사내표준관리절차서
1. 목 적
본 절차서는 강하넷(주)의 품질/환경경영에 관련된 사내표준 체계와 방법에 관한 사항을 정함으로써 경영의 합리화와 효율적인 업무수행을 목적으로 한다.
2. 적용범위
본 절차서는 품질/환경경영에 관련된 사내표준의 제정, 개폐, 배포에 대하여 적용한다.
3. 용어의 정의
3.1 사내표준
사내의 경영기본과 업무의 처리기준 등을 체계적으로 규범화, 절차화, 형식화한 문서로써 매뉴얼, 절차서, 지침서 등으로 분류한다.
3.2 매뉴얼
조직의 방침을 명시하고 시스템을 기술한 문서로 품질매뉴얼과 환경매뉴얼이 있다.
3.3 절차서
회사의 경영목적 달성을 위한 기본사항과 조직, 제도, 업무 수행절차, 전사원에 관련된 규범적 사항의 내용을 담은 것으로서 매뉴얼의 요건을 위배하거나 제한 또는 무효화 할 수 없다.
3.4 지침서
절차서의 시행을 위한 세부적 업무절차, 방법, 기준 또는 절차서와 별도로 두는 것이 타당하다고 판단되는 내용을 담은 것을 말한다.
3.5 관리본 문서
관련된 부서에 최신 유효본이 필요한 장소에서 적절히 사용, 관리되어야 하는 문서로서 관리본 식별표시가 되어 배포된것 이외의 복사는 엄격히 통제되어 관리되는 문서를 말한다.
3.6 비관리본 문서
유효본 관리를 하지 않는 문서를 말한다.
4. 책임과 권한
4.1 주관부서
사내표준 관리의 주관부서는 연구개발실로 하며 그 부서장은 다음과 같은 책임과 권한을 갖는다.
(1) 사내표준 관리 및 운영업무를 총괄
(2) 사내표준 운영의 기본방침 및 계획수립
(3) 사내표준의 홍보 및 교육업무 주관
(4) 사내표준 운영계획 수립 및 시행
(5) 사내표준 제․개폐 및 개정이력 관리업무 주관
(6) 사내표준 등록번호 부여 및 등록
(7) 입안부서 선정 및 입안의뢰
(8) 사내표준 이행여부 점검 및 감사 업무
(9) 사내표준 배포 및 원본 유지 관리
(10) 사내표준 개정, 폐지로 인한 폐기본 발행시 회수
4.2 사내표준 작성부서
(1) 조직 및 직무분장 절차서(GHA-4011)에서 규정한 해당업무 담당부서에서 작성
(2) 작성된 사내표준의 관련부서 합의 주관
(3) 관련부서의 교육 실시
4.3 전 부서장
(1) 사내표준의 보안유지 및 보존
(2) 사내표준을 소속원에 교육 숙지
(3) 해당부서에서 작성한 사내표준을 관련부서에서 교육
(4) 소속원이 사내표준을 준수하지 않을 경우 즉시 시정조치 실시
(5) 사내표준에 불합리한 면이 발견되면 즉시 개정 신청
4.4 전 사원
(1) 사내표준 준수
(2) 사내표준의 불합리한 점이나 부적합 사항 발견시 부서장에게 보고하여 조치
4.5 사내표준 검토자 및 승인권자
사내표준 검토자 및 승인원자의 임무는 다음과 같다.
1) 사내표준안에 대한 검토 및 심의
2) 승인권자는 사내표준 안을 최종 승인
5. 업무절차
5.1 문서의 제정, 개정, 폐기
1) 제정
제정사유 발생시 작성부서는 사내표준작성절차에 따라 문서를 작성하고 주관부서에 검토를 의뢰한다.
2) 개정
문서변경에 준하는 사유가 발생 되었을 때 그 문서 제정부서는 개정문서를 작성하여 제정시와 동일한 절차에 따라 주관부서에 검토를 의뢰한다.
3) 폐기
문서의 폐기사유가 발생 되었을 시 관련부서의 검토 완료 후 주관부서에 폐기 의뢰 한다.
5.2 검토
주관부서는 작성부서의 작성문서를 검토하여 승인권자의 승인을 득한다.
5.3 승인
(1) 사내표준 검토자 및 승인권자는 다음과 같다.
|
사내표준 분류명 |
검 토 자 |
승 인 권 자 |
|
매 뉴 얼 |
경영자 대리인 |
사 장 |
|
절 차 서 |
경영자 대리인 |
사 장 |
|
지 침 서 |
담당과장 |
주관부서장 |
5.4 등록, 배포
(1) 품질시스템 문서를 배포하고자 할 때에는 원본을 복사 한 후 문서관리대장에 배포처 등을 기록하고 배포하여야 한다.
(2) 문서의 복사본을 배포할 필요없이 원본만을 관련부서에 회람하여 내용과 사실만을 확인할 경우에는 회람 후 원본만 작성부서에서 보관한다.
5.5 교육 및 사용
1) 각 부서장은 사내표준을 소속원에게 교육, 숙지시켜야 한다.
2) 문서의 활용빈도를 고려하여 개별배포하지 않는 문서는 주관부서에서 열람할 수 있다.
3) 사용부서의 부서장은 구본은 폐기하고 최신본을 사용하여야 한다.
4) 사용부서의 부서장은 문서의 내용을 담당자가 이해할 수 있도록 교육을 실시해야 한 다.
5.6 유효본의 관리
(1) 품질/환경문서의 최신 유효본이 필요한 장소에서 적절히 사용 또는 관리되도록 하기 위하여 원본은 별도의 표시를 하지 않고 원본파일에 관리하며 관리본은 사내표준승인서에 관리번호를 부여하여 관리한다. 관리번호 부여 방법은 다음과 같다.
① 관리번호 부여방법
문서구분-개정번호-배포처(부서)
② 문서구분 표시
매뉴얼 : Q(E)M-000
절차서 : Q(E)P-000
지침서 : Q(E)I-000
③ 개정번호
해당문서의 개정번호를 기입한다.
5.7 문서의 변경, 재발행
(1) 고객의 요구사항 변경이나, 작업방법 또는 조건이 변경되었을 경우 표준문서를 변경하여야 한다.
(2) 표준 문서변경에 의한 재발행은 최초 작성부서에서 작성하고 검토, 승인권자의 승인 후 문서관리대장에 재등록한다.
(3) 표준문서의 재발행시는 제목에 해당하는 장 전부를 재발행 하는 것을 원칙으로 하되 변경 내용과 폐이지 수에 따라서는 일부를 재발행 할 수도 있다.
(4) 표준문서의 변경은 해당업무 관련부서장이 절차에 따라 해당안을 작성한 후 연구개발실장에게 제출한다.
(5) 표준문서가 변경되었을 경우 최신본의 확인이 가능하도록 개정일자, 개정번호를 문서관리대장에 표시하여야 한다.
5.8 외부문서 관리
1) 외부에서 유입되는 관련법률, 표준, KS규격, 단체규격, 식품공전 등 표준에 영향을 미치는 모든 문서는 사용전에 반드시 외부문서관리대장에 등록을 한 후 관련부서 에 배포 사용하여야 한다.
2) 외부유입 문서에는 겉표지 우측 상단이나 첫 페이지 우측 상단에 아래와 같이 적색 스탬핑을 한다.
3) 외부문서는 항상 최신본이 유지될 수 있도록 구판은 폐기하고 외부문서관리대장에 기록하여 관리한다.
5.9 사후관리
(1) 배포된 사내표준은 보관부서장의 관리하에 편철하여 유지하고 항상 최신본이 활용될 수 있도록 하여야 한다.
(2) 작성부서에서는 제개정후 필요시 사내표준에 대한 검토를 실시하여야 하며 실시결과를 주관부서에 통보하여야 한다.
(3) 주관부서는 내부감사절차서(GHA-4171)에 의거 사내표준의 이행여부를 감사하고 적절한 조치를 취하여야 한다.
6. 기록관리
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기 록 명 |
양식번호 |
보관부서 |
보존기간 |
비고 |
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사내표준(제정,개정)승인서 |
QP-4021-1 |
연구개발실 |
폐기시까지 |
|
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문서관리대장 |
QP-4021-2 |
" |
“ |
|
|
외부문서관리대장 |
QP-4021-3 |
" |
“ |
7. 관련표준
1) 사내표준 작성 절차서 (GHA-4022)
8. 첨부
1) 사내표준(제정,개정)승인서 (QP-4021-1)
2) 문서관리대장 (QP-4021-2)
3) 외부문서관리대장 (QP-4021-3)