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계약검토절차서

  목         차

1.      목          적

2.      적  용  범  위

3.      용 어 의 정 의

4.      책 임 과 권 한

5.      업  무  절  차

6.      기 록 및 보 관

7.      관련 사내 표준

8.      첨 부 및 양 식

1.      목적.

본 절차서는 당사가 사업을 수행함에 있어서 계약 요구사항에 대한 회사의 능력 및 향후 발생할 수 있는 위험 요인 등의 계약 검토에 대한 절차 및 방법을 정의하는 데 그 목적이 있다.

2.      적용범위.

본 절차서는 고객이 요구 조건을 검토 조정하는 업무에 대하여 적용한다.

3.      용어의 정의.

3.1    고객 요구사항.

고객 요구사항은 사양, 가격, 납기, 수량 등을 말한다.

3.2    계약검토.

품질 요구사항이 적절히 정의되고, 모호하지 않고, 문서화되고, 또한 회사에 의해 실현될 수 있다는 것을 보장하기 위하여 회사가 계약(접수) 전에 하는 체계적 활동을 말한다.

4.      책임과 권한.

4.1    업무부서.

담당자는 고객으로부터 주문이 접수되면 고객 요구사항을 검토하며, 회사 상품의 판촉업무를 수행하는 등 고객과의 계약 이전에 회사의 의무를 고객과 공식/비공식적으로 약속함으로써 계약 접수(체결)에 이르게 할 책임이 있다

4.2    업무부서장.

고객과의 계약을 직접 접수(체결)하는 부서로서 고객으로부터의 “주문서”(QP-0301-01)의 검토 및 통제의 책임을 갖으며, 담당자의 요청등에 의하여 계약(주문의뢰서)을 확정한다.

5.      업무절차.

5.1    고객 주문서의 접수.

업무부서원은 고객 요구 사항의 주문서를 직접(복사본 제출) 또는 FAX로 접수를 받으며, 유선 또는 다른 방법의 주문은 안된다. 단, 소량의 주문인 경우는 유선으로 접수가 가능하며 거래처의 확인은 접수자의 책임으로 한다.

5.2    주문의뢰서 및 생산지시서의 작성.

업무부서원은 고객 주문의 접수되면 전산 “매출업무의 복층유리 주문서발행”에서 고객의 요구사항을 입력하고, 인쇄한다.

5.3    주문의뢰서의 검토.

5.3.1    업무부서는 다음 사항을 검토하고 분명히 하여야 한다.

가.  고객 요구사항의 명확성 여부를 검토.

나.  회사의 이행능력 및 고객 요구사항의 해결방안.

다.  고객의 이행능력 및 처리방안.

라.  납기준수 가능여부.

5.3.2    업무부서는 고객과 협의하여 고객의 요구사항을 최종 정의하여 반영하고, 고객과 주문책임자와 합의에 의하여 접수가 확정된다.

5.3.3    각종 계약검토와 관련된 문서를 기록하여 보관, 관리한다.

5.4    계약(주문의뢰서)의 성립.

업무부서는 검토 완료된 주문의뢰서에 고객의 서명 또는 “고객 주문서”를 첨부하는 것으로 성립한다.

5.5    주문의뢰서의 관리.

5.5.1    업무부서는 문서 규정에 따라 해당 보존기간 동안 보관한다.

5.5.2    주문의뢰서는 일련번호를 부여하여 관리함을 원칙으로 한다.

5.6    계약의 변경.

업무부서는 고객으로부터 요구사항의 변경으로 통보 받은 때에는 “생산지시서(QP-0301-02)”가 생산부서에 통보하기 이전에 한하여 변경이 가능하다. 이때에는 5.1항부터 다시 행하여야 한다.

5.7    계약의 해제 또는 해지.

고객으로부터 계약의 해제 또는 해지의사 통보를 하거나 계약을 해제 또는 해지한 경우에는 업무부서 대책을 협의한다.

6.      기록 및 보관.

7.      관련사내표준.

7.1    품질기록관리 절차서.(QP-1601)

8.      첨부 및 양식.

8.1    주문의뢰서.(QP-0301-01)

8.2    생산지시서.(QP-0301-02)

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1. 적용범위

본 절차서는 강하넷(주) (이하 당사라 한다)이 고객과의 주문사항 보장에 대한 검토 활 동 및 계약 변경을 포함한 계약검토 절차에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 고객의 요구사항을 검토, 확인하여 고객의 요구 사항을 만족시킬 능력이 있음을 보장하고 유지하기 위함을 목적으로 한다.

3. 용어의 정의

3.1 표준품

당사에서 기 작업된 제품을 말한다.

3.2 비 표준품

신규업체 제품을 말한다.

3.3 주문 접수대장

고객으로부터 지급받는 생산 주문서를 기록하는 문서

4. 책임과 권한

4.1 생산부장

4.1.1 견적서 검토 업무를 수행할 책임과 권한

4.1.2 주문서 검토 업무를 수행할 책임과 권한

4.2 영업부서장

4.2.1 계약검토 및 변경 업무를 수행을 주관할 책임과 권한

4.2.2 견적서 작성 업무를 수행할 책임과 권한

4.2.3 주문 접수 및 업체출고현황 기록 및 관리 업무를 수행할 책임과 권한

4.2.4 수주검토서 작성 업무를 수행할 책임과 권한

4.2.5 생산의

4.2.6 고객지급품을 확인하여 입고 업무를 수행할 책임과 권한

4.3 영업팀장

4.3.1 계약검토 및 변경 업무를 수행을 주관할 책임과 권한

4.3.2 견적서 작성 업무를 수행할 책임고 권한

4.3.3 주문 접수 및 업체출고현황 기록 및 관리 업무를 수행할 책임과 권한

4.3.4 수주검토서 작성 업무를 수행할 책임과 권한

4.3.5 고객지급품을 확인하여 입고 업무를 수행할 책임과 권한

4.4 관련 부서장

부서 해당사항에 대하여 검토 업무를 수행할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1 상담

5.1.1 전화상담

영업 부서장 및 영업팀장은 전화 문의를 받으면 당사의 현황에 대해서 설명하 고 고객이 의뢰한 제품의 생산여부를 확인하고 기술적인 사항은 생산부장의 협조를 받아 상담을 한다.

5.1.2 방문상담

1) 영업부서장 및 영업팀장은 방문상담의뢰를 받으면 고객을 방문하여 SAMPLE 확인 후 당사의 능력이 고객 요구 사항을 충분히 만족할 수 있는지 유무를 파악한다.

2) 상담 후 기본계약이 체결되면 생산에 필요한 자료를 지급 받는다.

5.2 견적서 제출(비표준품)

5.2.1 영업부서장 및 영업팀장은 고객으로부터 접수한 자료를 바탕으로 생산부장 및 관련 부서장과 [ 표1 ]에 따라 검토한 후 검토 결과를 수주검토서에 기록한다.

[ 표 1 ]

5.2.2 영업부서장 및 영업팀장은 검토 결과에 따라 견적서를 작성하여 고객에게 제출 한다.

5.2.3 영업부서장 및 영업팀장은 제출한 견적서에 대하여 고객에 당사 사이에 변경사 항이 발생하면 관련부서장과 검토 후 검토결과를 수주검토서에 기록한 후 5.2.2항에 따라 처리한다.

5.3 주문서검토 (표준품/비표준품)

5.3.1 고객과의 계약은 주문서로 계약을 체결함을 원칙으로 한다.

5.3.2 영업부서장 및 영업팀장은 주문서류를 접수하면 생산부장 및 관련부서장과 표1 에 따라 해당 항목에 대해 검토한 후 표준품에 대하여는 검토결과(납기)를 발주서에 기록한다

5.3.3 표준품에 대하여 구두로 주문받은 경우에는 주문사항을 관련부서장과 검토 후 검토결과(납기)를 주문접수 및 업체별 출고현황에 기록한다.

5.4 고객지급품 접수 및 생산의뢰

5.4.1 영업부서장 및 영업팀장는 고객지급품과 P/L을 확인한 후 당사에 입고한다.

5.4.2 영업부서장 및 영업팀장은 주문 사항을 생산의뢰서에 작성한 후 생산부장에게 송부하여 생산을 의뢰한다.

5.5 계약변경

5.5.1 영업부서장 및 영업팀장은 고객에 의하여 부품변경통보서 접수등 계약변경 사 항이 발생하면 관련 부서장과 [ 표 2 ]에 따라 검토한다.

[ 표 2 ]

5.5.2 영업부서장 및 영업팀장은 검토 결과를 주문접수 및 업체별 출고현황에 기록

후 생산부장의 승인을 득한다.

5.5.3 변경사항은 고객에게 통보한 후 주문접수 및 업체별 출고현황에 기록하고 관련

부서에는 생산의뢰서에 기록 후 통보한다.

5.5.4 영업부서장 및 영업팀장은 계약변경 사항이 조직내 관련부서에 정확하게 전달 되어 적용하고 있는지 파악한다.

5.6 납기관리

5.6.1 영업 부서장 및 영업팀장은 고객과의 계약내용을 수시로 검토한다.

5.6.2 영업 부서장 및 영업팀장은 납품 진행사항을 수시로 파악하여 문제점을 관련부 서와 협의 후 해결한다.

6. 기록 및 보관

7. 관련문서

7.1 고객지급품 관리 절차서 (NSP-0701)

7.2 품질기록 관리 절차서 (NSP-1601)

8. 붙임

8.1 양식

- 제∙개정∙폐지 이력

1. 적용범위

본 절차서는 고객의 요구 사항인 제품과 관련된 회사내부 및 고객과의 의사소통을 위한 계약 검토절차 와 실행 사항에 대하여 적용한다.

2. 목 적

이 절차서는 고객의 요구 사항을 명확히 파악하여 회사의 능력과 부합되는지 검토함으로써, 계약과 관련된 요구 사항을 충실히 수행할 수 있음을 보장하기 위함이다.

3. 책임과 권한

3.1 영업/무역부서장

3.1.1 회사 내, 외부 이해 관계자들과의 의사소통을 위한 관련 부서장 및 이해 당사자와의 회의를 주관한다.

3.1.2 계약 체결에 관한 계약 문서 관리를 한다.

3.1.3 계약 변경사항의 문의, 계약 및 수주관리를 주관한다.

3.1.4 고객의 요구사항(필요한 경우)을 관련 팀에 검토를 의뢰한다.

3.1.5 고객의 요구사항의 총괄적 검토를 주관한다.

3.2 관련 부서장

3.2.1 작업장 및 해당 업무 수행에 따른 제품관련 정보를 수집한다.

3.2.2 제품관련 정보를 해당 업무 이해 관계자에게 제공한다.

3,2.3 이해 관계자의 주요 관심사항에 대한 대응방안 및 절차를 수립한다.

4.업무절차

4.1 제품에 관련된 요구사항의 결정

영업/무역부서장은 다음 사항을 결정하여야 한다.

1) 인도 및 인도 후 활동에 대한 요구사항을 포함한, 고객이 규정한 요구사항

2) 고객이 명시하지는 않았지만, 알고 있는 경우, 규정된 건 의도된 용도를 위한 필요사항

3) 제품과 관련된 법적 및 규제 요구사항

4) 기타 조직이 결정한 추가 요구사항

4.2 제품과 관련된 요구사항의 검토

영업/무역부서장은 제품에 관련된 요구사항 검토를 주관하여야 한다. 고객에게 제품을 공급하기로 결정 또는 약속 (예 : 입찰서의 제출, 계약 또는 주문에 대한 변경의 수락)하기 전에 이 검토를 수행하여야 하며, 다음 사항을 보장하여야 한다.

1) 제품 요구사항이 정하여질 것

2) 이전에 제시한 것과 다른 계약 또는 주문 요구사항이 해결될 것

3) 조직이 정해진 요구사항을 충족시킬 능력을 가지고 있을 것

검토 및 검토에 수반되는 조치에 대한 결과의 기록은 유지되어야 한다.

고객이 요구사항을 문서화된 것으로 제시하지 않는 경우, 회사는 수락 전에 고객 요구 사항을 확인하여야 한다.

제품 요구사항이 변경되는 경우, 영업/무역부서장은 관련된 문서가 수정됨을 보장하여야 하며, 관련된 인원이 변경된 요구사항을 인식하고 있음을 보장하여야 한다.

4.2.1 영업/무역담당은 고객의 계약문의사항이 발주서, 고객시방서등 구두, 유/무선, FAX, 또는 기타 서류로 접수된 경우 고객 및 관련부서장의 협의 및 검토를 하고, 견적서 및 계 약에 관련된 기타 요구서를 요청할 경우 제반서류를 준비하여 승인 권자의 승인 후 계약을 체결한다. 협의 및 검토내용은 수주서, 『수주현황』에 기록 한다.

4.2.2 계약문의 사항이 구두 또는 유, 무선으로 접수되어 고객의 계약요구 사항이 명확하게 제시되지 않았을 경우, 고객과의 계약사항을 명확한 조건하에 성립되도록 하고 승인권자의 지시에 따라 계약을 체결한다.

4.2.3 당사 및 고객에 의해서 계약내용이 변경될 경우 관련 관련부서장 협의 및 검토를 하고 변경내용에 대해서는 공문 또는 회의록 등으로 변경 협의 검토내용을 기록하고 서로 통보한다.

4.2.4 영업/무역담당은 계약검토가 끝난 계약내용을 생산부서에 통보한다.

4.3 고객과의 의사소통

영업/무역부서장은 다음 사항과 관련된 고객과의 의사소통을 위한 효과적인 방법을 결정하고 실행한다.

1) 제품 정보

2) 변경을 포함하여 문의, 계약 또는 주문의 취급

3) 고객 불만을 포함한 고객 피드백

5. 관련 절차서

5.1 기록관리 절차서

6. 기록 및 보관

계약검토절차서

1. 적용범위

이 절차서는 당사에서 행하는 계약에 있어서 계약 사항의 조정 및 검토활동에 대한 책임과 절차에 대하여 적용한다.

2. 목 적

당사의 계약 사항을 검토, 확인하고 그 내용을 조정할 수 있는 절차를 제정, 유지해서고객의 품질요구 사항을 보증하는데 그 목적이 있다.

3. 책임과 권한

3.1 영업본부장은 계약검토에 대한 총괄적인 책임을 지며, 계약요건을 충족시킬만한 능력이 있음을 보장한다.

3.2 기술부서장은 계약문서 중 기술부문에 관련된 사항에 대하여 검토한다.

3.3 생산부서장은 납기 내 생산가능성을 검토한다.

3.4 품질관리부서장은 계약 문서에 기재된 내용 중에서 법적 규제 사항을 포함하여 제품의 품질에 영향을 미치는 전반적인 문제에 대해서 검토한다.

4. 절 차

4.1 계약 전 절차

1) 영업담당 부재시 회사로 유선으로 접수될 시는 문서 담당자가 유선 상담 관리대장 (양식 KP 0301-01)에 작성하고 문서로 접수될 경우에는 계약 관리대장 (양식 KP0301-02)에 작성 후 해당 영업사원에 통보한다.

2) 영업부서별 해당 영업사원은 통신계약관리대장 및 계약관리대장을 참조하여 견적서를작성하고, 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)에 등록 관리한다.

3) 영업 본부장은 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)에 등록된 영업 정보건에 대하여 영업담당을 지정하고, 지정된 영업담당은 해당영업 정보건을 상세히 파악한 후 고객이만족할 수 있는 계약 업무를 시작한다.

4) 영업담당은 지정된 고객의 연락처와 담당자를 확인하고 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)에 의거 사양 등 고객요구자료를 고객요구일 까지 제출토록 준비한다.

5) 영업담당은 필요할 경우(프로젝트계약등) 기술부서의 협조하에 가격명세분석표 (PRICE BREAKDOWN ANALYSIS) (양식 KP 0301-04)에 의거 가격을 산출한 후 견적 가에 대해 영업본부장의 승인을 득한 후 처리한다.

6) 영업담당은 고객의 요구사항인 품질, 납기 시방서등 고객의 요구사항에 대해 검토해야하며, 검토 방법은 표준사양일 경우 영업본부장이 검토 승인하며, 기타 표준 외 사양 및 영업본부장이 필요하다고 판단되는 고객요구사항은 기술부서 및 생산부서에 협조전으로 검토를 의뢰하여, 그 처리 결과를 종합하여, 필요할 경우 관련부서 회의를 주제하여 검토하고 그 결과를 회의록 (양식 KP 0102-01)에 작성, 배포한다.

7) 영업 담당은 생산관리부서장에게 협조전으로 납기 검토 의뢰하고, 생산부에도 동일하게 통보한다.

8) 영업담당은 검토된 기술 및 납기등 고객의 요구사항과 가격명세분석표 (KP 0301-04) 를 토대로 사양서 등을 작성한 후 고객요구일 까지 제출한다.

9) 영업담당은 제출된 고객요구사항에 대해 만족하고있는가 확인하며, 고객이 검토한 기술 납기 등 요구사항에 대한 변경요청이 있으면 가격은 해당 부서장이 검토하며, 기술 및납기에 관련된 사항 중 표준사양은 영업본부장이, 표준외 사양은 기술부서의 검토결과를 반영하여 고객요구 시까지 재 제출한다.

10) 영업담당은 고객의 요구사항이 모두 만족될 때까지 4.1 5)- 8)항의 절차를 반복한다.

11) 고객의 요구사항이 모두 만족되면 영업담당은 고객과 계약서 작성전에 계약과 관련된모든사항을 기 재출된 견적서 및 기술자료를 재검토한 후 계약 체결한다.

크레임 협정서 등은 공람 또는 협조전으로 관련부서에 배포한다.

12) 영업부서는 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)을 정리하고, 계약대장 (양식 KP 0301-02)에 등록한 후 계약카드 (양식 KP 0302-01,02)를 작성, 영업본부장 결재를득한 후 계약과 관련된 모든 자료와 함께 W/O별 파일을 유지 관리하고, 관련부서에 계약카드 사본을 배포한다.

4.2 계약 후 절차

1) 영업본부장은 계약문서 및 주문서를 접수하면 계약카드 (A,B)에 기록하고 기술부서장은 고객이 요구한 용량 규격 및 기타 사항이 충족되도록 사양서를 작성하여 영업부서로 통보한다.

2) 기술부서장은 사양 제작전 생산능력, 품질수준 등을 충분히 검토 고객이 요구한 요건이 충족되도록 사양을 작성하여야 하며, 시험조건이 자체검사인 경우와 추가납품인 경우는 사양서를 쌍방합의하여 생략할 수 있다.

3) 요구된 사양 중 당사 기준 수준보다 현격이 높은 품질수준이나 구조상 제작이 불가능한 경우 영업본부장과 협의하여 그 결과를 회의록으로 작성 관련부서에 배포한다.

4) 영업본부장은 기술부로부터 사양제작상의 문제점에 대한 협조의뢰가 오면 이를 고객과 협의 조정하여 해결한다.

5) 기술부서장은 문제점이 조정되면 이를 사양으로 제작 승인을 득한 후 영업본부장 및 관련부서에 송부한다.

6) 영업본부장은 송부된 사양이 고객의 요구사항에 적합한가 검토한 후 고객에게 승인을받는다.

7) 영업부서는 고객승인 사양을 기술부에 송부하고 기술부서장은 고객 승인사양에 추가 사항 등을 확인하여야 하며, 기 납품 실적이 있는 고객이 추가 계약시 자체 검사 또는입회검사 출하조건이며, 고객으로부터 사양 승인을 생략할 수 있으며, 요구시 제출 승인 유지한다.

8) 기술부서는 고객 승인 사양을 품질관리부서에 송부하여야 하며 당사 품질수준과 일치하는지를 검토하고 그 결과를 종합하여 문제 발생시에는 협조전으로 기술부서에 통보한다.

9) 검토 결과 수용 불가시에는 4) ～ 7)호를 반복한다.

10) 영업담당자는 시담 결과 고객주문이 표준품 또는 이와 유사한 제품을 요구하면서 납기를 빠르게 요구할 경우 영업본부장과 협의 사양승인 전에 작업지시를 할 수 있다.

11) 영업본부장은 시장 조사 및 소비자 설문조사를 통하여 소비자의 품질 요구사항을 파악하고 각 부서간의 협의를 거쳐 품질 및 공정을 개선한다.

12) 계약과정에서 발생되는 모든 문서는 품질기록관리 절차서 (KP 1601)에 따라 유지 되어야 한다.

4.3 계약변경

1) 계약 전, 후 고객요구 변동사항이 있을 시에는 작업변경기록부 (양식 KP 0301-05)에 고객요구 변동 사항을 기록, 영업본부장의 승인을 득한 후 사본을 해당부서에 송부한다.

금액, 품목, 수량, 납기, 수요처, 기능 및 부품, 예비품 추가, 사양변경등 변경사항은 반드시 작업변경기록부 (양식 KP 0301-05)를 작성하여야 하며 추가 발행시도 동일하다.

2) 영업부서로부터 송부된 작업변경 기록부는 해당 부서장이 검토한 후 변경내용이 수행불가능한 경우 최소 3일 이내 해당 영업부로 그 사유를 명기하여 통보하며 가능한 경우 는 이를 승인하여 유지 관리한다.

긴급시 유선 통보하고, 통화 결과를 작업변경기록부에 기록 유지 관리한다.

3) 영업본부장은 고객요구 변동사항에 대해 관련부서에 확인 결과 변경이 어려운 것으로회신될 때에는 고객과 협의하여 조정하고, 불가피하게 변경될 경우에는 기술부서에서 고객과 기술적으로 협의 조치한다.

4) 작업변경기록부에 의해 변경된 내용에 대해서는 관련문서 (계약카드, 계약대장)를 추적 하여 “변경내용 또는 변경기록부 발행 NO”를 표기하여 유효본, 무효본 식별될 수있도록 하고 필요시 최신 유효본 만을 유지관리 할 수 있다.

W/O별 화일에 목록표 (양식 KP 0301-06)를 작성 유지 관리할 수 있으며 단발성 주문인 경우는 생략할 수 있다.

5) 사정에 의해 계약납기 지연 등 변동사항이 발생되었을 경우에는 관련서류 첨부 또는 계약대장의 현황란에 “언제, 누구와, 어떤 내용”을 협의하였는가를 기록한 후 부서장에 게 보고하여 지시에 따라 조치한다.

5. 계약검토 절차

계약검토의 절차는 (부표1)에 따른다.