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문서관리규정

문서관리규정

1. 적용범위

이 규정은 당사 문서의 작성, 수발, 처리, 정비등 제반 문서관리를 능률화 하여 합리적인 운영에 대하여 규정한다.

2. 목 적

이 규정은당사에서 제조되는 제품의 출하 품질관리를 위하여 필요한 문서의 작성처리, 보관, 보존, 서식 및 인장사용에 관한 기준을 정함으로 문서관리의 효율화를 기함을 목적으로 한다.

3. 문서의 정의

3.1. 각 팀의 기안, 합의 및 회람문서와 품의서

3.2. 계약서, 증권, 증서

3.3. 원서, 계출서, 등기서

3.4. 수지예산, 결산서, 장표, 증빙, 명세, 제규정, 계획서

3.5. 대․내외의 발송, 접수 및 전보 복명서 등의 문서

3.6. 재료보고서, 각종 통계표

3.7. 기타 일절의 기록사항

4. 문서관리의 원칙

4.1. 모든 사무는 문서에 의함을 원칙으로 하며 보존 및 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.

4.2. 사용 빈도가 많은 문서는 양식화하여 사용함을 원칙으로 한다.

4.3. 전언통신, 구두조회, 회의, 타협등이 있을 경우에도 중요사항은 그 요지를 기록하여 문서에 준하여 처리한다.

4.4. 문서의 처리는 신속, 정확하여야 한다.

4.5. 문서 관리자는 기밀 문서의 관리 및 보완을 철저히 하여야 한다.

4.6. 문서 관리의 주관은 총무팀에서 한다.

5. 문서의 분류

5.1. 작성 및 수발상태에 의한 분류

5.1.1. 대외접수 문서

문서 내용에 관계없이 회사조직 이외의 관공서, 기관, 협회 조합, 관민업체 또는 개인등으로부터 접수된 문서를 말한다.

5.1.2. 대외발송 문서

문서내용에 관계없이 회사조직 이외의 상대방에게 발송되는 일정 문서를 말한다.

5.3. 대내 품의서

최고 결재권자에게 업무집행에 대한 결심을 득하는 문서로서 결심을 득한후 공고, 지시, 명령의 단계를 거치지 않고 원인 행위를 하는 품의팀에서 집행 종결되는 기안문서(HillA-401-003)을 말한다.

5.4. 품의 시행문

품의 결심과 타팀에 공고, 지시, 명령등을 하기 위한 행위가 1건의 문서로서 이루어지는 발송 기안문서를 말한다.

5.5. 보고서

업무에 결심을 득하고 집행을 행하고 난후 그 집행결과를 알리는 기안문서를 말한다.

5.6. 협조전

팀간 과단위 사이 업무에 관한 협조를 구하기 위하여 작성되는 문서를 말한다.

5.7. 전언통신문

긴급을 요하는 업무나 지역 여건상 정상적인 문서수발절차를 수행하기 곤란한 경우 유선상으로 기안 수발되는 문서를 말한다.

5.2. 취급도에 의한 분류

5.2.1. 극비문서

극비처리가 필요하다고 인정되는 사항

5.2.2. 비문서

관련팀 이외는 공포함이 부적당하다고 인정되는 사항

5.2.3. 보통문서

1) 5.2.1.항 및 5.2.2.항에 속하지 않는 사항의 문서

5.3. 중요도에 의한 분류

문서의 보존기간은 4종으로 구분, 분류한다.

5.3.1. 영구 보존문서

1) 규정, 규칙, 직제 및 예규가 되는 중요문서

2) 효력이 영속하는 문서

3) 중요한 관공서의 인․허가 문서

4) 등록에 관한 문서

5) 기타 중요한 서류 및 장부, 도면

5.3.2. 5년 보존문서

1) 상법상 사업장부에 해당되는 전표, 대차대조표, 재산등록과 이에 준하는 장부 및 도면

2) 업무 수행상 장기간 참고 또는 이용되어야 할 기록문서 및 도표

3) 만기 및 해약된 계약서

5.3.3. 3년 보존문서

1) 보통문서

2) 경미한 서류와 장부 및 도표

5.3.4. 1년 보존문서

일시적인 활용으로 효력이 상실되는 문서

6. 문서작성

6.1. 문서의 작성은 특수한 경우를 제외하고는 1문서 1건의 내용을 주제로 작성하여야 한다.

6.2. 문서의 용지는 통계표, 도면, 제증명등 기타 작성상 특별한 경우를 제외하고는 A4(210×297)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다.

6.3. 도표를 제외한 일반문서에 기입하는 글씨는 흑색 또는 청남색을 사용하고 적색은 수정 또는 주의환기등 특수한 경우에만 사용한다.

6.4. 문서는 표준어를 사용하며 한글로 작성하고 전달이 곤란한 것은 한문 또는 외국어를 같이 쓸수도 있다.

6.5. 문서에 쓰는 일자는 숫자로 표시하고 년, 월, 일의 글자는 생략하고 점(.)을 찍어 글자로 갈음한다.

6.6. 문장내용을 세분화 할 경우에는 Hill-A-501(회사규격 관리규정)에 따라 세분한다.

6.7. 문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하며 시분의 문자는 생략하고 :을 적어 시분을 구분한다.

6.8. 참조를 필요로 하는 문자는 관련문서의 번호 및 일자를 표시한다.

6.9. 문서에 사용하는 숫자는 아리비아 숫자로 하되 금전의 표시나 계약서등 특수한 경우에는 예외로 한다.

6.10. 문서를 수정이나 삭제할때는 원문을 읽을수 있도록 하고 수정자는 반드시 수정한 곳에 날인하여야 한다.

7. 문서의 구성

일반문서중 발신문서는 기안문서를 성문화하여 시행하며 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

7.1. 두 문

다음 각 항의 사항을 말한다.

7.1.1. 회사명

대외발신 문서는 용지의 상단에서 3㎝의 여백을 두고 중간에 주식회사 우일레미콘을 기입한다.

7.1.2. 분류기호 및 문서번호

대외발신 문서는 반드시 “삼원”으로 표시한 팀별 구분없이 년도별 일련번호를 붙인다.

7.1.3. 시행 년 월 일

문서번호는 우측 상단 동일 선상에 년 월 일을 기재한다.

7.1.4. 수신기관

수신기관의 표시는 경우, 수신 및 참조로 구분하여 다음 각호의 요령에 따른다.

1) 관계기관 또는 관계팀에 경유를 필요로하는 문서는 그 경유하는 기관의 명 또는 팀 장의 직명을 쓴다.

1) 수신은 수신기관 또는 관련팀장의 직명을 쓰며 수신기관이 2개소 이상 일때는 수신처 참조라 쓰고 수신처를 발신자 명의란 다음줄에 기재 표시한다.

7.1.5. 본문

본문은 제목과 주문으로 구분하되 첨부물을 표시할 때는 이를 포함한다.

1) 제목은 주문의 내용을 알수 있도록 간명하게 표시하되 제목이 두줄이상이 될때는 첫줄 의 첫자에 맞춘다.

2) 주문의 첫자는 좌측 기본선으로부터 3자의 간격을 두고 시작하여 우측 한계선까지 쓰 고 다음줄은 좌측 기본선부터 시작하여 쓴다.

3) 본문이 끝나면 한잔 띄워서 “끝” 자를 쓰며 첨부물이 있을 때에는 첨부물의 표기를 한 다음 한자 띄워서 “끝” 자를 쓴다.

7.1.6. 결론

1) 대외 발신문서는 특별히 정하여진 경우를 제외하고는 대표이사의 명의로 발신한다.

2) 사내 팀간의 수발되는 문서는 팀장의 명의로 발신한다.

8. 날 인

문서의 날인은 각호에 의한다.

8.1. 대외문서

대표이사 직인

8.2. 대내문서

원칙적으로 발신 팀장의 사인을 찍는다.

9. 발 송

모든 문서의 발송은 문서 발송 대장(HillA-401-002)에 발송번호, 문서기호와 번호, 발송일자, 수신처, 제목등을 기재한후 발송한다. 단, 대외 발송문서는 총무팀의 직인 날인 대장으로 발송부에 갈음한다.

9.1. 비밀문서의 발송

비밀문서는 2중 봉투를 사용하되 “비밀 등급” 표시를 하여 발송한다.

9.2. 등기에 의한 발송

중요문서는 등기로 하고 신속을 요하는 문서는 속달 우편으로 한다.

9.3. 보통 우편발송

일반 보통문서는 보통우편으로 발송하며 우편물 발송부에 기재하고 발송한다.

10. 접수 및 배부

10.1. 접수 문서의 처리

10.1.1. 수신 문서는 관리팀에서 접수하여 문서 접수 대장(HillA-401-001)에 기입하고 접수인을 찍은후 배부처 (연필기재)를 기입 주관팀에 배부한다.

10.1.2. 기밀문서는 개봉하지 아니하며 해당팀의 장에게 직접 배부한다.

10.1.3. 대표이사의 명의의 문서는 임원의 선람을 거쳐 주무팀에 배부한다.

10.2. 배부문서의 반려

배부를 받은 문서가 그 팀의 소관에 속하지 아니한 것으로 인정될 때는 총무팀에 반환하여야 하며 이 경우 총무팀은 다시 해당팀을 정하여 배부한다.

10.3. 당직원의 문서접수

당직원이 접수한 문서는 익일 출근시간 직후에 총무팀에 인계하여야 하며 긴급을 요하는 경우에는 그 문서의 주무팀장에게 통지하여야 한다.

11. 문서의 통제

11.1. 문서에 관한 통제사무를 담당하기 위하여 총무팀에 문서 통제자를 두며 다음 각호의 사항을 검토한다.

11.1.1. 결재권자의 결재여부

11.1.2. 타문서와의 내용사의 중복여부

11.1.3. 기안문과 시행문의 대조

11.1.4. 전결 구분의 착오여부

11.1.5. 문서처리 기간의 경우여부

11.1.6. 서식의 적부, 용어의 탈자 및 오자등 미비여부

11.2. 전항의 규정에 의한 검토결과 미비사항이 발견될 때에는 부전에 그 뜻을 기재하여 그 팀에 회송한다. 단, 경미한 사항은 문서 통제자가 수정할 수 있다.

12. 전결 및 후결

12.1. 대표이사는 사무내용에 따라 그 소속 임원 또는 팀장으로 하여금 위임 전결하게 할수 있다. 전결할 때에는 전결자가 해당란에 “전결” 이라 표시하고 서명 또는 날인한다.

12.2. 결재권자가 부재하거나 사무형편에 의하여 결재 불능시 내용이 중요하여 대결하기 어렵다고 판단하였을 떄에는 결재권자 해당란에 후결이라 표시한다. 단, 문서 시행후라도 결재권자에게 결재를 득해야 한다.

13. 폐 기

13.1. 보존기간이 경과된 문서는 주관팀장의 입회하에 문서담당팀에서 이를 폐기한다.

13.2. 전항의 폐기처분은 소각, 기타 적절한 방법에 의한다.

13.3. 문서를 폐기할 떄는 폐기 문서록을 작성해야 한다.

14. 양식관리

14.1. 제정, 개정, 폐지 및 그 절차

14.1.1. 관계 규격이 제정되어 필요할때

14.1.2. 관련 업무상 개정이 필요할때

14.1.3. 관련 규정이 제정에 의해서나 운영에 있어 불합리할때

14.1.4. 관련 규격이 폐지되었을때

14.1.5. 기타 양식 제정, 개정, 폐지가 필요할때

이상의 경우에 의하여 관계자는 원인을 첨부하여 총무팀에 제출한다. 총무팀은 사정한후 신규제정이 필요하다고 인정되면 품질관리 위원회에 회부. 제정, 개정, 폐지 조치한다.

제안사항이 타 팀과 관련이 있을시는 관련팀에 제출하기 전에 관계팀과 합의하여야 한다. 규격의 제정, 개정, 폐지에 부수된 양식은 그 사항에 따라 포함 처리한다.

14.2. 양식의 번호

양식은 관리의 편의상 번호를 부여하고 그 번호부여 방법은 다음 절차에 따른다.

보 기 : HillA - 401 - 001 (양식의 명칭)

─┬─ ─┬─ ─┬─

│ │ │

│ │ └─────── 양식의 일련 순서 번호

│ │

│ └──────────── 관련 규격 번호

│

└───────────────── 관련 규격 분류 번호

14.3. 양식의 등록

총무팀은 양식이 제정되면 양식 관리 대장(HillA-401-005)에 제정, 개정, 폐지관계 사항을 기록 정리한다. 양식관리 팀은 양식 제정, 개정․폐지 상호 연락하여 총괄적인 파악에 협조해야 한다.

14.4. 종이의 재단 수치

KSA 5201(종이의 재단 치수)에 따른다.

14.5. 보관방법

사용된 양식은 철하여 보관하는데 다음 요령에 의한다.

14.5.1. 일정 기간씩 분리하여 표지를 양식명, 관계팀명, 보관일자를 표시한다.

14.5.2. 측면에도 가능하면 전항과 같이 한다.

14.5.3. 양식보관은 사용 팀별로 하는것을 원칙으로 한다.

14.6. 양식의 일반 수칙

14.6.1. 양식은 가로 쓰는 것을 원칙으로 한다.

14.6.2. 양식은 한글을 원칙으로 한다.

14.6.3. 양식은 중앙에 회사명, 우측에 양식크기를 각각 표시한다.

14.6.4. 양식은 가로 철하는 것을 원칙으로 한다.

15. 기록 및 관리

문서관리에 관한 문서는 다음과 같이 보관 보존되어야 한다.

문서접수대장

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HillA-401-001 힐캄코리아 A4(210×297)

문서발송대장

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HillA-401-002 힐캄코리아 A4(210×297)

HillA-401-005 힐캄코리아 A4(210×297)