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양식번호 : TQF-0513(Rev.0)                                                                               A4(210x297mm)

양식번호 : TQF-0212(Rev.0)                                                                             A4(210x297mm)

1.  목적

   품질․환경시스템과 관련하여 발생되는 제반 문서의 발행, 배포, 변경, 처분에 대한 절차를 정하고 이의 관리를 체계화하여 품질 및 환경관련 문서 및 자료(이하 “문서”라 한다)가 효율적으로 관리되어 운영되게 하는 것을 그 목적으로 한다.

2.  적용범위

   문서의 발행, 배포, 보관, 개정, 회수 및 처분의 관리에 적용한다.

3.  용어의 정의

3.1.   문서(품질 및 환경관련 문서)

     당사에서 업무를 수행하는데 필요한 사항을 작성한 것으로 개정이 되면 원본은 필요시 보관하고, 사본은 처분한다.

3.2.   자료

     외부에서 접수한 문서로 국가규격, 고객제시 문서, 단체규격, 국제규격, 기술자료 등

3.3.   처분

     개정이 된 경우 구문서의 사용을 방지하는 방법 또는 사용이 불가능 하도록 하는 것

3.4.   관리본

     문서관리대장에 기록되어 발행이후 문서의 개정본이 계속적으로 배부, 항상 최신본으로 유지되는 문서를 말한다. 단, 품질․환경매뉴얼 및 품질․환경절차서 등 시스템 문서에는 관리본이라는 스탬프 또는 필기구 등으로 필요시 관리번호를 부여하여 관리한다.

3.5.   비관리본

     발행 당시에는 최신본이나 그 문서의 개정본이 배부되지 않는 문서를 말하며 품질 및 환경에 영향을 미치는 업무에 직접적으로 적용할 수 없고, 단지 참고용의 목적으로만 사용되는 문서를 말한다.

4.  책임과 권한

4.1.  감리본부장

4.1.1.  품질․환경시스템 문서의 작성을 주관하고 승인된 문서를 취합하여 원본을 관리할 책임과 권한이 있다.

4.1.2.  필요한 자료를 분류하고 관리할 책임이 있다.

4.1.3.  문서의 배포를 주관한다.

4.2.  설계본부 소장

4.2.1.  기술자료 및 도면을 보관, 관리할 책임이 있다.

4.3.  각 본부 소장, 본부장

4.3.1.  필요한 문서를 파악하여 문서를 작성, 검토하고 관련부서와 합의 및 승인을 받아 적용부서에 배포를 한다.

4.3.2.  해당 소장은 그 부서의 문서관리 책임자가 되어 규정된 문서관리 절차에 의해 업무에 필요한 문서를 관리할 책임과 권한이 있다.

4.3.3.  문서접수 시 문서 사용자를 파악하여 회람 혹은 교육훈련을 실시하고, 문서를 적용하며 적용한 결과 문제가 발생하면 작성부서에 통보하여 개정하도록 한다.

5.  업무절차

5.1.  문서의 발행

5.1.1.    감리본부장은 문서를 발행하기 전에 필요시 문서번호를 부여한다. 문서의 번호는 적용하는 품질․환경시스템의 규격 요구사항의 번호와 추적이 되도록 부여한다.

5.1.2.    문서 및 자료에 대한 번호부여는 문서번호 부여기준(첨부 1)에 의한다.  필요시 해당부서에서 부여할 수 있다.

5.1.3.  승인된 품질․환경시스템 관련 문서는 감리본부에서 모두 취합하여 필요한 문서 사용처에 배포하여 적용하도록 한다.

5.2.  문서의 배포

5.2.1.  부서간의 배포

(1)  문서를 배포하는 배포자는 문서관리대장(첨부 2)에 배포할 내역을 기재하고 문서를 배포한다.

(2)  문서관리대장은 배포 및 작성이 완료되면 문서의 원본과 함께 보관, 관리되어야 한다.

(3)  개정된 문서를 배포하여 적용할 수 있도록 하는 경우에는 “관리본”을 표시하고, 비관리본일 경우 “비관리본”을 표시하며,  사내에서는 관리본만이 배포되어져야 한다.

5.2.2.  사외배포

(1)  사외배포는 비관리본으로 배포하는 것을 원칙으로 한다.

(2)  고객 또는 고객대리인의 요구가 있을 경우에 배포한다.

5.2.3.  구문서의 회수 및 처분

(1)  문서가 개정되어 개정된 문서가 배포되면 접수부서에서 구문서를 세단, 소각, 매각 기타 방법 등으로 처분하며, 구본은 필요시 보관, 관리할 수 있으나 사용을 금지하는 식별표시를 한다.

(2)  사용금지 식별표시 방법은 문서의 앞면에 ‘X’자, ‘참고용’, 'REFERENCE', 'VOID', ‘이면지 재활용’ 등으로 표기하여 구분되도록 하여야 한다.

5.3.  문서배포 후 관리

5.3.1.  문서를 접수하면 문서관리대장에 문서명을 기록하고 부서내 관련업무 적용자는 회람하여 개정된 부분을 확실히 파악하여야 한다.

5.3.2.  문서는 사용되는 모든 곳에서 품질 및 환경관련 업무에 올바르게 사용되도록 관리한다.  문서의 적용결과는 해당문서의 관련양식에 기록, 유지한다.

5.3.3.  문서는 검색이 용이하도록 보관한다.

6.  품질․환경기록

   본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : HQEP- MS-3)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7.  관련문서

7.1.   품질․환경시스템 관리 절차서(문서번호 HQEP-MS-1)

7.2.   기록관리 절차서(문서번호 HQEP-MS-3)

7.3.   교육훈련 절차서(문서번호 HQEP-RM-1)

8.  첨 부

8.1.   문서번호 부여기준(첨부 1)

8.2.   문서관리대장(첨부 2)

첨부 1

문서번호 부여 기준