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 (강하넷)

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품질기록관리절차서

1. 적용범위 

본 절차서는 강하넷(주) (이하 당사라 한다)의 품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질기록관리 (외주업체 품질기록도 포함)에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 품질기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존 및 폐기를 통하여 품질이력 관리 및 기술 축적을 하며 요구된 품질이 달성되고 품질시스템의 효율적인 운영을 목적 으로 한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

“품질기록”이라함은 품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 문서로서 제품이 적절하다는 객관적인 증거를 말한다.

3.2 보관/보관기간

“보관”이라함은 문서가 처리, 종결된 후로부터 이관되기까지의 관리를 말한다.

“보관기간”이라함은 이에 소요되는 기간을 보관기한이라 한다.

3.3 이관

“이관”이라 함은 보관기간이 경과한 문서/자료를 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4 보존/보존기간

“보존”이라함은 이관된 문서/자료를 폐기때까지 소정의 기간동안 문서고에서 집중관리 하는 것을 말한다.

“보존기간”이라 함은 이에 소요되는 기간을 보존기간이라 한다.

3.5 폐기

“폐기”라함은 보존기간이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 QA 부서장

품질기록에 대한 관리 절차 수립 및 보관 상태의 확인 및 점검 업무를 수행할 책임과 권한

4.2 관련 부서장 및 팀장(영업, 생산)

해당 부서에서 발행된 기록의 수집, 색인, 파일링, 보관, 유지 및 관리 업무를 수행할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1 주요 관리대상 품질기록

5.1.1 경영검토기록

5.1.2 품질기록의 식별 및 준비

5.1.3 계약 검토 기록

5.1.4 외주업체 선정 및 관리기록

5.1.5 고객지급품의 분실, 손상에 관한 기록(발생시)

5.1.6 식별 및 추적성 관리 기록

5.1.7 공정에 관한 관리기록(발생시)

5.1.8 긴급사유로 수입검사 완료 전에 자재 사용에 관한 기록

5.1.9 검사 및 시험기록(수입검사, 공정검사, 제품검사)

5.1.10 비교 측정 장비 점검 기록

5.1.11 검사, 측정 및 시험장비 교정에 관한 기록

5.1.12 부적합품 처리 기록

5.1.13 시정 및 예방조치 기록

5.1.14 내부품질감사의 시정조치 및 유효성 검증 기록

5.1.15 교육훈련 기록

5.1.16 자격부여 기록

5.2 식별

5.2.1 관련 부서장은 품질활동을 통하여 관리대상 품질기록을 작성한다.

5.2.2 품질기록은 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 식별할 수 있는 내용이 포함되 어야 한다.

5.2.3 품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

5.3 수집 및 색인

5.3.1 품질기록의 수집은 발행순서에 따라 수집하고 홀더의 문서 “목록표”에 기재한 다.

5.3.2 품질기록의 수집을 쉽게 판독할 수 있도록 정확하고 이해하기 쉽게 기록 관리 한다.

5.4 파일링

5.4.1 품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링이 되어야 한다.

5.4.2 품질기록은 매건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질 기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.4.3 문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 한다.(경우에 따라 상철도 허용)

5.4.4 규격은 A4(210×297)로 하는 것을 원칙으로 한다.

5.4.5 홀더 1매에 문서를 100매 내외로 편철한다.(단, 100매 이상인 경우 홀더를 2~3매로 할 수 있다.)

5.4.6 홀더의 겉표지는 다음과 같이 한다.

5.5 열람

관련 부서에 보관중인 품질 기록을 열람시에는 해당 부서장의 승인 후 열람한다.

5.6 보관

5.6.1 품질기록은 노화 또는 손상을 최소화하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖 춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관한다.

5.6.2 품질기록은 각 부서에 있는 문서 보관상자에 보관한다.

5.6.3 품질기록은 각 부서장의 허가없이 제거되거나, 보관상자 밖으로 불출되어서는 안된다.

5.6.4 해당 부서장은 품질기록을 “문서관리기준표” 를 작성하여 관리한다.

5.7 보존

5.7.1 품질기록은 해당 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법등)년한을 우선하여 따른다. 다만, 활용빈도에 따라서 해당 부서장이 보존년한을 결정한다.

5.7.2 품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질기록으로 한다.

5.7.3 해당 부서장은 “이관문서 목록표”를 작성, 유지한다.

5.7.4 이관은 관련부서장이 주관하여 매년(1월 31일 기준)으로 관리부서로 이관한다.

5.7.5 이관된 품질기록은 문서고에 지정된 장소에 보관한다.

5.7.6 문서고 배열은 기능별, 발생 년도별로 한다.

5.8 폐기

5.8.1 Q.A 부서장은 보존기간이 만료된 품질기록에 대해서는 폐기한다.

5.8.2 해당 부서장은 품질기록의 보존기간 연장이 필요할 때는 Q.A부서장의 승인을 얻어 연장 할 수 있다.

1. 목적

본 규정은 강하넷(이하 “당사”라 한다)의 품질기록의 식별, 색인, 보관, 유지 및 폐기에 관한 절

차를 수립하고 관리하는 것을 목적으로 한다.

2. 적용범위

본 규정은 당사의 품질시스템에 영향을 미치는 모든 품질기록의 작성, 수정, 색인, 분류, 보관, 유지

폐기에 대한 전반적인 업무절차에 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

관리를 요하는 기록으로서 검사기록, 시험기록, 보고서, 외주업체의 품질기록, 자격증관련 기록

등과 같이 품질에 영향을 미치는 요인의 활동 과정에서 생성 완결된 기록이거나 품질경영업무

수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말하며 이러한 품질기록류는 각종관련 사내표준에

명시되어 양식으로 등록되어 있어야 한다.

3.2 보존년한

문서의 발생일로부터 폐기시까지의 기간을 말하며, 시행후 1년, 3년, 5년, 영구로 나눈다.

4. 책임과 권한

4.1 작성부서

품질기록의 작성과 승인후 관련부서에 사본 배포 및 원본의 관리.

4.2 관련부서

4.2.1 품질기록 사본의 접수.

4.2.2 접수 검토된 품질기록의 화일링.

5. 품질기록의 종류

품질기록은 품질시스템의 각 사내표준에 명시되어 있는 대로 실시된다.

6. 품질기록의 성립 및 효력 발생

품질기록은 품질시스템의 다른 규정에서 정한 경우를 제외하고 승인권자의 결재로서 성립되고

관련부서에 도달함으로서 효력이 발생된다.

7. 품질기록의 작성과 수정

7.1 작성

7.1.1 품질기록의 작성은 도면, 통계표, 전표, 증빙서류, 기타 특별히 정한 경우를 제외하고는 A4

용지 사용을 원칙으로 한다.

7.1.2 품질에 관련된 기록을 효과적으로 운영하기 위해 작성된 품질기록은 읽기 쉽고, 기재내용

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

이 명확해야 한다.

7.1.3 품질기록의 작성은 적절한 통계적 기법을 사용할 수 있다.

7.1.4 작성된 품질기록은 승인권자의 결재로서 모두 기록되어진 것으로 간주되며 이러한 기록에

는 작성자와 승인자의 서명 및 날인등이 식별되어야 한다.

7.2 수정

품질기록을 수정하였을 경우에는 기록의 수정사항이 확인될 수 있어야 한다.

7.2.1 품질기록 수정은 연필이 아닌 볼펜, 프러스펜 등의 필기구를 사용하여 수정을 요하는 부

위에 두줄을 긋고서 수정자의 서명 또는 날인후 변경된 내용을 기재한다.

7.2.2 품질기록의 수정은 긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다.

7.2.3 품질기록의 수정 부위에 흰색 수정액을 도포하여 내용을 삭제하지 않는다.

7.2.4 내용상 변경이 없는 기록 사항 및 오자. 탈자의 기록 등은 수정액을 사용할 수 있다.

8. 품질기록의 화일링

8.1 품질기록 검색의 신속화와 업무공백의 최소화, 부서간 업무협조 활성화 및 사무환경의 개선

을 위한 차원에서 품질기록 기능상 분류체계에 따라 품질기록을 화일링한다.

8.2 기능상 분류한 품질기록명은 해당부서에서 관리대상 품질기록목록에 품질기록명과 품질기록

분류번호를 기록하여 분류번호의 중복을 예방한다.

8.2 분류체계

8.3.1 당사가 보유하고 있는 품질기록의 취급 및 공유화를 높이기 위하여 기능별로 문서분류

체계를 수립, 사용함으로써 회사 공통의 체계화를 기한다.

8.3.2 보존년한의 적용기준 및 산정법

1) 보존년한의 적용기준은 각 문서에서 언급한 보존년한을 최소기간으로 하고 문서의 경중 에 따라 부서 내에서 그 이상의 기간을 연장 사용할 수 있다.

2) 보관년한의 산정은 문서가 발생한 다음 회계년도 부터 시작한다.

예) 1999년 7월 15일 품질기록 발생

→ 보존년한 : 3 년

→ 보관기간 : 2000년 1월 1일 ～ 2002년 12월 31일

8.4 파일링에 사용되는 비품은 특별한 경우를 제외하고 다음 사항에 따른다.

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

9 품질 기록 CODE 번호 부여 방법

QR-○○-○○

일련번호 ( 01-99 )

분류번호 ( 9.1항 참조 )

QUALITY RECORD의 약자

9.1 품질기록 분류번호

9.1.1 일반기록은 21～99까지 부여하며 QR 대신 GR을 붙여 사용한다.

10 품질기록의 파일링 (FILING)

10.1 FILE의 식별 표시

(측면) (측면)

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

11. 품질기록의 유지 및 보관

11.1 보관되는 품질기록은 품질기록목차(양식 1)에 내용을 기록하고 보관한다.

11.2 품질기록목차의 기록발생일자는 연도, 월, 일,각각 두자리씩 기재한다.

11.3 기록문서번호는 기록발생일자 6자리를 기재하고 발생직전 기록문서번호의 일련번호 3자리와

기록매수를 더한 숫자를 일련번호로 추가 기재한다.

예)

1999년 7월15일 발생한 품질기록 3매(첨부자료 포함)과 1999년 7월 18일 발생한 품질기록 5매

11.4 품질기록 문서번호의 일련번호는 연도가 바뀔 때 “001”부터 시작된다.

11.5 품질기록은 변질이나 손상을 최소화하고 예방하기 위한 적절한 환경을 제공할 수 있는 시설

에서 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관되고 유지해야 한다.

11.6 품질기록의 보관기간은 ?작성년도+1년?을 원칙으로 하되 부서별 품질기록의 사용빈도에 따라

보관기간을 단축 및 연장할 수 있다.

11.7 보존년한이 사내표준에 정해진 문서 및 기록은 보존년한을 따르되 보존년한이 정해지지 않은

문서 및 기록은 해당 부서장이 그 기간을 조정하여 설정할 수 있다.

11.8 고객과 계약에 의한 경우, 품질기록은 협정된 기간동안 고객 또는 그 대리인에 의한 평가를

위하여 이용가능 하여야 한다.

12. 품질기록의 폐기

12.1 보유 부서에서 보존중인 품질기록은 매년 말에 점검하여 보존년한이 지난 품질기록에 대하 여 품질기록폐기대장에 기록한후 폐기한다. (단, 보존기간 완료된 기록서의 연장이 필요할 경우 부서장의 확인 후 기간을 연장하여 연장기간 동안 보존할 수 있다.)

12.2 해당부서 내에서 보존년한이 경과한 문서 및 보존 불필요 문서는 부서장의 결정으로 폐기할

수 있다.

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

13. 품질기록의 열람

품질기록을 열람하고자 할때는 해당부서에 열람사유를 밝히고 열람을 의뢰하되 열람 후에는 본래

의 위치에 문서 및 기록이 있도록 한다.

제1조(목적)이 규정은 강하넷(이하 "본 회사"라 한다)의 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관, 보존, 폐기의 기준과 절차를 정하여 문서처리의 신속성과 정확성을 기함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)본 회사의 각종 문서의 보관 및 보존 등에 관하여는 법령 및 본 회사의 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)이 규정에서 정하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1."문서"라 함은 본 회사가 대내․외적으로 업무상 작성 시행하거나 접수한 모든 문서(그림, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 슬라이드 , 전자문서 등의 특수매체기록 포함)를 말한다.

2. "문서과"라 함은 공문서의 수발 등 문서에 관한 전반적인 사무를 주관하는 과로서 총무과를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과(부서)를 말한다.

4. 보관: 문서를 처리․완결한 날이 속하는 학년도의 말일까지 처리과에서 보관하는 것을 말한다.

5. 이관: 처리과의 보관기간이 지난 문서를 문서고에 보존하기 위하여 문서과에 인계하는 것을 말한다.

6. 보존 : 이관된 문서를 소정의 보존 기간동안 보존하는 것을 말한다.

7. 보존연한 : 보관기간과 보존기간을 합산한 기간을 말한다.

8. 갱신 : 사무실내에 항상 보관하는 문서로서 수시로 내용이 변경․갱신되는 것을 말한다.

9. 폐기 : 보존연한이 지난 문서를 소정의 절차에 의해 폐기하는 것을 말한다.

제4조(문서의 보관 및 보존연한)①문서의 보관기간은 1년을 원칙으로 한다.

②문서의 보존연한은 다음 원칙에 따라 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 갱신으로 구분한다.

1. 영구

㉮역사적 가치가 있는 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

㉯교무위원회의 심의나 기획위원회의 심의를 거치는 주요정책 문서 중 영구보존할 필요가 있는 문서

㉰법규 문서 중 공포 원본 문서

㉱대규모 시설 또는 대규모 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서 및 도면과 그에 대한 추진실적 및 심사분석 보고문서

㉲그 밖의 문서로서 영구 보존할 필요가 있는 문서

3. 10년

㉮일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고 문서로 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

㉯각종 인․허가 및 면허등에 관한 원본문서

㉰기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 5년

㉮예․결산 및 회계관계 증빙 문서

㉯각종 감사관계 문서

㉰그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3년

㉮각종 증명서의 발급 관계 문서

㉯단기적 업무계획 관계문서

㉰그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1년

㉮당직명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서

㉯부서간의 단순한 자료연구, 업무연락,통보, 조회 등을 위한 문서

㉰기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순.경미한 내용의 문서

②문서분류체계별 보존연한은 별표 1과 같다.

제5조(기산)보존연한은 생산/발생 연도의 다음학년도 3월 1일부터 기산한다.

제 2 장 문서의 편철 / 보관

제6조(문서의 편철)문서의 편철은 다음의 원칙에 의한다.

1. 문서분류체계

㉮ 문서분류체계는 1차분류(행정기능), 2차분류(독립업무), 3차분류(세부업무), 파일분류의 4단계로 분류하며, 고유코드를 부여한다.

㉯ 2차분류 "0"(전교공통)의 경우, 모든 부서가 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 한다.

2. 문서분류코드

㉮ 문서분류코드는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이며, 문서분류체계상의 확정된 코드를 사용한다.<별표 2참조>

㉯ 문서분류코드는 파일명칭이 같으면 작성년도에 관계없이 동일하며, 작성시점/문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철한 경우에는 분철기준을 파일명칭뒤에 “( )”를 사용하여 표기한다.

3. 파일명

㉮ 파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고, 제정된 표준파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다.

㉯ 대학/대학원은 표준화로 설정한 표준파일명칭을 사용한다.

㉰ 대등한 단어의 나열이나 병렬적 개념의 용어조합은 "/"로 표기한다.

4. 공통문서

㉮ 각 부서의 공통문서는 전교공통분류체계를 적용하여 편철한다. <별표 3 참조>

㉯ 공통문서 파일의 분류체계, 코드, 파일명칭, 보존연한 등은 임의적으로 변경할 수 없다.

㉰ 전교공통 분류체계의 경우 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 하나, 내용이 각 부서의 고유업무에 해당하는 경우에는 고유업무에 해당하는 분류체계를 사용한다.

㉱ 공통문서에 정의되어 있지 않으며, 고유업무도 아닌 성격의 파일은 각 부서에서 임의로 “51”코드부터 부여할 수 있다.

제7조(문서의 보관)

①문서보관은 문서상자와 개별홀더 사용을 원칙으로 한다.

②홀더 기재방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 파일명칭 : 문서작성연도와 표준파일명칭을 기재한다.

2. 보존연한 : 보존연한을 기재하되, 사무실과 문서고 보존기간을 구분하여 기재한다.

3. 파일위치(사무실) : 서가번호와 단번호를 기재한다.

4. 파일위치(문서고) : 공란(문서이관 후 총무과에서 기재)

5. 파일정보 : 대내비 또는 대외비로 구별하여 기재한다.

6. 작성기간 : 파일 편철내용이 1년을 초과하는 경우 시작연도와 종결연도를 기재한다.

③문서상자 기재 방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 최상단 : 보관문서

2. 상단 : 분류코드 및 분류명 기재

3. 중단 : 파일명 기재

4. 하단 : 서가번호/단번호/부서명 기재

제8조(특수문서의 보관) 보관철에 합철하기가 곤란한 문서는 특수규격문서관리대장에 기재하고 별도로 관리한다.

제 3 장 이관 및 보존

제9조(문서의 이관)①각 처리과의 보관기간이 끝난 문서중 문서고에 보존하여야 할 문서는 이관문서목록 2부를 작성하여 1부는 해당부서에서 보관하고 1부는 문서(이관문서 파일용품 사용, 특수규격문서는 특수문서 관리대장 사본 동봉)와 함께 문서과로 인계한다.

②문서과에서는 인계된 문서의 편철상태(분류체계에 따라 재편철), 보존기간 등을 점검한 후 총장의 승인하에 문서고에 보존한다.

제10조(보존)①모든 문서는 부서별, 분류체계별, 보존기간별, 연도별로 보존하여야 한다.

②처리과와 문서과는 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장을 기록 비치하여야 한다.

③비밀문서의 보존에 관한 사항을 따로 정한다.

제11조(특수규격문서의 보존)특수규격문서는 문서과에서 표면에 특수규격문서의 표시인을 날인한 후 해당 항목을 기재한 다음 보존한다.

제12조(보존기간 변경)각 부서의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있을 때에는 총무처장의 협의하에 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

1. 정책이거나 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

2. 각종 검사, 수사, 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장 할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 있는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

제13조(문서의 마이크로필름 수록)①문서의 원본을 마이크로필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 촬영문서 목록대장에 기재하고 문서과에서는 촬영 지시서를 작성하여 촬영책임자를 지정한 후 마이크로필름에 수록하여야 한다.

②필름에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 마이크로필름 촬영 필인을 날인하여야 한다.

③문서과는 마이크로필름 기록대장을 비치하고 필름문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록유지하여야 하며, 필름문서는 해당문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.

④문서과에서는 선정된 촬영책임자에 의한 문서유출 등의 사례가 없도록 보안에 유의하여야 하며 촬영책임자가 외부인일 경우는 일정한 계약을 체결하여 촬영하여야 한다.

⑤필름의 관리에 관하여 필요한 사항은 따로 정한다.

제14조(점검 등)문서과에서는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하고 경보시스템 설치 및 소독 등 문서의 안전한 보존을 위한 조치를 취하여야 한다.

제 4 장 대여 및 열람

제15조(문서의 대출)①문서고에 보존중인 문서는 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록하고 대출할 수 있다.

②대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때는 그 기간을 갱신하여야 한다.

제16조(문서의 열람 및 복사)①각 부서의 장은 필요한 경우 보존문서의 열람이나 복사를 문서과에 요청할 수 있으면 문서과는 특별한 경우를 제외하고는 이를 허락하여야 한다.

②교직원이 아닌자가 문서고에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 문서과는 그 사유의 타당성을 검토하여 총장의 승인을 받아 처리하여야 한다.

제 5 장 폐 기

제17조(회사내문서의 폐기)회사내문서중 시행문은 문서생산부서에서 보존하고 관련부서장은 그 문서를 처리․완결한 후 폐기할 수 있다. 다만, 2001년 3월1일 이후에 생산된 문서는 문서관리시스템에서 폐기 처리한다.

제18조(보존기간 경과문서 폐기)①보존기간이 끝난 문서는 문서과에서 보존문서기록대장또는 특수 규격문서 관리대장에 폐기일자를 기입한 후 문서생산부서장의 합의하에 폐기하여야 한다.

②폐기되는 문서에는 폐기인을 날인하여야 한다.

제19조(재생)폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 재외하고는 재생하여 활용할 수 있도록 한다.

<별표 1> 문서분류 및 보존연한