1.1기록 작성은 통계표,전표,증빙서류,전산용지 등을 제외 하고는A4용지 사용을 원칙으로 한다. 1.2기록은 읽기 쉽고,그 기재내용이 명확해야 하며,작성자 와 승인자의 서명 또는 날인이 기재되어야 한다. 1.3수정사항의 확인이 가능토록 수정을 요하는 부위에 두 줄 을 긋고,수정자의 서명 또는 날인 후 변경된 내용을 기재 한다. 1.4긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다. 1.5수정 부위에 흰색 수정 액을 도포하여,내용을 삭제하지 않는다.단 오자,탈자의 수정은 수정 액을 사용할 수 있다.
작성자
검토자
-각종기록
-내용의 적합성 -기록의 유효성
2.기록의 식별
2.1기록은 보고서,회의록,양식 등의 형태이며 각 기록은 유번호,제목,일자 등으로 기록을 식별한다. 2.2문서에 기록의 보존연한,보존부서를 명시한다. 2.3협력업체 또는 고객의 기록도 기록 자료의 한 요소이다. 2.4기록은 작성 년,월,일로 구분해서 업무기능별로 작성 하여 유지하는 것을 원칙으로 한다.
해당 부서
-기록의 식별번호
-기록문서 번호 부여 -파일의 식별
3.기록의 색인
3.1각 부서에서는 필요한 기록을 수집한다. 3.2검색을 용이하게 하기 위하여 해당파일 문서목록표에 식별사항(식별번호,제목,접수일)을 기록한다. 3.3단 같은 서식의 기록을 함께 파일하는 경우에는 문서 목록표 작성을 생략할 수 있다.
담당자
-문서 목록표
-문서 목록표 작성
4.기록의 파일링
4.1검색의 신속화,업무 공백의 최소화,업무협조 활성화 및 사무 환경의 개선을 위하여 기록을 파일링 한다. 4.2파일링에 사용되는 비품은 가능한 통일성을 기한다. 4.3파일링 원칙 (1)보존년도/기록명이 같은 기록을 한 파일에 보관한다. (2)검색이 용이토록 순서대로 파일링 한다. (3)가능한 경우 기록의 측면에 견출지 부착,간지 삽입,검색 번호를 기재하여,검색을 용이하게 한다.
해당 부서
-파일링 상태
강하넷
기록관리 프로세스 (Process For Control of Records)
문서번호
P-402
승인일자
2015.06.01
개정번호
0
Page
/
Unit Process
업 무 절 차
담 당
협조/검토
출력물
관리기준
승 인
4.4파일링 방법 (1)칼라화일 1)기록의 편철은 상철을 원칙으로 한다. 2)왼쪽에 문서목록/색인목록 표를 작성한다.시중 구매 시 인쇄되어있는 경우 이를 그대로 사용한다. 3)칼라 화일 겉면에 문서명,보존연한,주관부서 또는 파일관리자 등을 기록한다. 4)박스 안에 넣었을 때 찾기 쉽도록 측면(구분자)에 문서제목을 명기한다. (2)바인더 1)문서의 편철은 좌철을 원칙으로 한다. 2)문서목록을 작성하여 앞쪽에 둔다. 3)문서간의 색상지 또는 견출지 등을 사용하여 찾아 보기 용이토록 한다. 4)바인더에는 문서명,담당팀,보존년도 등을 명시한다. 5)프로젝트별,고객별,업무기능별로 업무의 진행 순서,일정별로 파일링하여 검색이 용이하도록 한다. (3)파일박스 칼라화일에 편철(보관)된 문서는 가급적 종류별로 분리하여 파일박스에 담아 보관함을 원칙으로 한다. (4)기타 1)전표의 보관은1일,1개월 등 필요한 기간을 주어 묶음 단위로 처리한다. 2)기타 전산화일 특수 파일링 비품 사용 시에는 앞의 파일링 기본 원칙들을 고려하여 찾기 쉽고,미관을 해치지 않도록 보관한다. 3)각 부서별Master File List를 유지 관리함을 원칙으로 한다.
