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계약검토절차서

- 목차 -

1.    목적                                                                                                                                                                               

2.    적용범위                                                                                                                                       

3.    용어의 정의                                                                                                                                              

4.    책임과 권한                                                                                                                                              

5.    업무절차                                                                                                                                       

       5.1 계약전 검토

       5.2 계약 및 주문

       5.3 계약 후 문서관리

5.4         계약의 변경 및 취소

5.5         자체 개발품 제작

5.6         자체 설비 제작

6.      관련절차

7.      기록 및 양식

1.          목적

본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부(이하 ‘당사’라 한다)의 계약 전.후 고객의 요구사항을 명확히 하고, 그 충족 가능 여부 파악 및 고객의 요구사항을 만족시키는 계약을 체결함에 그 목적이 있다.

2.          적용범위

계약체결에 있어 전 관련조직이 고객의 요구사항을 검토, 숙지하고 충족키 위한 활동에 대한 책임사항, 권한 및 절차에 대하여 적용한다.

3.          용어의 정의

3.1             고객

당사로부터 물품을 구매하는 개인이나 단체

3.2             주문서(발주서, P/O)

고객과 협의한 구매내용을 고객이 작성하여 발행하는 문서

3.3             계약서

구매내용과 조건을 고객이 작성하여 갑과 을의 거래조건과 시작을 알리는 문서

3.4             견적서(QUOTATION)

고객이 검토의뢰 및 문의한 내용에 대하여 당사에서 작성하여 제출하는 문서

3.5             기존제품

당사에서 기존에 제작한 제품과 동일한 제품 또는 반도체 MARKING SYSTEM을 기존제품으로 본다.

3.6             신제품

기존제품에 해당하지 않은 제품

3.7             SPARE PART

당사에서 납품한 제품에 사용되는 소모성 부품 및 장비의 부분적인 Modify.

3.8             계약변경

계약 후 고객 혹은 당사의 요구에 의하여 계약서 및 사양서 등의 내용이 변경되는 것.

4.          책임과 권한

             4.1                      담당임원

담당임원은 최종 판매가와 제조의뢰서를 승인한다.  (단, SPARE PART는 담당확인  전결 사항임.)

             4.2                      영업부서장

4.2.1       계약 및 주문내용에 대한 검토 및 통보

4.2.2       기존제품에 대한 제조의뢰서(장비) 발행 승인한다.

4.2.3       신제품에 대한 개발검토의뢰서 발행 승인한다.

4.2.4       당사 생산 설비에 대한 제조의뢰서 발행.

4.2.5       계약변경에 대하여 고객과 또는 내부적인 조정 및 통보

4.2.6       담당임원 부재시 최종판매가와 제조의뢰서를 승인한다.

             4.3                      기술부서장

4.3.1       영업부 요청 시 생산 가능성 검토 및 통보

4.3.2       기존제품/신제품에 대한 고객요구사항의 기술적인 검토

4.3.3       검토결과에 대한 영업부로의 통보

4.4             자재관리부서장

영업부의 요청 시 부품의 최근단가 및 공급가능성과 정확한 공급기일을 검토 및 통보한다.

4.5             품질관리부서장

완성된 제품에 대한 최종검사 및 출하검사를 하고 결과를 관련부서에 통보

5.          업무 절차

5.1             계약 전 검토

5.1.1       기존제품의 주문접수

1)     영업부는 고객으로부터 FAX, LETTER, DRAWING, SAMPLE, SPECIFICATION,       전화 등을 통하여 의뢰요청을 접수하면 고객의 NEED에 부응하는 장비를 선정하여 계약검토 기준서 에 따라 그 결과를 견적서로 작성하여 고객에게 발송하여 업무협의를 진행한다.

국내 : 고객으로부터 FAX로 사양서를 접수 견적서 발송 또는 고객을 방문하여 사

양 미팅 후 견적서 발송한다.

해외 : 고객으로부터 FAX, E-mail, 전화 등을 통해 접수 후 E-mail, 전화로 사양협의를 진행하여 견적서를 발송한다.

(E-mail의 백업은 담당자가 관리, 보관하도록 한다. )

2)     고객에게 발송한 견적서는 견적서 관리대장에 고객명, 제품명, 견적일련번호, 발행일 등을 기록하여 검토의 이력을 알 수 있게 한다. (국내, 국외 동일)

3)     견적서 작성시 다음내용을 준수하여 진행하여야 한다.

(1)   견적서 일련번호 부여방법

(2)   기존제품에 사용된 기존견적을 자료로 하여 준비 필요 시에는 관련부서(기술부)에 문의한다. 

(3)   준비된 자료를 바탕으로 담당자가 견적서를 작성하고 부서장으로부터 검토를 받은 후 고객에게 발송한다.

(4)   견적서 발송 후 고객으로부터 COUNTER OFFER가 접수되고, NEGO가격이 결정되면 견적서에 최종NEGO가를 기재하고, 담당자 서명 후 부서장과 최종적으로 담당임원의 승인을 득한 후 견적서(제안서)를 고객에게 재발송 한다.

(5)   발송된 견적서는 견적파일 또는 E-mail로 보관하여 다음사양에 자료로 사용할 수 있게 한다.

5.1.2       신제품의 주문접수

1)      영업부는 고객으로부터 FAX, E-mail, 전화 등을 통하여 의뢰요청을 접수한 후 기존제품에서 고객의 NEED에 적합한 장비를 발견하지 못했을 때 고객을 방문하여 사양을 협의하고 고객의 요구사항을 개발검토의뢰서에 작성하여 영업부서장의 승인 후 기술부서로 개발가능여부를 의뢰하여야 한다.

(첨부서류 : 개발내용의 회의록)

2)      기술부서는 개발검토의뢰서를 접수 받아 고객요구사항에 충족할 수 있는 개발 가능성을 검토하며 결과를 개발검토의뢰서에 기록하여 기술부서장의 승인 후 영업부서로 통보한다.  기술부서 단독으로 검토가 불가능할 때에는 관련부서의 협조를 얻어 검토를 진행하고 기록한다.

3)      기술부서는 검토에 필요한 자료가 부족할 시에는 영업부서에 필요한 사항을 요청하고 영업부서는 고객과 협의하여 결과를 기술부서에 통보한다. 

4)      개발 가능여부가 의뢰서에 의해 보고된 후 고객과 협의하여 개발장비에 대한 준비과정으로 견적서를 작성하여 발송한다.

5)      견적서 작성시에 견적서 관리대장에 기존제품 견적서 작성방법과 동일하게 진행한다.

5.1.3       SPARE PARTS 주문접수

1)   고객으로부터 부품 제작이나 기성품 구매요청을 받은 영업부 담당자는 부품 명, 모델, SERIAL NUMBER, 도면 등을 확인한 후 진행한다. 

2)     주문서가 바로 도착했을 경우 제조의뢰서(SPARE PART)를 관련부서로 배포하여 납기일을 확인하고 진행하며, 납기일을 고객이 필요 시 알린다.

3)     주문서가 아닌 견적 요청서가 오면, 관련부서에 견적단가, 납기일을 확인하여 담당자는 바로 견적서를 발송한다.

4)     견적서 작성시에는 다음사항을 준수하여 작성 진행한다.

(1)             SPARE PART 견적서 일련번호 부여방법

(2)   견적서 일련번호를 부여하고, 견적서 관리대장(SPARE PART)에 기록하여 이력을 알 수 있게 한다.

(3)   견적서는 각 업체별 SPARE PART파일에 보관하여 사후관리에 자료로 사용할 수 있게 한다.

5.2             계약 및 주문

5.2.1       기존제품 및 신제품 계약

1)     영업부는 주문서를 FAX, E-mail, 또는 구두로 선 주문을 받고, 고객의 요청에 따라 견적내용과 고객과 협의한 내용을 정확하게 검토 한 후 제조의뢰서(장비)를 작성하여 부서장, 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서로 배포하여 작업을 진행한다.

2)     고객과의 계약은 고객의 요청에 따라 두 가지로 이루어진다.

(1)   주문서 계약

국내    :            주문서(발주서)는 금액, 납기, 수량 등으로 기본 주문내용이 있으며,

계약서가 없이 고객요청에 따라 주문서(발주서)만으로 제작계약이 이루어 진다.

                                                                  해외     :            주문서(P.O)는 금액, 납기, 수량, 결재조건, 운임조건, 주의사항 등의

내용이 기재되어 있으며, 고객요청에 따라 계약서가 아닌 주문서(P.O)만으로 제작계약이 이루어진다.

(2)   계약서 계약

국내    :            고객의 요청에 따라 자세한 내용을 근거로 계약서를 접수 계약서 내

용을 검토하고 고객을 방문하여 계약을 이루고, 증권 세금계산서 등 고객이 요구하는 서류를 제출하여 계약을 체결한다.

                                                                  해외     :            고객은 국내와 다르게 계약서가 아닌 사양서에 서명 날인을 하여

FAX로 발송하여 문서상 계약을 이룬다.

(3)   제조의뢰서(장비)의 일련번호 (이하’제번’이라 한다)는 다음과 같은 방법으로 부

여 한다. 단, 제번 부여는 계약일 기준으로 당해년도 제번 을 부여한다.

5.2.2       SPARE PART주문서 계약

1)     고객으로부터 주문 SPARE PART는 각종 기존제품에 들어가는 소모성 부품으로 주문서만으로 고객과 구매계약이 이루어지며, 주문서를 득한 후 즉시 제조의뢰서(SPARE PART)를 작성하여 관련부서로 배포하여 진행한다.

2)     SPARE PART 제조의뢰서 일련번호 부여방법

5.3             계약 후 문서관리

5.3.1       기존제품 및 신제품(장비)

계약주문서 접수 후 모든 관련문서 (견적서, 사양서, 회의록, 관련전문 등)는

각 제번 별로 분류 파일보관 또는 전산(E-mail발송문서)보관하고, 거래진행내역 즉 계약부터 납품, 수금까지의 거래내역을 기록관리 한다.

5.3.2       SPARE PART

각 업체별 SPARE PART파일에 관련문서(주문서, 견적서)를 보관관리하고 거래내역은 제번관리대장(SPARE PART)에 기록 관리한다.

5.4             계약의 변경 및 취소

5.4.1       계약의 변경은 다음과 같은 경우에 발생할 수 있다.

1)     고객사유 –  고객측의 사양변경, 추가기능 삽입 및 그 외 사양, 납기, 가격에 관한 변경요청

2)   당사사유 -           부득이하게 고객과의 계약을 지키기 불가능할 경우 계약의 변경을 요

청할 수 있다.

5.4.2       계약변경의 합의

1)      고객이나 우리측의 사유로 계약변경의 요청이 발생할 경우 고객과의 재계약 또는 변경합의를 통하여 계약변경이 이루어진다.

2)      고객으로부터 계약변경 요청을 접수한 영업부는 고객의 요구사항을 관련부서와 협의 후 계약 변경가능성을 타진하고 가능할 경우 고객과의 계약서를 다시 작성하거나 문서화된 합의서(E-mail 혹은 FAX)를 교환한다.

3)      우리측의 사유로 인한 계약변경의 필요 시는 고객과의 협의를 통해 계약서를 다시 작성하거나 문서화된 합의서(E-mail 혹은 FAX)를 교환한다.

4)      고객과의 합의를 통해 계약 변경 시 영업부는 제조의뢰서 상에 변경내용을 기재하여 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서에 배포한다 .

5.4.3       계약의 취소

1)     계약의 취소는 고객의 부득이한 사정으로 인한 계약취소 요청이 접수나 계약변경의 요구 시 합의를 도출하지 못하였을 경우 발생할 수 있다.

2)     계약취소의 확정 시 영업부는 제조의뢰서 상에 계약취소를 명기하여 담당임원의  승인을 득한 후 관련부서에 통보한다.

5.5             자체 개발품 제작

5.5.1       영업부는 고객으로부터 입수된 정보 (전화의뢰, 고객방문 시 얻은 정보, 기타 모든정보 포함) 등에 근거하여 자체 시장조사가 완료되면 해당부서와의 미팅을 거쳐 자체 개발품 제작에 착수 한다.

5.5.2       자체 개발품 제조의뢰서는 기존 제조의뢰서의 일련번호에서 501부터 시작하는 것으로 부여한다.

예)

5.5.3       영업부는 개발완료 된 자체 개발품에 대해 고객에게 구매의사 여부를 확인한다.

5.5.4       자체개발품에 대해 고객이 구매를 원하면 계약체결 후 판매하며 고객이 별도의 사양이나 샘플, 도면 등의 자료와 함께 의뢰를 해올 경우 개발검토 의뢰서를 이용하여 상기의 계약체결 절차에 의거 업무를 진행할 수 있다.

5.6             당사 생산설비 제작

5.6.1       당사에서 요구하는 생산설비의 제작 필요 시 이에 부응하는 장비를 선정하여 제번을 부여한 후 제조의뢰서를 발부한다.

5.6.2       당사 생산설비의  제조의뢰서는 기존 제조의뢰서의 일련번호에 301로부터 시작하는 것으로 제번을 부여한다.

5.6.3  당사 생산설비의 제작은 기존제품과 동일한 절차에 의거하여 진행한다.

예)

6.      관련절차

6.1             계약검토 기준서

6.2             계약검토 절차도

7.      기록 및 양식

품질시스템 품질매뉴얼

          개요

이 장에서는 고객에게 공급하는 당사의 제품이 규정된 요구사항에 일치하고, 명시된 품질방침 및 목표에 부합함을 보장하기 위하여 품질시스템을 수립하여 문서화 하고 적용, 관리하는 기준에 대하여 규정한다.

2.2         책임과 권한

1)      대표이사는 품질방침에 따라 제정된 품질매뉴얼을 승인하고, 이에 대한 적합성 및 효율성을 주기적으로 심사 . 평가하여야 한다.

2)      품질관리부서장은 품질매뉴얼을 제정 및 검토하고 이를 유지 관리하여야 하며, 내부품질 감사를 통하여 이의 실행여부를 확인하여야 한다.

또한, 품질시스템의 개선이 요구되거나 해당법령 및 ISO 9001규격이 변경될 때 적합성과 변경사항을 검토하여야 하고 적절히 개정하여야 한다.

①     사원은 품질매뉴얼을 준수하고, 각 부서장은 부서원의 업무 수            행 능력확보 및 유지에 필요한 교육훈련을 실시하여야 한다.

2.3         품질시스템 절차

1)      품질 매뉴얼

품질 매뉴얼은 당사의 품질방침과 품질시스템을 기술한 문서로서 품질시스템에 있어서 가장 상위 문서이며, 본 매뉴얼에 설명된 세부적인 업무내용은 해당 절차서에 구체화 되어 있다. 

본 매뉴얼은 품질매뉴얼관리 절차서 (FQ-QP-0201)에 따라 관리되어야 한다.

2)      절차서

절차서는 품질과 관련된 업무를 기술한 문서로서 품질 매뉴얼을 실행하기 위한 세부 문서이며, 정형화된 양식에 따라 관리되어야 한다

.  

3)      규정 및 지침(기준)서

규정은 업무규정 및 표준류를 수행해야 할 업무와 절차서의 내용을 구체화하고 세부적으로 기술한 문서이다.

4)      품질시스템 구조

동양반도체의 품질시스템 구조는 다음과 같다.

2.4         품질매뉴얼의 제정. 개정 및 관리

1)품질매뉴얼은 당사에서 생산하는 모든 제품의 품질관련 업무를 관리하기 위하여 ISO 9001의 취지에 부합되도록 제정된 것이다.

2)품질매뉴얼 및 표준의 제정. 승인. 발행. 배포. 개정. 회수. 폐기 및 유지에 대한 관리는 품질매뉴얼에서 특별히 정한 다음의 내용과 형식을 제외하고는 회사 표준관리에 따른다.

①    품질매뉴얼의 개정은 각 장별로 할 수 있으며, 최신 개정번호가 표기되어야  하고 배포관리는 개정된 장별로 할 수 있다.

②    품질매뉴얼의 배포는 전임원 및 각 부서의 담당자에게 배포함을 원칙으로 하고, 필요 시 추가할 수 있으며, 품질관리부서는 품질매뉴얼 배포 LIST를 작성. 보관하여야 한다.

③    품질매뉴얼의 보관 화일은 다른 표준과 달리 별도로 철하여 관리할 수 있다.

2.5         품질시스템의 감사

품질시스템의 적합성 및 효율성에 대한 내부품질감사는 감사대상업무와 직접적으로 관련이 없는 독립된 인원을 선정 실시되어야 하며,   경영자 심사를 통하여  검토되어야 한다.

2.6              품질시스템 변경

품질관리부서장은 품질시스템의 개선이 요구되거나 해당 법령 및 ISO 9001규격이 개정될 때 개정된 규격에 따라 품질시스템도 개정되어야 하고, 회사의 조직변동으로 인한 품질시스템의 변경이 있을 때 품질시스템은 변경되어야 한다.

2.7              품질계획

          품질에 대한 요구사항을 달성하기 위한 방법을 정하고, 필요한 경우 품질시스템을 구성하는 적절한 문서화된 절차 또는 규정 외에 별도로 품질계획서를 작성하여 운영한다.

1)         품질목표

2)         책임과 권한 배정

3)         적용되는 규정 또는 작업지침

4)         적합한 검증계획

5)         계획의 변경 및 수정방법

6)         목표달성을 위한 기타조치

2.8              품질시스템 실행

품질시스템에 관련된 전 부서원은 품질시스템이 효과적으로 실행되고 있는 증거로서 품질기록을 작성.유지.보관하며 조직 내 각 부서는 원활한 업무 협조로 품질시스템을 운영한다.

또한, 유효성을 검증하기 위해 내부품질감사를 년1회 이상 실시한다.

2.9              관련절차

1)             문서 및 자료관리 절차서

2)             내부품질감사 절차서

3)             품질기록 관리 절차서

A. 작성, 검토 및 승인

? 문서 식별

? 본 품질절차서는 강하넷(주)의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

? 합 의

? 회 람

B. 목차 및 개정 현황

1. 목적

본 절차서는 당사의 품질/환경경영활동이 계획된 대로 실행되고 있는지를 자체적으로 감사함으로써 품질/환경시스템의 유효성과 이행상태를 확인하여 보다 효율적인 품질/환경시스템을 유지하기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 시스템규격에 관련된 내부 품질/환경감사(이하 "내부감사"라 한다.)업무에 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 내부감사 (INTERNAL AUDIT)

품질/환경시스템의 유효성을 검증하기 위하여 회사의 업무처리 과정(PROCESS), 시스템, 절차(PROCEDURE) 등에 대해 내부감사요원에 의해 실시되는 공식적인 활동

3.2. 감사요원 (AUDITOR)

내부감사를 수행할 수 있는 자격이 부여된 자로 선임감사원(이하?심사팀장?이라 한다.)과 감사원으로 구분한다.

3.3. 적합

시스템이 구축되어 있으며 구축된 시스템대로 실시하였다는 근거를 확인할 수 있거나 시스템대로 실시하였다고 판단되는 경우

3.4. 보완요(권고사항)

3.4.1. 시스템이 구축되어 있고 구축된 시스템대로 실시하고 있으며 객관적인 근거도 확인 가능하나, 그 내용이 충분하지 못하다고 판단되는 경우

3.4.2. 동일한 사항에 대해 여러건을 확인한 결과 실시는 하고 있으나 그 중 1～2건이 담당자의 실수로 객관적인 근거를 확인하기가 어려운 경우

3.5. 부적합

시스템이 구축되어 있지 않거나 구축된 시스템이 이행되었다는 객관적인 근거를 확인할 수 없는 경우

4. 책임과 권한

4.1. 관리부서장

4.1.1. 내부감사체제를 유지하며 내부감사를 계획하고 시행한다.

4.1.2. 감사결과 부적합사항에 대해서는 해당부서에 시정조치를 요구하고 결과를 확인한다.

4.2. 피감사부서장

4.2.1. 내부감사가 효율적으로 실시될 수 있도록 협조

4.2.2. 감사결과에 따라 필요한 시정조치를 계획하고 수행한다.

4.3. 감사요원

4.3.1. 내부감사를 수행하며 수행시 필요한 각종 관련자료의 제출을 요구할 수 있다.

4.3.2. 필요한 관계자의 답변을 요구할 수 있다.

4.3.3. 기타 감사의 수행에 필요한 책임과 권한을 갖는다.

4.4. 심사팀장

감사시 발생할 수 있는 분쟁의 조정, 감사팀 내 업무의 배분 등으로 감사가 원할히 진행되도록 한다.

5. 업무절차

5.1. 감사의 구분

5.1.1. 정기감사

연간 감사계획에 의해 품질/환경업무를 수행하는 전 조직을 대상으로 년 1회이상 정기적으로 실시하여야 한다.

5.1.2. 특별감사

연간 감사계획에서 정한 감사 이외에 다음의 사유로 인해 내부감사 주관부서장이 필요하다고 판단될 때 실시하는 비정기적인 내부감사

(1) 품질/환경시스템의 기능에 중대한 변경이 있을 경우

(2) 동일 지적사항의 재발, 중대한 품질/환경문제 발생 및 그러한 우려가 있을 경우

5.2. 내부감사 업무절차

5.2.1. 감사계획 수립

(1) 내부감사 주관부서장은 품질/환경업무를 수행하는 전부서를 대상으로 연간감사일정표(첨부 1)를 수립하여 대표이사의 승인을 득한다.

(2) 연간 감사계획에는 부서명, 부서별 해당 시스템 요소, 감사 시행월, 계획대비 감사 실행여부를 체크할 수 있도록 작성한다.

(3) 감사주기는 1년을 원칙으로 하여 실시한다.

(4) 내부감사는 연간계획에 의한 정기감사 이외에 수시감사가 필요한 경우 별도의 감사계획을 수립한다.

(5) 년간 감사계획은 조직이나 업무분장 등의 변동이 있을 경우에는 변경내용을 반영하여 개정한다.

5.3. 감사팀 구성

5.3.1. 감사요원 자격요건

(1) 회사 근속경력 3년 이상인 자 또는

(2) 경영기획, 품질관리담당자 및 환경관리인

5.3.2. 주관부서장은 연간 감사계획에 따라 세부 감사일정이 확정되면 감사요원으로 자격이 인정된 사람중에 심사를 수행할 업무에 소속부서와 책임이 없는 사람으로 감사팀을 구성한다.

5.3.3. 감사팀은 수행해야할 심사범위에 따라 1인 이상으로 구성할 수 있으며 2인 이상일 경우에는 선임자 또는 감사 수행경험이 많은 감사요원을 선임감사원으로 선정한다.

5.4. 감사계획 통보

5.4.1. 세부감사일정 및 감사팀이 결정되면 내부감사 담당자는 감사계획서(첨부 2)를 작성하여 감사대상 부서에 감사 2주전까지 통보한다.

5.4.2. 감사계획서에는 감사일시, 부서명, 감사기준, 감사요원이 나타나도록 한다.

5.5. 감사 체크리스트 작성

5.5.1. 감사팀은 감사실시 이전에 모임을 가져 부서별로 감사체크리스트(첨부 3)를 작성한다.

5.5.2. 감사체크리스트에는 내부감사 주관부서에서 기 작성된 것을 활용할 수 있다.

5.5.3. 체크리스트에는 시스템규격의 해당요건이 점검될 수 있도록 하며 또한 전회감사에서 지적된 부적합사항과 권고사항 등의 조치결과도 확인할 수 있도록 한다.

5.6. 감사의 실시

5.6.1. 감사요원의 의무사항

(1) 관련사규 및 법규 등 객관적 사실과 증거에 의한 확인 및 판단을 하여야 한다.

(2) 공정한 감사를 수행하여야 하며 피감사부서의 오류 및 부적합사항을 간과해서는 안된다.

(3) 감사중 발생하는 피감사부서의 개인신상에 관한 기록은 남겨서는 안된다.

(4) 감사시 알게되는 정보, 자료 및 기밀을 정당한 절차 없이 타인에게 누설해서는 안된다.

5.6.2. 감사실시 및 감사요령

(1) 감사요원은 감사업무 대상에 대해 감사체크리스트를 기준으로 하여 질문, 업무진행 상태 및 증빙자료의 검토 등을 통하여 해당 품질/환경시스템의 요건과 일치하는 지를 확인한다.

(2) 감사팀장은 감사가 중복되거나 누락되는 부분이 없도록 하며 감사체크리스트 이 외에 필요한 사항은 추가하여 실시하도록 한다.

(3) 감사요원은 감사체크리스트에 항목별 감사결과를 체크하고 감사중 확인된 문서 및 기록명, 제품명 및 발생장소 등을 객관적인 감사실시의 증거로 기록 또는 첨부할 수 있다.

(4) 감사요원은 감사중 발견된 부적합사항에 대해서는 그 원인의 파악이 가능하도록 심도 있게 파악하여야 한다.

5.7. 감사 후 회의 및 시정조치

5.7.1. 감사팀은 감사가 완료된 후 감사전 회의와 같은 방법으로 감사결과 양호한 점과 부적합사항 등 감사내용을 종합하여 피감사부서장과 부서원에게 설명하고 감사를 종료한다.

5.7.2. 부적합사항 통보

(1) 감사팀장은 감사결과 부적합사항에 대해 시정/예방조치요구서에 내용을 기록하여 피감사부서에 시정조치를 요구한다.

5.7.3. 시정조치 실시

피감사부서장은 완료예정일까지 적절한 시정조치를 실시하고 보완요구사항에 대해서도 필요한 조치를 실시한다.

5.7.4. 시정조치 검증

(1) 시정조치 실시 확인은 명기된 시행일정이 경과한 후 감사당시의 감사원이나 감사 주관부서 담당자가 실시한다.

(2) 시정조치 확인심사는 시정조치 실시현장 또는 자료를 통해 다음사항에 대해 확인한다.

① 시정조치 요구사항의 만족 여부

② 부적합의 재발방지 또는 조치의 효과성

(3) 확인 결과 시정조치가 만족스럽지 않을 경우에는 피감사부서에 시정조치 일정을 재설정 해주고 상기와 같은 절차로 확인한다.

(4) 부적합사항은 확인감사에 의해 시정조치가 검증되고 확인되면 확인결과를 기록하거나 조치결과가 데이터로 나타나는 경우는 데이터를 첨부하여 주관부서에게 보고하고 종결한다.

(5) 시정조치 결과 품질/환경시스템의 변경이 필요한 사항은 해당부서에서 검토하여 개정한다.

5.8. 감사결과의 보고

감사담당자는 감사 종료후 다음의 사항이 포함된 감사보고서(첨부 4)를 작성하여 대표이사에게 보고한다.

5.8.1. 피감사부서 및 감사요원

5.8.2. 감사실시 일정 및 기준

5.8.3. 감사결과 부적합사항

5.8.4. 가능한 경우 부적합에 대한 피감사부서의 시정조치 계획 또는 결과

5.8.5. 품질/환경시스템의 적절성 및 효율성에 대한 종합 의견

5.9. 평가 및 경영자검토

5.9.1. 감사주관부서는 감사결과를 분석하고 종합하여 정기적으로 경영검토 자료로 반영하여 경영검토회의에서 전반적인 품질/환경시스템의 효율성에 대해 검토되고 평가되도록 한다.

5.9.2. 검토 결과 품질/환경시스템의 개선이 요구되는 사항은 주관부서에서 해당되는 부서에 시정조치를 요구하며 해당부서에서는 조치계획을 수립하여 개선하도록 한다.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 경영목표관리 절차서 (문서번호 KH-QP-501)

7.2. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.3. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.4. 시정조치 및 예방조치 절차서 (문서번호 KH-QP-805)

8. 첨부

8.1. 년간감사일정표 (첨부 1)

8.2. 감사계획서 (첨부 2)

8.3. 감사체크리스트 (첨부 3)

8.4. 감사보고서 (첨부 4)

품질관리 분임조 규정

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 당사의 품질관리 분임조활동(이하 “분임조”라 한다)과 관련된 제반사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 분임조활동에 대하여는 타 규정에서 특별히 정하는 것이 있는 외는 이 규정에 의한다.

제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “분임조”라 함은 회사내에서 품질관리활동을 조직적으로 실천하는 소집단을 말한다.

2. “분임조회합”이라 함은 품질관리와 관련하여 선정된 주제에 대해 전분임조원이 발언, 토의, 아이디어를 창출하고 이를 해결, 실천해 나가는 조직활동을 말한다.

제4조(주관부서장) 분임조활동에 관한 1차적 관리감독업무는 소속 부서장이 주관하여 최종 지도, 평가업무는 TQC사무국에서 주관한다.

제5조(추진위원회) 회사는 전사적 품질관리체계 구축을 위해 본사에 TQC추진위원회를 설치, 운영한다.

제6조(조직구성) ① 추진위원회의 위원장은 사장이 되며 위원은 사장이 임명한 임원으로 선출한다.

② 추진위원회의 소관업무는 사무국에서 처리한다.

③ 추진위원회의 지도위원과 실무위원 약간명을 둘 수 있다.

제2장 편성 및 등록

제7조(분임조의 편성) 분임조의 편성기준은 다음 각 호에 의한다.

1. 분임조 편성 대상은 〇급이하 기능직사원으로 하며 1인 1분임조 참가를 원칙으로 한다.

2. 분임조는 과, 반단위로 편성하되 동일공정 동일업무 종사자로서 7명이내로 편성함을 원칙으로 한다.

3. 분임조장은 분임조원이 선출함을 원칙으로 하되 경우에 따라 직 · 반장 또는 조장이 분임조장의 역할을 한다.

4. 분임조 편성시엔 실무위원, 부서장 또는 TQC사무국의 지도를 받아 편성한다.

제8조(분임조의 등록) 편성된 분임조에 대한 등록기준 및 절차는 다음 각 호와 같다.

1. 분임조장은 분임조 등록 관리카드를 2부 작성, 해당부서장의 승인을 받아 TQC사무국에 제출한다.

2. TQC사무국에서는 전호에 의해 제출된 카드를 검토, 이상이 없을 시는 등록번호를 부여하고 그 1부는 해당부서로 반송한다.

제9조(분임조의 변경) 분임조의 재편성 및 분임조원의 변동이 있을 시 해당 분임조장은 그 내용을 TQC사무국에 통보하여야 한다.

제3장 분임조 활동

제10조(분임조활동의 방침) 분임조활동을 효율적으로 실시하기 위하여 각 분임조는 그 운영방침을 설정하여야 한다.

제11조(분임조활동의 주제선정) 분임조활동의 주제선정에 있어 주제의 선정기준은 다음 각 호와 같이 한다.

1. 분임조원 전원이 참여할 수 있는 것으로서 부서내에서 중요하다고 판단되는 과제를 선정한다.

2. 문제해결이 가능하며 성과를 확인하기 쉬운 것으로 하고, 과제 선정이유 및 목적을 분명히 해야 한다.

3. 분임조원들로 하여금 의견을 제출토록하여 이를 토대로 주제를 선정하되 상급자의 지적사항, 클레임 발생사항, 상급자가 정한 사항등을 선정할 수도 있다.

4. 그 해결 소요시간이 가능한 단기간인 것으로 선정함을 원칙으로 한다.

제12조(주제등록) 선정된 주제는 소속 부서장의 승인을 거쳐 TQC사무국에 등록하여야 하며 소속부서및 TQC사무국에서는 그 진행과정을 관리하여야 한다.

제13조(분임조회합일지) 각 분임조는 회합후 필요 회합일지를 작성하여야 하며 회합일지의 관리 절차는 다음 각 호와 같다.

1. 각 분임조는 회합 후 그 내용을 일지에 작성하여 실무위원에게 제출하여야 한다.

2. 실무위원은 제출된 일지를 토대로 분임조에 대한 조언과 방향을 설정하고 소속 부서장에게 보고한다.

3. 소속 부서장은 회의 내용을 검토한 후 의견을 기록하여 TQC사무국에 제출한다.

4. TQC사무국은 일지를 검토한 후 최종의견을 기록, 소속부서에 반환한다.

제14조(분임조 활동의 결과보고) ① 분임조장은 주제가 완료되면 분임조활동 결과보고서를 작성하여 소속 부서에 보고한다.

② 소속 부서의 실무위원 및 부서장은 분임조활동 결과보고서를 검토, 의견란에 의견을 제시하여 TQC사무국에 제출한다.

제15조(분임조 회합방법) ① 분임조장은 회합 3일전에 분임조원, 실무위원, 소속 부서장에게 회합사항을 통보하여야 하고 분임조원 전원이 참석할 수 있도록 조치하여야 한다.

② 부서장은 월 3회이상 부서별 분임토의 날을 정하여야 한다. 단, 이 경우 근무시간외의 시간을 활용하도록 노력하여야 한다.

③ 부서장은 소속 부서 분임토의 날에 필히 참석하여 교육 및 조언을 하여야 한다.

④ 분임토의는 정기회의와 필요시 임시회의를 가질 수 있다.

⑤ TQC사무국의 지도 및 조언이 필요할 시엔 그 내용을 기록하여 1일전에 당해 사무국에 제출해야 한다.

제16조(회합비지급) 회사는 분임조회합에 필요한 회합비를 지급할 수 있으며 그 기준금액등은 별도로 정한다.

제17조(분임조활동 발표회) ① 분임조활동의 지속적인 유지 발전을 위해 발표회를 개최할 수 있다.

② 발표회는 부서발표회와 전사발표회로 구분하며, 전사발표회는 년 1회 개최한다.

제18조(분임조활동 교류회) 분임조간의 상호계발과 기술습득 및 정보교환을 위하여 각 분임조는 사내, 외 교류회를 실시할 수 있다.

제19조(교육의 실시) TQC사무국은 연간교육계획에 의거 전 사원을 대상으로 QC교육 및 관련 교육을 실시하여야 한다.

제20조(기타) 이 규정에서 정하지 않은 사항등은 별도의 세부지침을 수립, 운용한다.