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제1조(목적)이 규정은 강하넷(이하 "본 회사"라 한다)의 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관, 보존, 폐기의 기준과 절차를 정하여 문서처리의 신속성과 정확성을 기함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)본 회사의 각종 문서의 보관 및 보존 등에 관하여는 법령 및 본 회사의 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)이 규정에서 정하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1."문서"라 함은 본 회사가 대내․외적으로 업무상 작성 시행하거나 접수한 모든 문서(그림, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 슬라이드 , 전자문서 등의 특수매체기록 포함)를 말한다.

2. "문서과"라 함은 공문서의 수발 등 문서에 관한 전반적인 사무를 주관하는 과로서 총무과를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과(부서)를 말한다.

4. 보관: 문서를 처리․완결한 날이 속하는 학년도의 말일까지 처리과에서 보관하는 것을 말한다.

5. 이관: 처리과의 보관기간이 지난 문서를 문서고에 보존하기 위하여 문서과에 인계하는 것을 말한다.

6. 보존 : 이관된 문서를 소정의 보존 기간동안 보존하는 것을 말한다.

7. 보존연한 : 보관기간과 보존기간을 합산한 기간을 말한다.

8. 갱신 : 사무실내에 항상 보관하는 문서로서 수시로 내용이 변경․갱신되는 것을 말한다.

9. 폐기 : 보존연한이 지난 문서를 소정의 절차에 의해 폐기하는 것을 말한다.

제4조(문서의 보관 및 보존연한)①문서의 보관기간은 1년을 원칙으로 한다.

②문서의 보존연한은 다음 원칙에 따라 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 갱신으로 구분한다.

1. 영구

㉮역사적 가치가 있는 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

㉯교무위원회의 심의나 기획위원회의 심의를 거치는 주요정책 문서 중 영구보존할 필요가 있는 문서

㉰법규 문서 중 공포 원본 문서

㉱대규모 시설 또는 대규모 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서 및 도면과 그에 대한 추진실적 및 심사분석 보고문서

㉲그 밖의 문서로서 영구 보존할 필요가 있는 문서

3. 10년

㉮일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고 문서로 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

㉯각종 인․허가 및 면허등에 관한 원본문서

㉰기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 5년

㉮예․결산 및 회계관계 증빙 문서

㉯각종 감사관계 문서

㉰그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3년

㉮각종 증명서의 발급 관계 문서

㉯단기적 업무계획 관계문서

㉰그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1년

㉮당직명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서

㉯부서간의 단순한 자료연구, 업무연락,통보, 조회 등을 위한 문서

㉰기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순.경미한 내용의 문서

②문서분류체계별 보존연한은 별표 1과 같다.

제5조(기산)보존연한은 생산/발생 연도의 다음학년도 3월 1일부터 기산한다.

제 2 장 문서의 편철 / 보관

제6조(문서의 편철)문서의 편철은 다음의 원칙에 의한다.

1. 문서분류체계

㉮ 문서분류체계는 1차분류(행정기능), 2차분류(독립업무), 3차분류(세부업무), 파일분류의 4단계로 분류하며, 고유코드를 부여한다.

㉯ 2차분류 "0"(전교공통)의 경우, 모든 부서가 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 한다.

2. 문서분류코드

㉮ 문서분류코드는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이며, 문서분류체계상의 확정된 코드를 사용한다.<별표 2참조>

㉯ 문서분류코드는 파일명칭이 같으면 작성년도에 관계없이 동일하며, 작성시점/문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철한 경우에는 분철기준을 파일명칭뒤에 “( )”를 사용하여 표기한다.

3. 파일명

㉮ 파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고, 제정된 표준파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다.

㉯ 대학/대학원은 표준화로 설정한 표준파일명칭을 사용한다.

㉰ 대등한 단어의 나열이나 병렬적 개념의 용어조합은 "/"로 표기한다.

4. 공통문서

㉮ 각 부서의 공통문서는 전교공통분류체계를 적용하여 편철한다. <별표 3 참조>

㉯ 공통문서 파일의 분류체계, 코드, 파일명칭, 보존연한 등은 임의적으로 변경할 수 없다.

㉰ 전교공통 분류체계의 경우 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 하나, 내용이 각 부서의 고유업무에 해당하는 경우에는 고유업무에 해당하는 분류체계를 사용한다.

㉱ 공통문서에 정의되어 있지 않으며, 고유업무도 아닌 성격의 파일은 각 부서에서 임의로 “51”코드부터 부여할 수 있다.

제7조(문서의 보관)

①문서보관은 문서상자와 개별홀더 사용을 원칙으로 한다.

②홀더 기재방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 파일명칭 : 문서작성연도와 표준파일명칭을 기재한다.

2. 보존연한 : 보존연한을 기재하되, 사무실과 문서고 보존기간을 구분하여 기재한다.

3. 파일위치(사무실) : 서가번호와 단번호를 기재한다.

4. 파일위치(문서고) : 공란(문서이관 후 총무과에서 기재)

5. 파일정보 : 대내비 또는 대외비로 구별하여 기재한다.

6. 작성기간 : 파일 편철내용이 1년을 초과하는 경우 시작연도와 종결연도를 기재한다.

③문서상자 기재 방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 최상단 : 보관문서

2. 상단 : 분류코드 및 분류명 기재

3. 중단 : 파일명 기재

4. 하단 : 서가번호/단번호/부서명 기재

제8조(특수문서의 보관) 보관철에 합철하기가 곤란한 문서는 특수규격문서관리대장에 기재하고 별도로 관리한다.

제 3 장 이관 및 보존

제9조(문서의 이관)①각 처리과의 보관기간이 끝난 문서중 문서고에 보존하여야 할 문서는 이관문서목록 2부를 작성하여 1부는 해당부서에서 보관하고 1부는 문서(이관문서 파일용품 사용, 특수규격문서는 특수문서 관리대장 사본 동봉)와 함께 문서과로 인계한다.

②문서과에서는 인계된 문서의 편철상태(분류체계에 따라 재편철), 보존기간 등을 점검한 후 총장의 승인하에 문서고에 보존한다.

제10조(보존)①모든 문서는 부서별, 분류체계별, 보존기간별, 연도별로 보존하여야 한다.

②처리과와 문서과는 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장을 기록 비치하여야 한다.

③비밀문서의 보존에 관한 사항을 따로 정한다.

제11조(특수규격문서의 보존)특수규격문서는 문서과에서 표면에 특수규격문서의 표시인을 날인한 후 해당 항목을 기재한 다음 보존한다.

제12조(보존기간 변경)각 부서의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있을 때에는 총무처장의 협의하에 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

1. 정책이거나 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

2. 각종 검사, 수사, 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장 할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 있는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

제13조(문서의 마이크로필름 수록)①문서의 원본을 마이크로필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 촬영문서 목록대장에 기재하고 문서과에서는 촬영 지시서를 작성하여 촬영책임자를 지정한 후 마이크로필름에 수록하여야 한다.

②필름에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 마이크로필름 촬영 필인을 날인하여야 한다.

③문서과는 마이크로필름 기록대장을 비치하고 필름문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록유지하여야 하며, 필름문서는 해당문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.

④문서과에서는 선정된 촬영책임자에 의한 문서유출 등의 사례가 없도록 보안에 유의하여야 하며 촬영책임자가 외부인일 경우는 일정한 계약을 체결하여 촬영하여야 한다.

⑤필름의 관리에 관하여 필요한 사항은 따로 정한다.

제14조(점검 등)문서과에서는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하고 경보시스템 설치 및 소독 등 문서의 안전한 보존을 위한 조치를 취하여야 한다.

제 4 장 대여 및 열람

제15조(문서의 대출)①문서고에 보존중인 문서는 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록하고 대출할 수 있다.

②대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때는 그 기간을 갱신하여야 한다.

제16조(문서의 열람 및 복사)①각 부서의 장은 필요한 경우 보존문서의 열람이나 복사를 문서과에 요청할 수 있으면 문서과는 특별한 경우를 제외하고는 이를 허락하여야 한다.

②교직원이 아닌자가 문서고에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 문서과는 그 사유의 타당성을 검토하여 총장의 승인을 받아 처리하여야 한다.

제 5 장 폐 기

제17조(회사내문서의 폐기)회사내문서중 시행문은 문서생산부서에서 보존하고 관련부서장은 그 문서를 처리․완결한 후 폐기할 수 있다. 다만, 2001년 3월1일 이후에 생산된 문서는 문서관리시스템에서 폐기 처리한다.

제18조(보존기간 경과문서 폐기)①보존기간이 끝난 문서는 문서과에서 보존문서기록대장또는 특수 규격문서 관리대장에 폐기일자를 기입한 후 문서생산부서장의 합의하에 폐기하여야 한다.

②폐기되는 문서에는 폐기인을 날인하여야 한다.

제19조(재생)폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 재외하고는 재생하여 활용할 수 있도록 한다.

<별표 1> 문서분류 및 보존연한

기록관리절차서

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의 충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 ‘기록’이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 품질 기록

품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2. 보존/보존년한

“보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다. “보존년한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3. 이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 각 부서장

1.1.1.

4.1.1. 업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리

4.1.2. 기록별 보관기간 및 보존기간을 결정할 책임과 권한

4.1.3. 보존기간이 경과된 기록의 처분할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1. 파일링 기록

1.1.

5.1.1. 보관관리

(1) 파일의 표지에 다음과 같은 내용을 표시한다.

① 기록제목

② 파일 작성일자

③ 보관부서명

(2) 파일링의 크기는 A4를 원칙으로 한다.

(3) 편철은 좌철을 원칙으로 하나 상철도 할 수 있다.

(4) 파일링 순서는 신규 발생 기록이 위에 오도록 편철한다.

(5) 파일링의 크기와 색깔은 제한을 두지 않는다.

(6) 보관기간은 별도로 설정하지 않으나 부서장의 재량에 따라 보관기간을 설정할 수 있으며 보존의 시점까지로 한다. 단, 월별로 작성되는 파일의 기록은 1년간 보관한다.

1.1.1.1.

5.1.2. 보존관리

(1) 파일링 기록의 보존창고는 별도로 두지 않고 각 부서별로 관리한다.

(2) 보존기록은 각 부서별로 보관기록과 구분이 되도록 관리하여야 한다.

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장(첨부 1)에 작성하여 관리한다.

1.1.1.

5.2. PC 관리기록

1.1.2.

5.2.1. 보관관리

(1) 회사 내에 설치된 PC 는 모두 네트워크 작업이 가능하도록 하여야 한다.

(2) 모든 PC는 바이러스로부터 보호하기 위하여 백신이 설치되어 있어야 한다.

(3) 공유한 디렉토리는 다음과 같이 모든 인원이 접근하기 용이하게 작성되어 있어야 한다.

① 1단계 ; 연도별 분류 (2003, 2004, 2005, .... )

② 2단계 ; 기능 또는 업무별 분류 (인사, 총무, 검사, 생산,.... )

③ 3단계 ; 세분류

④ 1개 디렉토리에 들어가는 파일의 수량은 50개가 넘지 않는 것을 원칙으로 한다.

(4) 공통으로 사용되는 자료는 모두 공유하여야 한다. 그러나 일부 공유 데이터의 경우 제한을 둘 수 있다. 이러한 경우 부서장의 승인이 있어야 한다.

(5) 문서(품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서, 시방서 등)의 공유는 관리자 외의 인원이 임의로 개정/수정하지 못하도록 읽기 권한만 부여하여야 한다.

(6) 기록은 필요한 경우를 제외하곤 모두 읽기 및 쓰기 권한이 부여되어야 한다.

1.1.2.1.

5.2.2. 보존관리

(1) 갑작스런 데이터의 손실을 방지하기 위하여 주기적으로 백업관리 하여야 한다.

① 파일 작성시 항상 백업 ; 경영기획에 관계되는 내용 및 각 부서장이 중요하다고 판단하는 기록

② 월단위 백업 ; 일반적인 기록 및 문서

③ 년단위 백업 ; 보존할 기록 및 문서

(2) CD 또는 DISK로 백업된 경우는 다음과 같은 내용을 표면에 표시하여 관리한다.

① 내용

② 생성일자

③ 보존기간

④ 보존부서명

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장에 작성하여 관리한다.

1.2.

5.3. 기록의 열람

5.3.1. 부서의 기록은 부서원만이 열람할 수가 있다.

5.3.2. 타부서원 또는 외부인원(고객 포함)이 열람을 원할 경우에는 부서장의 허락이 있어야 열람이 가능하다.

5.3.3. 기록의 보유기간은 법규, 계약 및 고객 요구사항에 충족될 수 있도록 설정되어야 한다.

1.3.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.2. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.3. 내부감사 절차서 (문서번호 KH-QP-802)

8. 첨부

8.1. 보존기록대장 (첨부 1)

1. 적용범위

데이터 백업 및 복원관리, 소프트웨어 관리 업무에 관한 사항은 본 지침서가 정하는 바에 따른다.

2. 목적

중요한 데이터를 관리와 사무환경 구축을 위해 일관된 지침을 제시하고 이를 수행함으로써 안정

적이고 효과적인 업무지원과 자료관리를 수행하는데 있다.

3. 용어의 정의

(1) 프로그램(Program : PRG)

사용자가 원하는 일을 수행할 수 있도록 컴퓨터에 설치하는 제품의 총칭

(2) 자료(Data)

규격화하여 정형화된 정보

(3) 파일(File)

정보처리를 위하여 특정한 주제나 범위로 수집된 집합체

(4) 백업(Backup)

저장매체를 사용하여 자료를 보관하는 일련의 작업

(5) 복원(Restore)

백업된 자료를 복원하는 일련의 작업

4. 책임과 권한

4.1 총무부서장

4.1.1 소프트웨어의 선정 및 각 부서에서 구매하고자 하는 소프트웨어의 승인 상신 및 구매

4.1.2 하기 일반 사무용 소프트웨어의 구매, 유지관리, 라이센스관리

1) OA PACKAGE

2) 재무회계, 근태급여인사등 관리패키지 프로그램

4.1.3 총무과 구매물품외의 전산소모품 일괄 구매 및 배포

4.2 각 부서장

(1) 부서내 P/C 장비의 총괄적인 관리

(2) 부서별 특정 소프트웨어 구매 및 관리

(3) 백업 자료 추출

부서별 구매한 전용프로그램 : 각 부서장

(4) 자료의 백업 및 복원

(5) 부서별 P/C 소모품의 신청과 분배

5. 업무절차

5.1 소프트웨어 관리

5.1.1 소프트웨어 선정

1) 기능의 정확성 및 다양성

2) 제조업체의 신뢰성

3) 제품의 가격

4) 지속적인 업그레이드

5.1.2 소프트웨어 구매

1) 4.1과 4.2에 의거 해당하는 소프트웨어 제품의 구매 주체 결정

A. 총무부서장 주체 구매일 경우

총무 부서장 작성 → 부서별 협조 검토→공장장 승인 → 사장승인

B. 각 부서장 주체 구매일 경우

부서별 결재라인을 따르고 반드시 총무과 통보 협조를 해야 함

2) 해당부서장은 입고 시 참여하에 검수확인

3) 검수시 하기와 같은 구비서류를 확인하고 .B,D,E항의 서류를 총무과에 이관

A. 견적서 또는 발주서

B. 소프트웨어 라이센스(원본 필수)

C. 제품설명서

D. A/S 보증서(원본)

E. 연락처/CONTACT(사본가능)

5.1.3 소프트웨어 등록

1) 라이센스 관리를 위해 총괄적으로 총무과에서 통합관리

2) 헤딩부서에서는 소프트웨어 대장을 작성, 비치하여야 한다.

3) 총무과는 해당부서로부터 라이센스를 접수하여 소프트웨어등록대장에 등록한다.

4) 부서에서 시용하는 소프트에어의 경우 원본 소프트웨어는 총무과에서 백업본은 해당부서

에서 관리한다.

5.1.4 소프트웨어 배포 및 설치

1) 원칙적으로 자체 설치 가능한 제품일 경우는 해당부서에서 소프트웨어를 설치한다.

2) 상기의 경우와 다를 경우는 사후 관리의 목적상 해당부서 책임자의 참여하에 판매업자 또는 판매처의 엔지니어가 설치한다.

5.1.5 소프트웨어 사용 및 교육

1) 사용상 문의사항 또는 교육은 판매 또는 제작처에 연결하여 문의 후 사용자에게 구두전달

하고 필요시 교육을 의뢰할 수 있다.

2) 부서내 신입사원 교육은 부서자체에서 실시한다.

5.1.6 소프트웨어 제거 또는 폐기

1) 최고경영자 또는 부서장의 승인없이 임의로 제거 또는 폐기할 수 없다.

2) 폐기할 경우 사전 총무과에 통보해야 한다.

5.1.7 소프트웨어 업그레이드의 경우 제거 또는 폐기와 구매가 일괄적으로 이루어지는 것으로

간주한다.

5.1.8 임의적인 개인프로그램이나 불법/복제 프로그램을 설치하지 못하며 불법복제 사용으로

문제발생시 해당 부서장이 책임을 진다.

5.2 백업 관리

5.2.1 백업은 다음과 같이 한다.

1) 데이터 백업

품질문서나 업무특성상 반드시 필요로 하는 자료에 대해서 행해지는 백업

2) 프로그램 복사 본 백업

원본 프로그램의 보존과 안정성을 위해 라이센스가 허가하는 범이 내에서 백업

3) 임시 백업

불가피하게 한시적이고 단기간 적으로 데이터를 보관해야 할 경우의 백업

5.2.2 백업/복원 저장매체

1) 하드디스크(HDD)

PC에서 임시적으로 사용하는 저장매체로 개인 PC의 파일관리는 특정한 규정없이 개인

이 관리한다.

2) 사용 및 표준 저장매체

부서관리용 : FDD 1.4MB 3.5" - 부서장이 전적으로 관리

3) 백업 저장매체 관리

가. 저장매체 일련번호 및 라벨링 작성요령

A. ####, ##, ##, #, #### (등록번호) ↔ 제일상단에

B. 년 월 일 부서명

C. 라벨용지는 3.5디스켓 스티커 사용

D. 2번째 상단에 원본디스켓 고유번호기재

나. 수록화일명 기재

6. 관련표준

6.1 문서 및 자료관리절차서(BR-QP-0501)

7. 기록의 관리 및 보존

대리인지정서

소속

직위직급

성명

위자를의 대리인으로 지정합니다.

년 월 일

처분권자 ?

징계위원장귀하