구매업무규정

구매업무규정

1. 적용범위

이 규정은 제품생산에 직, 간접 투입되는 원부재료의 구매절차에 대하여 규정한다.

2. 목적

이 규정은 당사에서 제품생산에 소요되는 원․부재료의 구매업무 수행상 처리 절차를 정함으로 구매업무를 원활․신속하고 확실하게 진행하는데 목적이 있다.

3. 구매원칙

자재과에서는 소요팀에서 구매(수리, 자재) 품의서를 받으면 생산계획, 재고현황, 시장성의 변동등을 감안하여 구입량을 책정하고, 견적에 의하여 구입처를 선정 납품시기 및 구입가격을 결정하여야 하며 그 내용을 구입처에 통보하여야 한다.

4. 업무분담

4.1. 해당팀

4.1.1. 구매요구서 작성

4.1.2. 구매품의 검수

4.2. 총무팀

4.2.1. 구매 계획서 작성에 관한 사항

4.2.2. 구매품에 대한 견적 조회

4.2.3. 구매활동 및 지불 청구에 관한 사항

4.3. 품질관리팀

4.3.1. 구매품 수입검사

4.3.2. 수입자재의 품질정보 파악

5. 업무 처리 절차

5.1. 구매계획

자재과는 원재료, 부재료 및 공구류 등을 해당팀에서 제출하는 구매품의서에 의하여 구매 계획서를 작성한다.

5.2. 구입의뢰

자재의 구매의뢰는 사용 목적에 따라 다음과 같이 구매품의서 (양식Hill - B - 101)에 따른다. 다만, 원부자재는 구매품의서를 생략하고 계획에 의하여 구입할수 있다.

5.2.1. 구입 의뢰 요령

1) 원재료의 구입시 생산팀은 현 재고량을 충분히 고려하여 생산계획에 따른 자재 소요량 을 산출, 총무팀로 하여금 구매토록 한다.

2) 기타 자재는 자재의 사용팀에서 구매품의서 1부를 작성하여 소속장의 결재를 얻어 충 무팀에 제출한다.

5.2.2. 구매 청구서 처리

1) 총무팀은 구매품의서가 접수되면 기재 사항에 대하여 검토하고 불명확한 점이 있으면 작성자에게 반송하여 정정토록 한다.

2) 구매품의서에 기재된 물품을 구입할 수 없을 경우 또는 기타사정이 있을 경우에는 구매 품의서 작성자와 합의하여 정정을 하거나 그 요지를 설명해 준다.

3) 구매품의서에 대한 발주가 정해지면 발주일자, 납기 및 수량등을 구매 청구팀에 구두 로 통지한다.

5.3. 견적의뢰

5.3.1. 구매품의서가 접수되면 관리팀은 사장의 결재를 득한다.

5.3.2. 총무팀에서는 구매계획이 확정되거나 구매품의서의 결재가 나면 2일내로 발주예정처 2곳 이상을 선정하여 견적의뢰서 또는 유선․면접등으로 견적의뢰를 하여야 한다. 정기적으로 자재를 공급해주는 구입처에 대해서는 시가변동에 따른 가격을 협의 결정할수 있다.

5.3.3. 구매관리

부표 1(구매관리체계표)에 따른다.

6. 발주수속

6.1. 구매시방서 작성

6.1.1. 발주처 및 구매조건이 결정되면 구매시방서를 2부 작성하여 1부를 발주처에 송부하여 구입에 관한 계약을 체결한다.

6.1.2. 주문서는 다음사항을 명확히 하여야 한다.

1) 품명, 규격, 단위

2) 납기, 인도장소 및 운임의 부담구분

3) 구매시방서 도면 및 견본등을 필요로 하는것은 첨부

4) 위약, 검사 불합격시의 대책

6.1.3. 다음의 경우에는 구매시방서를 생략할수 있다.

1) 1건당 100,000원 미만인 것

2) 현금 구매시 소액의 자재

3) 일정기간 단위로 계약하여 수시로 전화 또는 구두로 주문할수 있는것

7. 검사 및 입고

7.1. 수입검사 결과 납입품의 일부 또는 전부가 불합격 되었거나 계약조건에 위반되었을때에는 총무팀에 그 결과를 통보한다.

7.2. 총무팀장은 계약조건, 구매시방서의 내용 및 불합격 사유를 조사하여 2일이내로 교환, 반품 및 감가등을 결정하여 조치하여야 한다.

7.3. 구입물품에 대한 교환, 반품 및 감가의 지시를 받았을때는 자재 담당자는 총무(자재)팀장의 승인을 얻어 납입자에게 전화 또는 구두로 통보한다.

7.4. 납입자로부터 불합격에 대한 교환품을 받았을 때는 상기항목에 따라 처리한다.

7.5. 총무(자재)담당은 7.항에 송부된 인수증 또는 구매계약서를 대조하여 입고 조치 하여야 한다.

7.6. 시설 설치 완료의 검사는 해당 발주팀에서 하되 하자이행 보증보험증을 첨부시켜야 한다.

8. 지불청구

8.1. 총무(자재)구입에 대한 대금지불은 후불을 원칙으로 하며, 가능한 거래업자와의 계약에 의거 일정기간 납입품에 대하여 정기지불제로 하고 지불의 책임은 총무팀장으로 한다.

8.2. 구매요구에 의해 전량 입고가 확인된 것에 대하여 출금전표를 작성하여 인수증 및 납입처의 대금청구서를 첨부하여 정기 지불분과 현금 지불분을 구분 사장의 결재를 받아 지출한다.

8.3. 부득이한 사유로 현금구입을 해야 할 경우에는 출금전표를 작성 구매품의서와 함께 임원의 결재르 받아 선급금을 지불할수 있다.

9. 기록 및 보관

기록 및 보관은 Hill-A-401(문서관리규정)에 따라 보관한다.