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 (강하넷)

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1. 적용범위

본 문서는 품질/환경/안전보건 경영경영 시스템을 실시함에 따라 발생하는 기록에 대하여 적용한다.

2. 목적

품질/환경/안전보건 경영 활동의 결과가 규정요구사항을 만족시켰으며 그 결과 품질/환경/안전보건 경영 시스템이 효과적으로 운영되었음을 입증하는 자료인 기록을 읽기 쉽고, 식별 및 검색이 가능하도록 하고 효과적이고 합리적으로 운영함을 목적으로 한다.

3. 책임과 권한

3.1 모든 부서장은 해당 부서내 기록을 관리할 책임을 갖는다.

3.2 기록에 접하는 모든 인원은 기록으로부터 취득한 모든 내용에 대하여 외부에 누출되지 않도록 비밀을 유지 할 책임을 갖는다.

3.3 최고경영자는 고객이 계약으로서 기록 열람을 요구할 경우 그 권리부여에 대한 권한을 갖는다.

3.4 모든 부서장은 기록을 읽기 쉽고, 식별 및 검색이 가능하도록 유지할 책임을 갖는다.

4. 용어의 정의

4.1 보관

기록의 처리 완료 후 관리를 위해 해당 부서에서 캐비넷 및 파일 박스 등을 이용 관리 및 유지하는 것을 말한다.

4.2 보존

보관이 끝난 기록을 지정 부서에서 관리, 유지하는 것을 말한다.

4.3 기록

활동의 수행 또는 결과의 달성에 대한 객관적 증거를 제공하는 문서를 말한다.

4.4 보유기간

보관기간과 보존기간을 합산한 기간.

5. 업무 처리 절차

5.1 식 별

5.1.1 모든 부서장은 부서내에 발생한 기록에 식별이 가능하도록 파일명, 품질관리부서명 등을 기록하여 식별하여야 한다. 필요할 경우에는 다음의 문서번호를 부여하여 관리할 수 있다.

※ 비고 : 1. 서식이 규정되지 않은 경우는 서식번호자리에 A부터 순차적으로 번호를 부여한다.

2. 여러 서식을 하나의 파일에 묶을 경우는 서식번호자리에 대표적 서식의 서식번호를 기입한다.

3. 동일 서식 파일을 분류할 경우는 식별번호 다음에 -1, -2…을 추가적으로 부여할 수 있다. (예, 관리 - P10301-1)

5.2 보 관

기록은 지정장소를 정하여 보관하여야 한다. 보관 장소는 화재 등의 위험이나 오염 등에 노출되지 않는 장소에 보관한다.

5.3 보 호

기록은 쉽게 오염되거나, 회손 되지 않도록 하고, 파일링, 지정장소 보관 등을 실시하여 기록을 보호하여야 한다.

5.4 검 색

5.4.1 각 부서는 기록의 검색을 위하여 기록 대장을 작성하여 관리하여야 한다.

5.4.2 해당되는 개별 기록은 쉽게 검색할 수 있는 색인, 목록 등의 방법으로 관리하여야 한다.

5.4.3 개별 기록 파일은 쉽게 검색이 가능하도록 최소한 다음의 내용을 파일에 명기하여야

한다.

1) 파일명

2) 부서명

5.5 보유기간

각 기록의 보유기간은 각 절차서의 기록 및 보관에 따른다.

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- 제∙개정∙폐지 이력

1. 목적

규정된 요구 사항의 적합성과 식품안전경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이 있다.

2. 적용 범위

본 절차서는 식품안전 기록의 식별, 색인 , 열람, 파일링 및 보관 유지에 대하여 적용한다.

3. 책임과 권한

3.1 관리부서장

식품안전경영시스템에 관련된 식품안전 기록들에 대하여 관리 체계를 수립하고, 식품안전 기록서가유지, 관리되도록 해야 한다.

3.2 각 부서장

해당 부서 식품안전 기록의 지정, 작성, 식별, 보존 기간, 설정, 수집, 파일링, 보관 및 유지 관리를 할 책임이 있다.

4. 식품안전 기록의 작성 및 수정

4.1 각 부서장은 해당 부서의 식품안전 기록을 담당자에 의해 읽기 쉽고 정확하게 작성되도록 하여야 한다.

4.2 식품안전 기록의 유효성은 담당자에 의해 작성되어 권한 및 자격이 있는 자의 서명 및 날인이 된 것에 한하여 유효성이 인정된다.

4.3 식품안전 기록의 수정은 원칙적으로 불가하다. 단, 오자, 탈자, 바로잡기, 인쇄 교정 등 내용에 영향을 주지 않는 기록에 대하여 작성 부서의 부서장 책임 하에 유색선(=)을 긋고 수정사항을 기록 후 수정자가 날인하여 수정 할 수 있으며, 수정전의 내용에 대한 식별이 가능해야 한다.

4.4 식품안전 기록의 분류 및 파일링은 문서 관리 담당자가 관리하고 보존 기간을 명기하여야 한다.

5. 식별, 수집, 색인 및 파일링

5.1 각 부서장은 해당 부서가 관리하여야 할 식품안전 기록을 관련 절차서에 설정하여야 하며, 해당 식품안전기록에 식품안전 기록명, 작성자, 작성 일자 등을 표기하여 식별하여야 한다.

5.2 각 부서장은 식품안전 보증의 증빙 자료가 될 수 있는 식품안전 기록을 수집하여 목록별로 분류하여야 하며, 검색이 용이하도록 파일링을 하여야 한다.

5.3 수집된 기록은 쉽게 식별할 수 있도록 파일명, 발행년도, 보관부서명 등을 표시하여야 한다.

5.4 파일 종류는 기록 화일명과 내용의 량에 따라 크기를 정하여 파일링 할 수 있다.

5.5 식품안전 기록이 디스켓에 입력되어 있는 것은 디스켓 표지에 기록의 제목, 발행년도, 디스켓 NO. 보존 기간 등을 표시하여 디스켓 관리 대장에 등록, 관리하여야 한다.

5.6 기록을 파일링 하고자 할 때는 유사기록이나 보존 기간 등을 고려하여 파일링 하여야 한다.

6. 보관 및 열람

6.1 모든 식품안전 기록은 원본 및 복사본으로 보존할 수 있으며, 원본은 작성 부서에 보관, 관리 되어야 한다.

6.2 각 부서장은 식품안전 기록을 보관하기 위한 적합한 시설 및 환경을 갖춘 장소를 지정하여 기록이 분실 또는 훼손 등이 되지 않도록 관리하여야 한다.

6.3 보존기간의 변경이 필요할 경우에는 관련 부서와 협의하여 기간을 연장 또는 단축 할 수 있다.

6.4 식품안전 기록의 열람은 기록서의 작성 부서원만이 열람이 가능하고 기타 인원에 대해서는 각 부서장이 열람 여부를 결정한 후 열람 할 수 있다.

6.5 각 부서는 관련 요구 처로부터 식품안전 기록에 대한 열람 또는 대출 요청이 있을 경우, 부서장의 승인을 득하여야 한다.

6.6 식품안전 기록문서의 열람자는 열람 시 기록의 변경 또는 기타 표시를 해서는 안 된다.

6.7 회사 기밀에 속하는 경우 원칙적으로 열람을 제외하며, 부득이한 경우 관리부서장의 사전 승인이 있어야 한다.

7. 이관 및 폐기

7.1 해당 부서장은 보존기간이 만료된 식품안전기록 중 업무에 활용할 수 있다고 판단되는 기록에 대해서는 ‘참고용’ 등의 식별 표시한 후 연장 보관할 수 있다.

7.2 해당 부서장은 식품안전 기록의 보관 기간이 만료된 것에 대하여 해당 부서장의 권한으로 폐기할 수 있다. 그러나 기록의 중요성 및 관련부서와의 연계성이 있다고 판단될 경우에는 관련 부서장 또는 상위의 직급 체제의 승인을 득한 후 폐기하여야 한다.

8. 관련 절차서

8.1 문서 및 자료 관리 절차서

9. 기록 및 보관

보존 문서 기록대장

F902-1(0) (주)강하넷 A4(210X297mm)

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KH0101-01 Rev.0 A4 (210x297mm)

적용범위

이 절차서는 우리 회사에서 요구사항을 입증하기 위한 기록의 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 및 처분에 대하여 적용한다.

비고. 기록은 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능하다.

목 적

기록 관리를 통하여 품질경영시스템의 효과적인 운영과 요구사항에 적합하다는 증거를 제공하는데 그 목적이 있다.

용어의 정의

기 록 (Record)

달성된 결과를 명시하거나 수행한 활동의 증거를 제공하는 문서로 개정 관리할 필요가 없다.

보유기간 (Retention Time)

기록이 품질경영시스템의 운영 및 고객의 지정된 요구사항을 입증하기 위하여 최소한 보유되어져야 하는 기간으로 기록이 완결된 다음해부터 계산된다.

책임과 권한

각 팀장 (기록관리 책임자)

해당 조직 내에서 발생하는 기록의 유지 확인, 보호 및 처분의 관리

각 팀 기록담당

해당 조직 내에서 발생된 기록의 식별, 보관, 검색 및 유지

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

업무처리 절차

기록의 관리 일반

기록은 읽을 수 있고, 쉽게 식별하고, 검색이 가능하도록 유지되어야 한다.

기록은 원본을 원칙으로 하나, 업무의 수행 방법이나 절차에 따라 그 사본을 수집할 수 있다.

구매/외주업체의 관련 기록도 우리 회사 기록의 한 요소이다.

기록은 승인의 책임이 있는 자가 서명 또는 날인한 때, 기록으로 유효하다.

기록의 식별

기록의 식별은 기록명, 작성일자, 양식번호 등으로 식별한다.

각종 기록은 관련 절차서에 따라 기록의 종류(내용)별로 식별, 수집한다.

기록의 보관

기록은 작성팀 또는 접수팀에서 보관 및 유지한다.

기록은 손상 또는 손실을 방지하는 곳에서 보관하여야 한다.

기록은 필요시 전자 매체로 보관할 수 있다.

기록의 색인 및 검색

개별 기록은 색인이 되도록 작성 순서별 일련번호를 보기 1과 같이 부여한다.

수집된 기록은 정보를 검색할 수 있도록 종류별로 파일링하고, 파일 표면에 색인표를 부착하여 식별한다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

파일 관리번호 부여방법은 보기와 같이 부여한다.

기록 파일은 관리팀장이 기록관리대장(첨부 1)에 등록한다.

기록의 열람 및 복사는 기록 관리책임자의 허가를 받아야 할 수 있다.

기록의 보호, 보유기간 및 처분

기록은 각 팀장/관리책임자가 보유기간 동안 보호하여야 한다.

보유기간은 해당 절차서에 따르며, 보유연한 산정은 익년 1월 1일부터 12월 31일까지로 한다.

기록은 손상, 노화 및 손실을 방지할 수 있는 환경이 구비된 곳에서 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 각 팀장이 보호하여야 한다.

보유기간이 끝난 기록은 해당 팀장이 기록관리대장에 처분사항을 기록하고, 매년 1월에 소각시켜 폐기한다.

다만, 보유기간이 지난 기록을 필요에 따라 참고용으로 보유하는 경우는 ‘참고용’ 스탬프를 찍어서 식별 표시한다.

전자매체 관리

전자매체로 작성된 기록은 해당 팀에서 백업(Back up)하여 5.4의 (1)에 따른 관리번호, 제목, 작성일자, 보유기간, 관리책임자를 표시하여 관리한다.

전자매체는 보관함에 넣어 자기로부터 보호하고 휘어지거나 매체 표면이 오염되지 않

도록 한다.

작성된 전자매체는 관리팀장이 기록관리대장에 등록 관리한다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

기록 및 보관

첨부 1

KH0103-01 Rev.0 (주)강하넷 A4 (210x297mm)

기록관리절차서

■ 제ㆍ개정 이력

■ 승 인

1. 적용범위

이 규정은 품질/환경기록의 파악, 수집, 색인, 파일링(Filing), 보관, 유지 및 폐기에 대한 업무의 절차에 대하여 적용한다.

2. 목 적

품질 및 환경기록을 효과적으로 관리하여 제품이 고객의 요구사항 및 회사규격에

적합하다는 것과 품질 및 환경경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이

있다.

3. 용어의 정의

3.1 기록관리

품질/환경경영 시스템의 이행결과를 나타내는 것으로 특히 품질/환경에 영향을 미치 는 활동이나 업무의 과정 및 결과가 적합함을 증명하는 객관적인 증거로서 관리하는 것을 말한다. 모든 기록은 인쇄본 형태이거나 또는 전자매체의 형태일 수 있다.

3.2 보관

발생기록을 폐기 또는 보존하기 위해 관리팀으로 이관하기 전까지 해당 조직에서

유지/관리하는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 품질보증부서

4.1.1 기록의 관리절차 수립

4.1.2 기록 보관에 필요한 비품 및 소모품, 기타 물품의 제공

4.1.3 각 팀/현장으로부터 이관 받은 기록의 보존 및 보존서고 유지 관리

4.1.4 보존년한이 경과한 기록의 폐기시 관련팀장과 협의, 지원 및 입회

4.2 각 해당 부서

4.2.1 관리대상기록의 종류를 구체적으로 정

4.2.2 기록의 식별, 수집, 색인, FILING, 보관, 폐기

4.2.3 기록의 보존년한 설정 및 보관위치 결정

4.2.4 보관기간이 경과한 기록을 관리팀으로 이관

5. 업무절차 및 방법

5.1 기록 관리절차

5.1.1 일반사항

1) 모든 기록은 요구되는 품질/환경경영 시스템의 효과적인 운용을 입증하기 위하여 본 규정에 따라 유지 관리되어야 한다.

2) 모든 기록은 식별이 용이하고 검색이 가능하도록 작성 및 관리되어야 한다.

3) 모든 기록은 지정된 서식이 있을 경우 반드시 해당양식을 사용하여 작성한다.

4) 중요기록은 팀별 및 현장별로 구체적인 종류와 보존년한을 명시하여야 한다.

5.1.2 기록의 식별 및 수집

1) 각 팀장은 관련 규정/지침서에 따라 관리 대상이 되는 모든 기록을 구체적으로 파악하고 중요기록에 대한 보존년한을 설정하여 식별이 용이한 방법으로 분류하여 정리한다.

2) 공급업체가 회사업무와 관련하여 보관하는 기록도 수집하여 관리한다.

5.1.3 기록의 색인, 열람 및 FILING

1) 모든 기록은 문서 및 자료관리규정에 따라 관리되어야 하고, 기록이 발생한

순서에 따라 FILING되어야 한다.

2) 모든 기록은 부서별/현장단위로 색인목록을 기록, 유지하여 관련자가 쉽게 열람할 수 있도록 한다.

3) 열람이 제한되는 기록은 “대외비” “사외비”등의 식별표시를 한다.

4) 기록을 보관 또는 보존시 고객과의 합의가 있거나 기타 필요한 경우 기록을 열람 하게 하거나 배부하여 고객 또는 그 대리인이 당사의 품질/환경경영 시스템의 적합성을 평가 할 수 있도록 한다.

5) 본 규정에서 기술하지 않는 품질/환경기록의 색인, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 일반적인 지침은 부표1 “ 보존년한 설정기준”에 따른다.

5.1.4 기록의 보관

1) 모든 기록의 보관에 관하여 별도의 정함이 없는 경우 각 팀장이 정한 보관기간

동안에는 팀별/현장별로 보관한다.

2) 기록을 전자매체로 보관하는 경우에는 반드시 BACK-UP을 받아 안전한 장소에

보관한다.

3) 기록이 손실 또는 손상되었을 때는 사본으로 대체하거나 재작성하여 보관하여야 관련자가 “원본분실” 또는 “재작성”등의 식별표시를 하고 반드시 서명하고 날자를 표기한다.

5.1.5 기록의 이관, 보존 및 폐기

1) 각 팀장은 각 팀에서 보관기간이 만료된 기록을 관리팀으로 이관하여야 한다.

2) 관리팀장은 기록의 노화 및 손실을 방지하고 분실을 예방할 수 있는 적합한 환경을 갖춘 곳을 보존 장소로 지정하여야 하며 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 보존한다.

3) 기록 이관시 문서담당자는 이관대상 FILE목록을 이관목록대장에 기록보관 한다.

4) 각 팀장은 보존년한이 만료된 기록(FILE)을 파악하여 관리부서 입회하에 폐기

처분하고 이를 문서관리대장에 식별토록 한다.

5) 각 팀장은 보존기간의 연장여부를 검토한 후에 관리 부서에 보존연장을 요청

한다.

6) 기록의 보존년한이 팀/현장 내에서의 보관기간에 미달하거나 일치하는 경우에는 팀장의 승인을 받아 해당 팀에서 폐기한다.

6. 기록 및 보관

7. 관련표준

7.1 문서 및 자료관리규정

8. 첨부

8.1 보존년한 설정기준 (별첨1)

8.2 문서보관상자 파일작성요령(별첨2)

8.3 바인더와 전산파일 작성요령(별첨3)

별첨 1 보존연한 설정기준

별첨2 문서 보존, 보관 상자 파일작성요령

① 1차 분류번호

② 2차 분류번호

③ 3차 분류번호

㉮ 1차 분류명

㉯ 2차 분류명

㉰ 3차 분류명

④ ~ ⑬ 파일 및 홀더명

① 폐기 년도

② 서가번호

③ 서가의 단번호

④ BOX의 일련 번호

⑤ 해당부서명

* 표기 방법

․BOX 겉표기는 흑색 유성펜으로 기재하고 수정시는 일반지우개로 지운 후 수정한다.

․부서명은 문서관리 단위별로 사용한다.

① 1차 분류번호

② 2차 분류번호

③ 3차 분류번호

㉮ 1차 분류명

㉯ 2차 분류명

㉰ 3차 분류명

④ ~ ⑬ 소분류명

(파일 및 홀더명)

① 소속 부서명

② 서가번호

③ 서가의 단번호

④ BOX의 일련번호

⑤ BOX의 담당자명

별첨 3 바인더와 전산파일 작성요령

① 바인더 제목

① ② 파일 번호

③ 부서명

① ②

② ③

③