Live Your Best Life !!!

기록관리지침서

기록관리지침서

1. 문서기록관리 지침서 운영

1.1. 적용 범위

본 지침서는 당사에서 보유하고 있는 문서 및 향후 당사에서 작성, 사용되는 모 든 문서의 분류 및 기록, 보관, 검색, 이관, 보존, 폐기 등에 관하여 적용한다.

1.2 목 적

본 지침서는 당사에서 발생되는 모든 문서를 다음과 같은 목적에서 체계적으로 분류 및 기록, 정리, 보관, 보존 및 폐기하기 위한 절차를 정한 것이다.

(1) 문서의 효율적 활용 및 신속한 검색

(2) 불필요 문서의 폐기

(3) 중복 발행, 보관의 방지

(4) 집기, 비품의 유효한 활용

(5) 정보자료의 축적과 공유화

(6) 업무능률 향상

(7) OA 고도화 기반 조성

1.3 책임과 권한

(1) 품질․환경경영팀장

품질경영팀장은 모든문서의 적절한 관리를 위하여 해당부서(팀)장과 협의하여 파일링 시스템의 유지, 기록 관리를 할 책임과 권한이 있다.

(2) 전 부서장

전 부서장은 파일링시스템과 연관한 용품 및 비품의 구입을 품질․환경경영팀장과 협의하여 결정하고, 문서의 효율적인 기록관리를 위하여 문서고의 적절한 운영 및 유지 관리를 하여야 할 책임과 권한이 있다.

1.4 규정 및 절차의 운영

문서기록관리에 대한 규정 및 절차의 운영은 다음과 같은 우선순위를 적용한다.

(1) 일반규정(문서관리기록규정)

(2) 파일링시스템 운영지침

2. F/S 의 개요

2.1 F/S 의 정의

FILING SYSTEM 이란 업무를 수행하면서 발생되는 모든 문서, 자료, 도면, 장표

등을 필요에 따라 즉시 이용할 수 있도록 그 발생에서부터 조직적이고 체계적으로

분류정리한 후 보관 및 보존의 단계를 거쳐 제도적으로 폐기시키는 일련의 문서관 리 종합SYSTEM 이다.

2.2 Filing 의 기본 원칙

Filing System 을 도입하는 데 있어서 “원 베스트 원칙” (ONE IS BEST !) 을 기본원칙으로 채택한다.

ONE LOCATION 한 장소에서 보관한다.

ONE FILE 묶어서 관리한다.

ONE PAPER 보고서는 한장으로 정리한다.

ONE ORIGINAL 원본을 한장 보관한다.

ONE SIZE A4 1종으로 한다.

ONE SYSTEM 보관에서 보존까지 기능적으로

“ onE IS BEST "

2.3 F/S에 임하는 자세

2.3.1 전원 참가

Filing은 전원이 동참하여 시스템을 구축해야 가능한 것이고 일부부서 만이 또는 극히 일부의 개인만이 F/S를 실시한다고 해서 파일링의 목적을 달성할 수 있는 것은 아니다. 따라서 전원이 참가함으로써 우리가 기대하는 파일링의 효과를 거둘수 있다.

2.3.2 규칙(방법)의 준수

파일링은 일종의 문서를 관리기록 하는 룰(Rule)이다. 정해진 규칙을 준수하지 않고 부서 또는 개인의 마음대로 파일링을 한다면 정보의 공유화 등 파일링의 소기의 목적을 달성할 수 없다. 따라서 반드시 정해진 룰을 준수해야 한다.

2.3.3 사물화의 방지

사내의 기록과 자료는 누구든지 이용가능한 상태로 관리되지 않으면 문서로서의 가치가 없어지므로 개인의 책상에 넣는다거나 개인의 보관형태로 사물화 하는 것은 절대로 금한다.

2.3.4 부수(COPY)의 제한

보관문서는 방심하면 곧 증가하게 된다. 자료는 많아야 효용이 있다고는 할수 없다. 따라서, COPY의 작성, 배포시에는 꼭 필요한 것인가를 한번 더 생각하고 될 수 있는 한 줄인다. 자료의 수집도 꼭 필요한 것만 하도록 한다.

2.3.5 문서배포선의 억제

필요이상의 많은 문서를 작성, 인쇄, 배포하지 않도록 한다. 수신부서의 문서의 필요성에 대하여 세심한 검토를 한 후 배포한다.

2.3.6 1건 1매 주의

1장의 문서에는 1가지 내용만을 수록하여 기능에 따른 정확한 분류가 되도록 한다.

2.3.7 버리는 습관

사용목적이 완료된 문서는 즉시 버린다. 사용하는 화일에 불필요한 문서가 편철되지 않게 CHECK 하는 습관을 갖는다.

2.3.8 Filing 의 생활화

퇴근시에는 당일 처리한 문서에 대해 정리․정돈 및 파일링을 하고 항상 청결을 유지한다.

2.4 용어의 정의

(1) Filing 의 Soft Ware분류 및 기록

파일링에서의 S/W 는 “분류” 이다. 분류를 하기 위한 뼈대를 세우는 작업이 “ 문서분류기록체계표” 수립인 것이다.

(2) Filing 의 Hard Ware관리

파일링의 H/W는 분류를 쉽게하고 검색의 신속화를 위해서 비품 및 용품을 사용하는데 이것이 파일링의 하드웨어이다. 비품이란, 2단/4단 파일박스, 케비넷 , 책장, 책상등 정보를 보관할 수 있는 집기류를 말한다. 용품이란, 정보의 개체들을 일정한 기준하에 묶을 수 있도록 만든 파일류들인데 홀더, Binder , 전산화일, 스티커, 화스너 등이 이에 속한다.

(3) 홀더( Folder )

홀더란, 원래 접는사람, 접는기구란 뜻인데 일반적으로 서류를 철하는 기구라고 통칭한다.

(4) 조견표 : 홀더에 파일명을 써넣을수 있도록 돌출된 부분

(5) 화스너(fastener) : 홀더에 부착시켜 문서를 편철하기 위한 용구

(6) 파일 : 홀더에 문서를 편철해 놓은 것

(7) 파일에이드(Aide) : 파일을 담아놓은 종이로 만든 박스를 포함하여 책상 등 케비넷 등을 말한다.

(8) 보관 : 당해연도에 완결된 문서를 해당부서에서 보존에 들어가기 까지 관리 하는 것

(9) 이 관 : 보관문서를 보존서고로 옮기기 위한 절차 및 행위

(10) 보 존 : 보관기간이 만료된 문서를 보존서고로 옮겨 소정의 기간동안 관리하 는 것

(11) 보존년한 : 문서를 적정한 기간동안 관리하기 위하여 설정한 연한

(12) 폐 기 : 보존년한이 경과한 문서를 세단 또는 소각하여 버리는 것

2.5. Filing 도구(H/W)

2.5.1 Filing 비품분류

2.5.2 Filing 용품분류

3. F/S 단계별 세부 실무기법

3.1 F/S 실시단계

3.2 분 류 ( Grouping )

FILING SYSTEM에 있어서 가장 기본적이고 중요한 작업단계로, 명확하고 합리적인 분류에 의해서 이후 수행될 각 단계별 작업의 성사 여부가 결정된다. 따라서, 부서(팀)장을 중심으로 각부서(팀)원 전원의 합의 아래 각부서(팀) 업무에 대한 명확한 파악과 합리적인 업무분류가 선행되어야 한다. 분류시 사용하는 것이 문서 분류체계표이다.

3.2.1 문서분류기록체계

(1) 정의

문서의 발생에서 폐기까지 일괄정리 및 기록를 기본으로 누구든지 용이하게 목적하는 문서를 기록, 검색하고 , 문서 공유화의 KEY를 제공하기 위한 체계표를 말한다.

(2) 문서분류번호 부여의 원칙

1) 최종분류번호 사용의 원칙

문서번호는 항상 최종분류한 번호를 사용한다. 마지막 분류가 4차분류 였다면, 4차분류번호를 사용한다.

2) 주된 분류번호 사용의 원칙

한 문서가 2개 이상의 다른 기능에 연관이 있을 때에는 가장 주된 기능의 분류번호를 사용한다.

3) 상위분류번호 사용의 원칙

최종 분류항목 전부 또는 일부에 공통적으로 관계되는 문서에 대하

여는 상위 분류번호를 사용한다. 가령, 2차분류번호에는 해당하지만 3차분류번호에는 해당 기능(분류항목)이 없을 때를 말한다.

4) 일관성의 원칙

조직이나 업무 변경시외에는 확정된 문서분류체계에 의하여 담당자가 바 뀌어도 그 일관성 및 계속성이 유지되도록 해야한다.

5) 유사성의 원칙

유사, 관련업무 항목별로 모아서 GROUPING 하되, 업무진행에 따른 발 생순으로 분류하여 검색 및 활용이 용이하도록 한다.

3.2 분 류 ( Grouping )

FILING SYSTEM에 있어서 가장 기본적이고 중요한 작업단계로, 명확하고 합리적인 분류에 의해서 이후 수행될 각 단계별 작업의 성사 여부가 결정된다. 따라서, 각부서(팀)장을 중심으로 부서(팀)원 전원의 합의 아래 부서(팀) 업무에 대한 명확한 파악과 합리적인 업무분류가 선행되어야 한다. 분류시 사용하는 것이 문서분류체계표이다.

3.2.1 문서분류체계

(1) 정의

문서의 발생에서 폐기까지 일괄정리를 기본으로 누구든지 용이하게 목적하는 문서를 검색하고 , 문서 공유화의 KEY를 제공하기 위한 체계표를 말한다.

(2) 문서분류번호 부여의 원칙

1) 최종분류번호 사용의 원칙

문서번호는 항상 최종분류한 번호를 사용한다. 마지막 분류가 4차분류 였다면, 4차분류번호를 사용한다.

2) 주된 분류번호 사용의 원칙

한 문서가 2개 이상의 다른 기능에 연관이 있을 때에는 가장 주된기능의 분류번호를 사용한다.

3) 상위분류번호 사용의 원칙

최종 분류항목 전부 또는 일부에 공통적으로 관계되는 문서에 대하여는 상위 분류번호를 사용한다. 가령, 2차분류번호에는 해당하지만 3차분류번호에는 해당 기능(분류항목)이 없을 때를 말한다.

4) 일관성의 원칙

조직이나 업무 변경시외에는 확정된 문서분류체계에 의하여 담당자가 바 뀌어도 그 일관성 및 계속성이 유지되도록 해야한다.

5) 유사성의 원칙

유사, 관련업무 항목별로 모아서 GROUPING 하되, 업무진행에 따른 발 생순으로 분류하여 검색 및 활용이 용이하도록 한다.

6) 획일성의 원칙

분류번호의 결정이 곤란할 때에는 팀장의 결정에 따르며 한번 결정된 기준은 획일성을 가져야 한다.

7) 합철시 상위분류번호 사용의 원칙

최종 분류번호에 따라 분류한 기능의 문서량이 적을때에는 여러 기능의 문서를 하나의 파일로 구성(합철)하였을 때에도 차상위 분류번호를 사용한다.

3.2.2. 문서분류체계표의 수정

문서 분류 체계표의 수정을 원하는 각부서장은 품질․환경경영대리인에게 문서분류의 수정을 요청하여 주관팀(각부서장, 품질․환경경영팀) 의 확인하에 새로운 분류코드의 추가나 수정을 할수 있다. 수정한 원본은 2부를 작성하여 각부서팀 및 품질․환경경영팀에 송부하여야 한다.

3.2.3. 전사 공통분류체계의 적용

① 각부서(팀)의 고유기능에 속하는 문서는 부서(팀)의 공통에 분류되어 서는 안된다.

② 문서관리기준표는 문서의 분류, 보관, 검색의 기준이 되므로 전 부서

(팀)원이 용이하게 활용할 수 있도록 부서(팀) 공통의 서무 BOX에 보관한다.

3.2.4 세분류 (4차분류) 작성 방법

∙ 거래선별, 지역별, ITEM별, PROJECT 별

∙ 주제별(표제별) : 정해진 표제로 주기적으로 작성, 배포되는 문서

∙ 세분류 CODE는 아라비아 숫자로 부여하되 두자리 (01, 02～10) 숫자 를 사용할 수 있다.

3.2.5 동일한 파일의 처리(부수가 추가될 경우)

∙ 동일한 FILE 인 경우는 동일한 CODE를 부여하고 구분이 필요한 경우 FILE NAME 뒤에 표기(1),(2),(3)등으로 구분한다.

3.2.6 문서분류체계표 점검

품질․환경경영팀장은 매년초 문서분류체계표의 효율성 및 합리성을 점검하여 1 년에 1회 이를 수정할 수 있다.

3.3 보존년한

3.3.1 보존년한 설정

(1) 보존년한은 문서의 LIFE CYCLE을 관리할수 있는 가장 중요한항목 으로써 기본 보존년한은 3년이하를 원칙으로 하되, 다음과 같이 보존년한을 현실에 부합되도록 설정한다.

(2) 설정순서

① 업무담당자별, 문서단위 (FOLDER 단위) 별로 작성

② 작성된 보존년한 부서(팀)장이 승인

③ 유효성을 확인하여 년 1회 개정 및 보완작업

(3) 보존년한 설정기준

• 상법, 세법, 노동법 등 법률상의 보존년한을 우선적으로 따른다.

• 보존년한은 문서의 ‘ 생산년도’의 다음해 1월 1일 부터 기산하여 보존기간이 끝나는 년도의 12월 31일까지로 하며 동일 FOLDER 에서는 보존기간이 가장 긴 문서를 기준으로 한다.

• 보존년한의 결정권은 특별한 경우 이외에는 해당팀장이 갖는다.

• 대상은 가능한한 구체적으로 결정한다.

(회사에 있어서 특히 중요한 문서는 영구 라는 식의 애매한 규정 이 아니라 대상문서를 구체적으로 결정한다.)

• 발신처 (원본 발생부서)에서 보존년한을 결정한다.

• 예시되지 않은 문서는 과거의 활용빈도를 참고하여 결정한다.

3.3.2 보존년한 설정단위 : 소분류 단위로 한다.

3.3.3 보존년한의 구분

(1) 보존년한은 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 0년 (수시 또는 사용후 폐기)의 6단계로 구분한다.

(2) 보존년한 설정시 동일 문서의 원본을 기준으로 하여 설정하고 사본은 1년을 보존년한으로 설정함을 원칙으로 한다.

예) 인사발령 통보 : 인사부서 - 5년

기타부서 - 회람 후 페기 또는 1년

3.3.4 보존년한 기산의 룰

특수한 경우를 제외하고는 보존년한의 기산은 아래와 같다.

문서생산년도(당해년도 1.1~12.31) + 보관(1년) + 보존기간(?) = ?

3.4 Filing 방법 (문서편철)

파일조사표(list up)작성과 예비분류가 완결된 후, 상세분류를 한 후 개별후 FOLDER에 편철하여 FILE을 작성한다

3.4.1 개별 FOLDER의 구조

(표면) (이면)

* FOLDER LABEL 기재사항

3.4.2 문서의 편철 방법

(1) 좌철을 원칙으로 하되, 편철할 문서의 편의에 따라 상철도 가능함.

(2) 1개 FOLDER당 편철되는 문서의 양은 150매 내외 (약 2cm)가 되도록 한다.

(3) 년도별로 구분하여 편철하되 당해년도외의 문서중 그양이 적을 때는 합철도 가능함.

(4) 1건 문서별로 완결일자 순으로 편철한다. (최근의 것이 위로 오도록)

(5) 편철하기 전에 재차 보관 여부를 확인하고 중요 문서의 원본은 정확히 편철 한다.

3.4.3 FOLDER STICKER 기입

(1) 기재요령

개별 FOLDER에는 조건표 STICKER를 부착하고, 하기요령과 같이 분류CODE, 파일명칭 을 기록하여 보관 검색이 용이 하도록 한다.

① : 최종분류 번호를 기재

② : 작성년도를 기재

③ : 파일명을 기재

④ : 보존년한을 기재

⑤ : 폐기년도를 기재

3.4.4 화일 BOX기재 요령

▶ 필히 NAME PEN으로 기재를 하고, 수정시는 고무지우개로 지워서 수정한다.

▶ PC로 작성하여 접착 아스티지를 사용하여 부착할 수 있다.

3.5 비규격 문서의 Filing

3.5.1 도서

세웠을 때 배면이 보이는 것은 별도의 서가에 모아서 관리하고 ,배면이 보이지 않는 것은 일반문서와 동일하게 관리한다.

3.5.2 전산바인더(화일)

① 좌철로 배면이 있는 경우

• 배면밑에서 10 cm 상단에 스티커(양식1)를 부착한다.

• 앞면은 우측상단에서 2cm , 우측 끝에서 2cm 간격으로 스티커(양식2)를 부착한다.

② 상철로 배면이 없는 경우

• 측면 우측위에서 2cm 하단에 스티커(양식1)를 부착한다.

• 앞면은 우측 상단위에서 2cm 우측 끝에서 2cm 간격으로 스티커(양식2)

를 부착한다.

(양식1) (양식 2)

3.5.3 Binder

① 회사 표준 규격의 바인더 지정(품질․환경경영팀)

② 바인더 겉표기

전산화일의 좌철로 배면이 있는 경우와 같이 표기한다.

3.5.4 서식

내용이 기재되지 않은 빈서식은 파일 및 파일에이드를 사용하여 정리한다.

3.5.5 전표

① 일단위에 관계없이 한묶음이 최대 10cm를 초과해서는 안된다.

② 전표 배면에 필히 날짜를 기록하여 보관한다.

③ 사무실에는 당월 포함 2개월전의 전표까지만 보관한다.

④ 그 이전의 전표보관은 별도의 서고에 보관한다.

⑤ 3년이 경과한 전표는 별도의 카트리지 박스에 수용하여 보존서고에 보관한다.

3.5.6 도면 : 도면관리규정(HQEP-01-01)에따라 관리한다.

3.5.7 디스켓 관리

문서분류체계와 동일하게 관리하되, 자체부서에서 별도의 책임자를 지정 관리하며 필히 라벨을 부착하여 분실 및 내용을 파악할 수 있게끔 한다.

3.6 보관

현재 진행중 또는 진행완료된 문서를 사무실에 보유 관리하는 것을 보관이라 하며

보관은 검색, 활용에 편리한 방법으로 행해져야 한다. 또한, 문서는 작성 후 점차 적으로 그 활용빈도가 줄어들며, 1년후가 되면 거의 활용치 않게 되므로 문서의 보관 단위 및 보관형태는 이러한 개념에 입각하여, 각 팀의 실정에 맞는 합리적인 관리 방법이 채택되어야 한다. (그림 1 참조)

(그림 1)문서의 활용빈도

3.6.1 문서의 기록 및 보관단위

당사의 문서기록, 보관관리 형태는 집중관리의 절충형으로 문서의 기록, 보관은 각 단위로 하고 문서의 보존은 각 부문별로 <해당 문서고>에 집중 관리하는 형태이다.

(1) 현안문서 (진행중인 문서) : 각 개인의 책상서랍 및 사무실내 해당부서(팀)

캐비넷 (생산년도 + 1년 보관을 원칙으로 함)

(2) 보관문서 (진행완료된 문서) : 당해 연도 및 활용도가 높은 문서로 사무실

내 해당부서(팀) 캐비넷, 그외는 문서창고

(3) 보존문서 (중요문서) : 문서고 또는 자료실

3.6.2 문서의 기록 및 보관방법

(1) 진행문서 : 처리, 진행중인 문서로 개인책상서랍 및 부(팀) 캐비넷 파일박 스에 보관책상의 종류별 보관방법 (그림2)

* 유의사항 : 책상 및 나무깔판은 필히 제거토록 하고, 책상과 책상사이의 공간에 도 서류 및 기타 물품을 보관치 않도록 해야한다.

(2) 보관문서 - 진행 완료된 문서로 사무실내 부(팀) 캐비넷에 BOX 형태로

보관 (그림 3 참고)

캐비넷 형태별 문서 보관 방법(그림 3)

(가)개방형 캐비넷 (OPEN TYPE)

(나) 밀폐형 캐비넷 (DOOR TYPE)

4. Filing 실시후 문서량의 목표

F/S를 구축한 후 문서량은 다음과 같은 목표를 두고 실시한다.

(1) 폐기문서(불요문서) : 40 % ( 완전폐기)

(2) 보관문서(활용도 높음) : 40 % ( 사무실보관 )

(3) 보존문서(활용도 낮음) : 20 % (문서고 이관/보존)