의 확보와 정기적인 수행

9) 외부 비상조치기관과의 연락수단 및 통신망 확보

8. 사고조사

안전관리 담당은 관련 부서과의 협의를 거쳐 사고발생 현황을 환경경영대리인에게 제출하여야 하며 비상시 활동상황을 비롯한 예방대책과 복구계획을 수립 종합보고서를 신속히 제출한다.

9. 비상통제 조직의 기능 및 책무

비상통제 조직의 목표는 최소한 필수요원을 활용하여 수습토록 하고 적절한 인원을 통제함으로서 인명 및 물적 피해를 최소화하는데 있으며 그 일반적 목표는

다음과 같다.

비상통제 조직표 및 업무분장은 별첨1 및 별첨2와 같다.

1) 발생장소에서 파급되는 사고의 수습 및 문제점의 관리통제 2) 인접지역으로 확산방지와 제한

3) 비상조치 요원 증원과 장비의 추가제공 4) 명령전달 체계 확립과 간단 명료한 기본적 책임의 명시

9.1 비상통제 본부

정상근무시간 내에서는 관리부장이 지휘하며, 일과시간 이후의 비상통제는 당직자 또는 교대근무 선임자가 대리하되 관리부장 도착 시까지

그 임무를 수행한다.

1) 비상통제 조직의 신속한 소집과 비상지휘

2) 비상재난 관리에 필요한 장비의 동원과 운영

3) 영향지역에 설비의 비상운전 정지와 위험내용 물질의 제거 등 운전통제에 관한 사항

4) 인명의 안전과 자산보호 및 누출 등으로 인한 환경오염방지에 필요한 조치

5) 비상사태의 진행예측 및 영향파악과 대피여부에 대한 결정 및 실행

6) 인접지역의 피해예측과 대피명령 등 대책을 실행

7) 사상자에 대한 적의조치 및 확보

8) 모든 비상재난관리 조직원의 조직점검과 교육훈련 상태의 확인

9) 비상사태 발생시 즉시 지휘자의 위치로 집합 비상지휘자와 연락을 취함

10) 비상통제자는 적절한 장소를 지정 통제본부 회의실을 구성하고 조치명령과 협조 요청 등에 필요한 준비를 한다.

11) 비상통제자는 언론계, 의료계, 정부관리기관 직원 가족 등에게 발표, 보고 토록 하는 업무를 담당한다.

12) 화재발생시는 관할소방서 및 노동부 지방사무소, 한국산업안전공단 지도원, 환경협회, 소방지원 협정사에 지원 요청한다.

13) 비상통제자는 전화, 팩스 등 통신설비를 설치하여 필요한 사람을 송수신토록 한다.

9.2 복구반

1) 시설 응급 복구 2) 항구적인 예방대책 수립 3) 복구장비 동원 지원 4) 시설 피해 파악

9.3 경보반

관리부에서 각 부서장에게 비상상황을 보고하고 비상연락망에 의해 필요인원을 동원하여 비상사태에 대비한다.

9.4 의료반

상해자 발생시 신속하게 응급처치하고, 병원으로 후송 조치하여 필요시 후속조치를 한다.

1) 1차(휴무일, 일과이후) : 교대근무내 응급처리 훈련과정을 이수하고 응급처치 요원으로 지정된 직원

2) 2차(정상근무시) : 보건관리자 및 응급처치요원.

9.5 경비반

비상통제자의 지시에 따라 소방서 인근공장 등에 지원을 요청하고 방문객의 명단을 파악하고 신속히 대피토록 하며 외부로부터의 불필요한 출입통제와

사내 교통정리를 담당한다.

9.6 소방반

화재진압을 위한 소방대는 다음과 같이 편성한다.

1) 1차 소방반

(1) 화재 발생지역의 생산담당 책임자 또는 교대 근무자로 선임자가 지휘자가 되어 생산부서 단위로 비상출동조를 편성 2차 소방대 도착시까지

최소의 인원으로 진화를 담당한다.

(2) 1차 소방대는 생산단위 부서별 교대근무조 인원 중 최소 5명 이상으로 편성 한다.

(3) 각 생산단위 부서의 교대근무로 선임자중 지휘자를 교대조 별로 선임하고 전 교대조 단위의 소방대를 편성 운영한다.

2) 2차 소방반

2차 소방반의 편성은 직장 자위소방대 조직(자체소방계획 참조)으로 활용한다.

9.7 운전조치반

현장 근무자가 되며 필요시 1차 대상 지휘자인 교대근무조 선임자의 지시를 받아 재난공정과 관련된 비상정지조치, 비상발전기, 소방펌프의 가동 등

필요조치를 취한다.

10. 비상훈련의 실시 및 조정

10.1 비상훈련의 실시

비상 및 재난대책은 비상운전 절차에서부터 피난, 소방계획에 이르기까지 전반적인 비상훈련을 필요시 각급 교대조 및 생산공정 단위로 실시하여 근로자들이 비상사태 시 행동요령을 숙지토록 한다. 훈련은 도상훈련, 기초훈련, 부분훈련, 종합훈련으로 구분한다.

10.2 비상훈련 및 지원체제의 확립

비상훈련시에는 평가회를 실시하고 그 결과를 기록해서 비치해야 한다. 또는 평가기록에 따라 문제점을 보완하고 계획을 수정하여 현실적으로 적합한 계획을 수립 실행한다.

10.3 합동훈련 및 지원체제의 확립

정부관계자의 참관에 의한 감사훈련 및 소방지원단 합동훈련을 반기별 1회 실시하고 그 기록을 유지 보관한다.

11. 주민 홍보계획

11.1 비상사태중의 홍보

1) 사업주가 주요 위험시설 인근지역에 거주하는 주민 또는 작업자들에게 비상사태가 발생했을 경우 가능한 신속하게 중대사고 발생을 알리는 등 정보를 제공한다.

2) 최고경영자(사장)는 비상기간 중에 정기적으로 각종 최근 정보를 홍보하여야 하며 특히 과거에 제공한 정보와 상이한 주민 행동요령이 필요할 때에는 언론기관과 협조한다.

3) 최고경영자(사장)는 중대사고 이후 사고조사 결과 및 주민과 환경에 미칠 장․단기적 영향을 주민들에게 홍보한다.

11.2 구호, 응급환자의 이송계획 및 주민 대피 계획

1) 피해지역과 대피소의 식별 구분

(1) 사고지점과 풍향에 따라 지휘, 통제소에서 대피소와 비상 대피로를 결정하여 조정실로 통보한다.

(2) 통제소는 통보 받은 내용을 전 직원에게 알 수 있도록 2회 이상 반복 방송한다.

(3) 대피반은 방송을 들은 즉시 비상대피로에 인원을 배치하여 대피가 원활히 이루어질 수 있도록 한다.

2) 주요시설의 외부인 침입 방지 대책

경계반은 정문에서 차량 및 외부인의 출입을 통제하고 사업장 부지 경계선에 인원을 배치한다.

3) 응급환자 후송방안

(1) 환자의 발생시 의료반은 후송환자를 안전한 장소에서 응급조치 한다.

(2) 응급조치를 실시한 환자는 소방파출소의 구급차량 및 인근 병원 등의 응급차량을 이용하여 가까운 병원으로 후송한다.

4) 주민 대피요령

(1) 인근사업장 비상연락망 및 환경관리협회로 상황을 통보하여 인근사 및 주민의 대피업무를 요청한다.

12. 첨 부

1) 공장비상통제 조직표

2) 비상통제 조직별 업무 분장

3) 비상사태 가상 시나리오

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환경관리 CHECK LIST

■ 부서/현장명:

양식 KH-0451-02(Rev.0) 강하넷(주)

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