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문서철 제목 :

A. 작성, 검토 및 승인

0 문서 식별

0 본 품질․환경절차서는 (주)www.kangha.net의 품질․환경경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

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B. 목차 및 개정 현황

1. 목적

규정된 요구사항의 적합성과 품질․환경시스템의 효과적인 운영을 입증하고 기술축적을 위한 기록의 제공을 목적으로 한다.

2. 적용범위

품질․환경시스템의 유지관리 결과 발생하는 품질․환경기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존, 처분 및 관리에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 품질․환경 기록

품질․환경시스템의 이행결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질․환경시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2. 보존/보존연한

“보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다. “보존연한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3. 이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4. 처분

보존연한이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 경영본부 소장

품질․환경시스템기록을 위한 문서고를 유지관리하며, 각 본부의 요청을 받아 품질․환경기록을 보존한다.

4.2. 각 소장, 본부장

4.2.1. 업무수행 과정에서 발생된 품질․환경기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리와 보관/보존연한을 결정할 책임과 권한이 있다.

4.2.2. 보존기간이 경과된 기록에 대하여 본 절차서에 따라 처분할 책임이 있다.

5. 업무절차

5.1. 관리대상 품질․환경기록 및 보존기간

당사에서 관리하는 품질․환경기록의 대상은 다음과 같으나 이에 국한되지는 않는다. 또한 보존기간은 최소한의 보존기간이며 상황에 따라 조정될 수도 있다.

5.1.1. 경영검토 기록- 5년

5.1.2. 능력, 인식 및 교육훈련 기록 - 영구

5.1.3. 제품실현 기획기록 - 5년

5.1.4. 계약검토 기록 - 3년

5.1.5. 설계 및 개발입력 기록- 3년

5.1.6. 설계 및 개발검토 기록- 3년

5.1.7. 설계 및 개발검증 기록- 3년

5.1.8. 설계 및 개발유효성 확인 기록- 3년

5.1.9. 설계 및 개발 변경관리 기록- 3년

5.1.10. 외주업체 평가 기록- 3년

5.1.11. 생산 및 서비스 프로세스에 대한 유효성확인 기록- 3년

5.1.12. 추적성 관리 기록- 3년

5.1.13. 고객자산관리 기록- 3년

5.1.14. 내부감사 기록 - 3년

5.1.15. 제품에 대한 모니터링 및 측정 기록 - 3년

5.1.16. 부적합품 관리 기록 - 3년

5.1.17. 시정조치 기록 - 3년

5.1.18. 예방조치 기록 - 3년

5.1.19. 기타 업무수행 중 발생된 고객요구 기록 및 당사관리 기록- 1년

5.2. 식별

5.2.1. 각 소장, 본부장은 품질․환경활동을 통하여 발생되는 관리대상 품질․환경기록을 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 관련업무 단위로 식별 및 검색이 용이하도록 한다.

5.2.2. 품질․환경기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

5.3. 수집 및 색인

5.3.1. 품질․환경기록의 수집은 발생순서에 따라 수집하고 파일의 색인목록표에 순서별로 기입한다.

5.3.2. 품질․환경기록 파일링의 분류코드는 ISO 9001(2000) / ISO 14001(1996) / KS A 14001(1996)의 요건에 따른다.

예) QP - MS - 1 또는 HQEF - MS - 11

① ② ③

예) QP - Q811 - 001 또는 HQEP - P811 - 001

① ② ③ ① ② ③

(1) ①은 HyeWon Quality Procedure 의 머리글자 HQEP로 나타낸다.

(2) ②는 ISO 9001/ ISO 14001(1996) / KS A 14001(1996)의 요건 “4. 품질․환경경영시스템”에 해당한다. (문서번호)

(3) ③은 해당요건의 일련번호를 기입한다.

단, 양식의 특성상 상기의 방법이 곤란한 경우 간편하게 양식번호로 파일링 할 수 있다.

5.4. 기록별 문서분류 - 별첨

5.5. 파일링

5.5.1. 품질․환경기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링 되어야 한다.

5.5.2. 품질․환경기록은 매 건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질․환경기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.5.3. 문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 하며 경우에 따라 상철도 허용한다.

5.5.4. 규격은 A4 Size를 기준으로 하고 그 외의 규격은 경우에 따라 A4 Size로 축소 또는 확대 복사하여 철한다.

5.6. 보관 및 보존

5.6.1. 보관

(1) 품질․환경기록은 노화 또는 손상을 방지하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관하여야 한다.

(2) 품질․환경기록은 해당 소장, 본부장의 허락없이 제거되거나, 외부로 반출되어서는 안된다.

5.6.2. 보존

(1) 품질․환경기록의 보존연한은 각 소장, 본부장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법 등) 연한을 우선하여 따른다.

(2) 품질․환경기록 이관은 보관기간이 지난 품질․환경기록으로 한다.

(3) 경영본부 소장은 이관기록 목록표를 검토, 확인하고 유지한다.

(4) 이관은 경영본부 소장이 주관하여 “매년 2월경”에 이관한다.

5.7. 처분

5.7.1. 보존기간에 경과된 문서의 처분은 보존연한이 경과되었거나 계속 보존할 필요가 없다고 인정되는 문서를 경영본부 관리하에 주관부서에서 처분한다.

5.7.2. 처분은 소각을 원칙으로 하여 품질․환경기록의 계속 보존이 필요한 경우 관련 소장, 본부장은 부서내 협의를 거쳐 경영본부에 통보한다.

6. 품질․환경기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 품질․환경시스템 관리 절차서(문서번호 QP-MS-1)

7.2. 문서관리 절차서(문서번호 QP-MS-2)

8. 첨 부

8.1. 품질․환경기록 관리대장(첨부 1)

8.2. 이관기록 목록표(첨부 2)

8.3. 기록별 문서분류대장(첨부 3)