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 (강하넷)

www.kangha.net

A. 작성, 검토 및 승인

󰍽 문서 식별

󰍾 본 품질절차서는 강하넷(주)의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

󰍿 합 의

󰎀 회 람

B. 개정 현황

목적

본 절차서는 강하넷(주)의 품질/환경시스템과 관련하여 발생되는 제반 문서의 발행, 배포, 변경, 처분에 대한 절차를 정하고 이의 관리를 체계화하여 품질관련 문서 및 자료(이하 “문서”라 한다)가 효율적으로 관리되어 운영되게 하는 것을 그 목적으로 한다.

적용범위

문서의 발행, 배포, 보관, 개정, 회수 및 처분의 관리에 적용한다.

용어의 정의

문서(품질/환경 관련문서)

당사에서 업무를 수행하는데 필요한 사항을 작성한 것으로 개정이 되면 원본은 필요시 보관하고, 사본은 처분한다.

자료

외부에서 접수한 문서로 국가규격, 고객제시 문서, 단체규격, 국제규격, 기술자료 등

처분

개정이 된 경우 구문서의 사용을 방지하는 방법 또는 사용이 불가능하도록 하는것

관리본

문서관리대장에 기록되어 발행 이후 문서의 개정본이 계속적으로 배부, 항상 최신 유효본으로 유지되는 문서를 말한다.

비관리본

발행 당시에는 최신본이나 그 문서의 개정본이 배부되지 않는 문서를 말하며 품질에 영향을 미치는 업무에 직접적으로 적용할 수 없고, 단지 참고용의 목적으로만 사용되는 문서를 말한다.

책임과 권한

연구개발실장

사내표준 관리 및 운영업무를 총괄

사내표준 운영의 기본방침 및 계획수립

사내표준의 홍보 및 교육업무 주관

사내표준 운영계획 수립 및 시행

사내표준 이행여부 점검 및 감사 업무

사내표준 배포 및 원본 유지 관리

사내표준 개정, 폐지로 인한 폐기본 발행시 회수

각 부서장

사내표준의 보안유지 및 보존

사내표준을 소속원에 교육 숙지

해당부서에서 작성한 사내표준을 관련부서에서 교육

소속원이 사내표준을 준수하지 않을 경우 즉시 시정조치 실시

업무절차

등록

사내표준 문서를 등록하고자 할 때에는 작성 전에 주관부서에 구두로 문의, 협의 한 후 주관부서에서 문서번호를 부여받아 사내표준을 작성하여 승인권자의 승인을 받아 등록한다.

배포

승인된 품질시스템 관련문서는 품질개발실에서 모두 취합하여 필요한 문서 사용처에 배포하여 적용토록 한다.

부서간의 배포

개정된 문서를 배포하여 적용할 수 있도록 하는 경우에는 “관리본”을 표시하고, 개정된 문서를 배포하지 않을 경우 “비관리본”을 표시하며, 사내에서는 관리본만이 배포되어져야 한다.

문서를 배포하는 배포자는 문서관리대장(첨부 1)에 배포할 내역을 기재하고 문서를 배포한다.

사외배포

사외배포는 비관리본으로 배포하는 것을 원칙으로 한다.

고객 또는 고객대리인의 요구가 있을 경우에 배포한다.

구문서의 회수 및 처분

문서가 개정되어 개정된 문서가 배포되면 접수부서에서 구문서를 세단, 소각, 매각 기타 방법 등으로 처분하며, 구본은 필요시 보관, 관리할 수 있으나 사용을 금지하는 식별표시를 한다.

사용금지 식별표시 방법은 문서의 앞면에 ‘X’자, ‘참고용’, 'REFERENCE', 'VOID', ‘이면지 재활용’ 등으로 표기하여 구분되도록 하여야 한다.

교육 및 사용

각 부서장은 사내표준을 소속원에게 교육, 숙지시켜야 한다.

문서의 활용빈도를 고려하여 개별배포하지 않는 문서는 주관부서에서 열람할 수 있다.

외부문서 관리

외부에서 유입되는 관련법률, 표준, KS규격, 단체규격, 식품공전 등 표준에 영향을 미치는 모든 문서는 사용부서 별로 외부문서관리대장(첨부 2)에 등록을 한 후 사용하여야 한다.

외부유입 문서에는 겉표지 우측 상단이나 첫 페이지에 관리번호를 기재하여 관리한다.

󰏅󰏅󰏅 - 󰏅󰏅 - 󰏅󰏅󰏅

부서명 연도 일련번호

외부문서는 항상 최신본이 유지될 수 있도록 구판은 폐기(참조)하고 외부문서관리대장에 기록하여 관리한다.

품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

관련문서

기록관리 절차서 (QP-403)

첨부

문서관리대장 (첨부 1)

외부문서관리대장 (첨부 2)

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Email : kangha@daum.net

문서관리절차서

관련 문서

KS Q ISO 9001 (품질경영시스템 - 요구사항)

KH-01-01 (품질경영시스템 일반 절차서)

KH-01-03 (기록관리 절차서)

KH0101-01 Rev.0 A4 (210x297mm)

적용범위

이 절차서는 우리 회사에서 사용되는 문서의 승인, 발행, 배포, 변경, 식별 및 유지 관리방법에 대하여 적용한다.

목 적

품질경영시스템에 필요한 문서의 관리방법을 규정함으로써 업무를 수행할 인원에게 최신판이 활용될 수 있도록 관리함에 그 목적이 있다.

용어의 정의

문 서 (Document)

업무 수행의 기준을 정한 매체로 품질매뉴얼, 절차서, 지침서, 품질계획서, 도면, 시방서 등이 여기에 해당된다.

외부출처 문서 (외부문서)

품질경영시스템을 운용하는데 있어서 기준이 될 수 있는 사외 문서로 국가규격, 국내외 단체규격, 관련 법규, 고객 도면 등이 여기에 해당된다.

관리본 (Controlled Copy) / 비관리본 (Uncontrolled Copy)

관리본 :발행이후 그 개정본이 계속적으로 배부되어 항상 최신본으로 유지되는 문서.

비관리본 :발행당시는 최신본이나 그 개정본이 배부되지 않는 문서.

책임과 권한

품질경영시스템 문서의 작성, 검토 및 승인권자는 부표 1에 따른다.

각 팀장은 업무/작업 수행을 위하여 문서를 제정, 개폐할 책임과 문서가 최신판으로 사용될 수 있도록 유지, 관리할 책임이 있다.

관리팀장은 품질매뉴얼, 절차서(프로세스), 지침서 및 품질계획서를 발행, 배부, 관리할 책임이 있다.

문서관리 일반사항

품질에 영향을 미치는 업무/활동은 문서화되어야 한다.

문서는 인쇄본 또는 전자매체와 같은 형태일 수 있다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

문서는 최종 승인시부터 유효한 것으로 한다.

회사 내의 모든 문서는 “관리본”이 사용되며, “비관리본”이 사용될 수 없다.

업무절차

문서의 작성, 검토 및 승인

문서의 작성은 KH-01-01 (품질경영시스템 일반 절차서)의 작성지침에 따르며 문서명, 문서번호, 제정일자/개정일자 등이 표시되어야 한다.

문서는 발행 전에 권한이 부여된 자에 의해 적정함을 승인 받아야 한다.

문서는 다음의 경우 검토 및 갱신, 그리고 재승인을 받아야 한다.

KS Q ISO 9001 / ISO 9001 규격의 개정

요구사항 변경시 관련 팀장의 개정 요청

기타 필요하다고 판단되는 경우

문서의 변경

문서의 변경(개정)은 별도의 지정이 없는 한 처음 검토 및 승인을 수행한 동일한 기능/조직에 의해 검토되고 승인되어야 한다.

문서의 변경은 글씨체의 변경, 개정번호 등으로 식별하고 변경상태는 그 문서 또는 적절한 첨부물에 표시하여야 한다.

단, 양식, 도표 등은 내용 변경 표시를 생략하고 양식번호에 개정번호로 표시한다.

문서의 식별

문서는 읽기 쉽도록 유지되고 독자적인 문서번호, 제목 등으로 쉽게 식별된다.

문서의 변경 및 최신 개정상태는 개정번호, 개정일자 등으로 식별한다.

효력이 상실된 문서는 모든 발행 또는 사용처에 신속히 회수하여 제거하되, 즉시 제거가 곤란한 경우는 “이면지활용” 적색스탬프를 날인하여, 오용되지 않도록 한다.

법적 및/또는 지식 보존의 목적으로 폐지된 문서를 보유하고자 할 때에는 문서에 보기 1의 “참고용” 적색스탬프를 날인하여 식별되도록 한다.

보기 1.

문서의 발행 및 배부

적용되는 문서의 유효본은 품질경영시스템의 효과적인 기능 발휘에 필수적인 업무가 수행되고 있는 모든 곳에서 이용 가능하여야 한다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

승인된 품질매뉴얼, 절차서, 지침서 및 품질계획서는 관리팀팀에서 문서대장(첨부 1)에 등록한 후, 배포처(부표 1)에 배포하고 원본을 보관한다.

배포를 위한 사본은 보기 2의 “관리본” 청색스탬프를 문서에 날인하여 배포한다.

“관리본” 표시가 없는 것은 “비관리본”이다.

보기 2.

외부문서의 관리

외부문서가 입수된 경우 관리팀장은 식별관리를 위해 겉표지의 왼쪽 상단에 보기3의 표시를 청색으로 날인하여 관리번호를 기록한다.

관리번호는 아래와 같이 부여하며, 문서번호가 없는 것은 관리번호를 사용한다.

관리팀장은 외부문서를 외부문서대장(첨부 2)에 등록하고 관련 팀에 배포한다.

외부문서가 최신본의 구입 또는 발행으로 불필요한 경우 관리팀장은 외부문서대장에 기록하고 폐기한다.

기안문서 작성

품의, 보고, 지시, 협조의 기안은 기안서(첨부 3)에 해당 담당자나 조직이 1문 1건으로 작성한다.

기안서의 식별번호는 다음 보기와 같이 부여한다.

공문서의 접수 및 발송

외부로부터 입수된 공문서는 관리팀장이 목록을 작성하여 파일링하고, 관련 팀장/담당에게 배포한다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

외부로 발송되는 공문서는 관리팀장의 통제를 받아 사본을 보유하고, 외부로 발송하여야 한다.

펙시밀리에 의한 접수 및 발송되는 공문서도 전항 (1) 및 (2)에 따른다.

양식 관리

절차서 및 프로세스에 관련된 양식은 양식관리대장(첨부 4)에 등록하여 관리한다.

기록 및 보관

문서관리 기록은 KH-01-03 (기록관리 절차서)에 따라 기록사항이 완결된 다음 년도부터 아래와 같이 보관, 유지되어야 한다.

부표 1. 관리문서의 작성·검토·승인권자 및 배포처

비고 1. 해당 팀장이란 업무에 관련된 주관 팀장을 뜻한다.

문서 및 기록관리규칙

1. 목 적/적용범위

각 조직간의 업무 연결은 대부분 문서에 의하여 처리 하여야 한다.

여기서 문서의 역할은 본부와 팀과의 정확한 의사전달, 차기 프로젝트를 위한 자료화, 계약이행여부판단 등을 위하여 필수적이다.

따라서 각 조직은 이러한 문서의 작성, 접수, 발송, 분류, 활용, 유지관리를 함에 있어 본 절차서를 적용한다

2. 책임과 권한

2.1 사업 본부

각 조직의 문서관리가 합리적인 기준에 따라 수행될 수 있도록 기준을 제정하고 관리할 책임과 권한이 있다.

2.5 사업팀장

본 절차서에 따라 문서업무를 수행하고 팀내 문서를 제정하여 활 용한다.

3. 용어의 정의

없음

4. 본 문

4.1 문서의 범위

① 교신 문서 : 사업수행과 관련하여 유관조직과의 의사교환을 위 해 발생하는 계약서, 협조문, 통지서등으로 한다.

② 자료 : 사업을 수행하면서 발생한 기록물중 교신문서를 제외한 모든 기록물을 의미한다.

③ 팀 내부 문서 : 팀내부에서 생산된 문서.

4.2 문서의 분류

① 본 항에서 제시된 이외의 문서는 회사내에서 기 사용되고 있는 각종 문서를 말한다.

② 각 문서의 분류번호는 본 절차서에서 부여한 코드를 사용한다

③ 모든 문서에는 프로젝트번호를 부여하되 번호만으로도 각종 통 계 작업에 사용 될 수 있도록 작성한다.

4.3 문서의 접수

① 각 조직이 접수하는 문서는 문서분류기준에 따라 지정된 문서 번호를 부여한뒤 접수한다.

② 각 조직이 송부하는 문서는 문서분류기준에 따라 지정된 문서 번호를 부여한뒤 발송한다.

③ 문서의 보관은 대분류를 기준으로 하여 한 개의 파일로 관리하 고 문서목록을 전산화 하여 사내자료관리전산화 프로그램에 사용할 수 있도록 한다.

5. 관련 문서

별표 1 : 문서 접수 대장

별표 2 : 문서 발송 대장

별표 3 : 협조문