제품 및 서비스 요구사항 검토 규정

문서명		제품 및 서비스 요구사항 검토				문서번호	P-0810
						개정번호	1
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1. 적용범위
본 규정은 회사에서 발생하는 고객문서의 검토, 견적(입찰), 계약 및 계약 변경에 대하여 적용한다.
2. 목적
본 규정은 회사가 발주처와 계약을 체결함에 있어 계약사항을 적절히 검토, 조정, 협의할 수 있는 절차를
제정하여 발주처의 요구사항을 만족시키는데 그 목적이 있다.
3. 책임과 권한
1) 대표이사는 고객요구사항과 관련한 모든 사항을 승인 할 책임과 권한이 있다.
2) 영업부서는 고객과의 의사소통 및 견적(입찰)내역서 및 견적(입찰)서류를 작성할 책임이 있으며,
필요시 관련 부서에 필요한 자료를 요청할 수 있다.
3) 해당 부서장들은 요청받은 입찰 자료를 작성하여 영업담당에게 구두 또는 서면으로 통보해야 한다.
4) 영업부서는 고객요구사항과 관련된 사항에 대하여 대표의 지시에 의거 필요시 전결 처리할 수 있다
4. 고객과의 의사소통
1) 영업부서장 및 관련부서(팀)장은 다음사항과 관련되어 고객과 의사소통을 하여야 한다.
(1) 제품 및 서비스 관련 정보 제공
(2) 변경을 포함하여 문의, 계약 또는 주문의 취급
(3) 고객불만을 포함한 제품 및 서비스에 관련된 고객 피드백 입수
(4) 고객 재산 취급 및 관리
(5) 업무 진행 상황과 품질 상태에 대한 고객 통보 또는 협의
(6) 계약으로 규제된 내용 중 고객과의 협의사항
2) 고객과의 의사소통은 전자매체, 전화/팩스, 회의 중에서 효과적인 방법으로 실행한다.
3) 영업부서장은 고객과의 의사소통 내용을 내부 의사소통 회의체를 통하여 관련 부서에 즉시 전달하고,
중요한 결정사항을 협의한다.
5. 계약검토
5.1 고객문서의 접수 및 검토
1) 영업부서는 사업성 검토를 위하여 관련 자료 및 정보를 수집해야할 책임이 있다.
2) 영업담당은 고객을 방문하여 견적에 대한 자료를 접수하고 고객의 요구사항에 대하여 협의한다.
3) 고객으로부터 접수된 도면 및 SPEC은 접수대장에 기록하고 활용될 수 있도록 조치하여야 한다.
4) 영업부서는 다음의 사항을 포함한 고객의 제품 및 서비스 요구사항을 검토하여야 하며 필요 시
계약에 관한 검토를 관련 부서에 의뢰할 수 있다.
(1) 인도 및 인도 이후의 활동에 대한 요구사항을 포함하여, 고객이 규정한 요구사항
(2) 고객이 명시하지는 않았으나 알려진 경우, 규정되거나 의도된 사용에 필요한 요구사항
(3) 조직에 의해 규정된 요구사항
(4) 제품이나 서비스에 적용되는 법적 및 규제적 요구사항
(5) 이전에 표현된 것과 상이한 계약 또는 주문 요구사항
문서명		제품 및 서비스 요구사항 검토				문서번호	P-0810
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5) 고객이 요구사항을 문서화한 상태로 제시하지 않는 경우 영업담당은 고객의 요구사항을 다시
확인하여야 하며 만일 구두 상으로 접수한 요구사항이 있을 시 이를 문서로 작성하며, 필요 시
관련 부서에 통보하여 검토, 의뢰한다.
6) 영업부서는 고객의 제품 및 서비스 요구사항 검토결과를 “계약검토서(P-0801-01)”에
작성하며 이를 기준으로 견적서 또는 입찰서를 작성하여 총괄임원 또는 대표의 결재를 받는다.
5.2 견적서 제출 및 협의
1) 영업부서는 작성 완료된 견적서 또는 입찰서를 고객에게 제출한다.
2) 영업부서는 고객으로부터 견적서류에 대한 협의 요청이 있을 시 고객과 그 사항을 협의하고
그 결과를 대표에게 보고한다.
3) 영업부서는 고객과 협의 시 계약금액, 작업범위, 작업기간, 대금지불조건, 하자 관련 사항 등
계약내역 사항에 대하여 충분히 검토하고 협의하여 고객 요구사항이 해결되었음을 보장한다.
4) 영업부서는 계약체결 전에 고객과 협의된 사항에 대하여 관련 부서와 재검토하고 이를
대표이사에게 보고한다.

 

 

 

 

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