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강하넷

품질보증절차서

문서번호

KH 1601

제정일자

1993.01.27.

품질기록 관리

개정일자

2000.06.01.

Rev.

06

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1. 적용범위

이 절차서는 당사의 품질보증 업무와 운영 및 절차에 관한 기록관리에 대하여 적용한다.

2. 목 적

품질시스템을 효과적으로 운영 관리함을 목적으로 한다.

3. 책임과 권한

3.1 품질관리부서장은 품질관련 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.2 생산관리부서장은 생산 및 공정관리에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.3 영업본부장은 계약검토에 따른 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.4 구매부서장은 구매에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.5 생산관리부서장은 자재에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.6 기술부서장은 설계에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.7 연구소장은 연구개발에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

4. 업무절차

4.1 품질기록 조치사항

1) 품질기록은 식별표시, 수집, 색인, 목록작성, 보관, 유지처분 한다.

2) 품질기록은 읽기 쉽고, 선명하고, 관련제품과 연결되어야 한다.

3) 손상과 분실을 방지할 수 있는 장소에 보관하고, 즉시 검색할 수 있어야 한다.

4) 품질기록의 보존기간을 개별 지정 관리한다.

5) 계약서에 명시된 경우 고객에게 관련 품질기록을 공개한다.

※ 통합 FILE시는 품질목록 중 한 CODE를 지정 (품질기록 중 많은 문서항목) 사용할 수 있다.

4.2 관리대상 품질기록

KS A 9001(1995)/ISO 9001(1994)

1) 경영자에 의한 검토기록 (4.1.3)

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2) 품질기록의 파악 및 작성 (4.2.3.f)

3) 계약검토 기록 (4.3.4)

4) 설계 및 걔발계획(4.4.2), 설계입력(4.4.4), 설계심사(4.4.5), 설계출력(4.4.6), 설계검증(4.4.7), 설계검인정(4.4.8), 설계변경(4.4.9)에 대한 기록

5) 협력업체 평가에 대한 기록 (4.6.2)

6) 고객 지급품에 대한 기록 (4.7)

7) 제품식별 및 추적성에 관한 기록 (4.8) : 계약서에 명시된 경우

8) 자격이 부여된 공정.장비 및 인원 (4.9)

9) 수입 검사 및 시험에 관한 기록(4.10.2.3)

10) 검사 및 시험에 관한 기록 (4.10.5)

11) 검사,계측 및 시험장비에 관한 기록 (4.11.1)

12) 검사,계측 및 시험장비에 대한 교정검사 기록 (4.11.2.e)

13) 부적합의 검토 및 처분에 관한 기록 (4.13.2)

14) 부적합의 원인조사 및 조사결과에 관한 기록 (4.14.2.b)

15) 내부품질감사에 관한 기록 (4.17)

16) 교육/훈련에 관한 기록 (4.18)

※ ( )은 KS A/ISO 9001 규격항목번호

4.3 일반적 품질기록

일반적으로 관리, 보존되는 품질기록은 다음과 같다.

1) 품질매뉴얼, 절차서 등의 배포에 관한 기록

2) 설계 입․출력, 검증/확인 및 설계변경에 관한 기록

3) 문서관리에 관한 기록

(1) 문서 발행일 (2) 문서 고유번호 (3) 문서 개정번호 (4) 개정일자

4) 구매관리에 관한 기록 : (1) 구매 (2) 시방서 (3) 발주서 등

5) 공정관리에 영향 미치는 주요 결정에 관한 기록

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6) 측정,검사설비에 관한 기록

(1) 측정,검사 설비목록

(2) 사용 부적합 설비의 처분 등

7) 부적합품 관리에 관한 기록

(1) 부적합품의 식별, 평가에 관한 기록

(2) 폐기처분에 관한 기록

8) 시정.예방조치에 관한 기록

(1) 부적합에 대한 시정조치 내용

(2) 부적합의 조사, 분석기록 및 예방조치기록

(3) 시정조치 결과에 관한 기록

9) 자재 및 제품의 식별에 관한 기록

10) 품질기록의 일반적 사항에 관한 기록

(1) 품질기록 목록에 관한 기록

(2) 품질기록 보관장소 보존기간

11) 내부품질 감사에 관한 기록

(1) 부적합사항 및 시정조치

(2) 시정조치 결과에 따라 절차서 등의 변경에 관한 기록

12) 통계적 기법에 관한 기록

5. 품질기록의 구분

품질기록은 제품에 대한 품질기록과 품질시스템 운영에 관한 기록으로 구분한다.

5.1 제품에 대한 품질기록

1) 제품시방

2) 원․부자재, 주요설비 도면

3) 검사 성적서

4) 특채, 부적합 기록

5) 소비자 불만에 대한 시정조치 기록 등

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5.2 품질시스템 운영에 관한 기록

1) 내부품질감사 기록

2) 경영검토 기록

3) 협력업체 선정관리 기록

4) 공정관리 및 시정조치 기록

5) 측정, 검사설비의 교정 기록

6) 교육/훈련 기록 등

6. 보관 및 보존

6.1 보존

보존기간은 계약서의 요건, 관련법률, 사회통념상의 관습등을 고려 최소 3년 이상으로설정하며, 각 품질기록의 보존기간은 해당 절차서에 따른다.

6.2 보관

각 부서별 품질기록은 연도별로 사용 부서에서 보관, 관리하며, 연도별로 철하여 보존년한에 따라 보존하는 것을 원칙으로 하나 기록의 특성에 따라 전년 실적의 참조가 필요하다고 판단될 때에는 관련부서장의 재량으로 전년도 기록을 함께 보관, 관리한다.

8. 품질기록 점검

내부품질감사 및 경영 검토 시 품질기록 관리 상태를 확인 조치한다.

9. 품질기록 작성 방법

9.1 읽기에 지장이 없도록 선명함.

9.2 내용이 간결하고 명료함.

9.3 관련제품, 공정 기타 업무에 연계함.

9.4 필요한 곳에 서명, 날인 함.

10. 검토 및 승인

10.1 품질기록의 검토

1) 품질기록 작성자는 해당 부서장에게 적합성에 대한 검토를 받아야 한다.

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2) 해당 부서장은 품질기록 작성내용이 검토 관련부서의 협조가 필요한 경우 관련부서와협의한다.

10.2 품질기록의 승인

작성부서 및 관련 부서의 검토, 조정이 완료된 품질기록은 품질관리부서장의 승인을 받는다.

11. 품질기록의 목록

품질기록 목록은 (부표1)과 같다.

12. 개정 품질기록의 검토, 승인

개정된 품질기록은 문서 제정시와 동일한 절차 및 방법에 따른다.

13. 품질기록의 유지보관

모든 기록은 다음과 같이 유지하고 검증되어야 한다.

13.1 품질기록은 문서관리 담당자가 품질기록을 분류 보관한다.

13.2 특별히 관리하여야할 품질기록은 컴퓨터 등으로 보관할 수 있다.

13.3 청결하고 가독성있게 유지한다.

13.4 잉여정보 및 폐지정보에 구애받지 않는다.

13.5 제품, 공정, 설비등으로 식별 유지한다.

13.6 요구된 품질수준이 달성되고 있다는 충분한 증거를 포함한다.

14. 폐 지

14.1 품질기록 폐지시기

품질기록은 다음 사항에 해당하는 경우 폐지한다.

1) 사용 목적이 소멸된 경우

2) 개정 품질기록이 접수된 경우

3) 품질기록의 보존기간 만료된 경우

14.2 품질기록 폐지

문서폐지 절차에 따라 결재권자의 허가와 서명이 있어야 한다.

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14.3 폐지 품질기록의 원본관리

폐지 품질기록의 원본 보관 필요시 품질기록 중앙 하단에 적색 폐지도장을 찍은 후 별도 구분 보관한다.

( 부표1 )

품질기록 목록

???????????????????????????

품 질 기 록 명

Code

관 리 부 서

관 리 자

보존년한

비 고

장학금 지원 신청서

BA

총 무 팀

부서장

3년

상조금 신청서

BB

총 무 팀

3년

업무 지시철

BG

해 당 부 서

3년

FAX (수신, 접수)

BM

해 당 부 서

3년

사외 공문철

BI

해 당 부 서

3년

ISO 관계철

BJ

해 당 부 서

3년

업무선급금 신청서

BC

해 당 부 서

3년

지출/대체/정산/ 결의서

BD

해 당 부 서

3년

소액현금 사용정산서

BE

해 당 부 서

3년

수입 결의서

BF

해 당 부 서

3년

전월 계약현황

DA

해 당 부 서

3년

납품현황

DB

해 당 부 서

3년

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품질기록 목록

???????????????????????????

품 질 기 록 명

Code

관 리 부 서

관 리 자

보존년한

비 고

수금현황

DC

영업사업부,해당부서

부서장

3년

전월 납기현황

DE

영업사업부,기 획 팀

3년

미수현황

DF

영업사업부,기 획 팀

3년

미수 현황표

BJ

영업사업부,기 획 팀

3년

미납품 현황

BK

영업사업부,기 획 팀

3년

수주, 납품, 매출수금현황

BL

영업사업부,기 획 팀

3년

보관품현황/계약취소LIST

BM

영업사업부,기 획 팀

3년

제안서

AA

품 질 관 리 부

3년

제안 접수 대장

AB

품 질 관 리 부

3년

제안 심사 기준표

AC

품 질 관 리 부

3년

제안 심사 결과 통보서

AD

품 질 관 리 부

3년

제안 심사 이의 신청서

AE

품 질 관 리 부

3년

제안실시지시 및 보고서

AF

품 질 관 리 부

3년

분임조 등록카드

AG

품 질 관 리 부

3년

분임조 회의록

AH

품 질 관 리 부

3년

분임조 활동 계획서

AI

품 질 관 리 부

3년

분임조 활동 완료 보고서

AJ

품 질 관 리 부

3년

분임조 활동 이력카드

AK

품 질 관 리 부

3년

분임조 평가 심사표

AL

품 질 관 리 부

3년

회의록 (앞장)

QA

품 질 관 리 부

5년

원인조사 및 대책수립서

QB

품질관리부,생 산 부

3년

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품질기록 목록

???????????????????????????

품 질 기 록 명

Code

관 리 부 서

관 리 자

보존년한

비 고

영업정보 관리카드

PA

영 업 사 업 부

3년

견적서 발급대장

PB

영 업 사 업 부

3년

가격명세분석표

PC

영 업 사 업 부

3년

계 약 대 장

PD

영 업 사 업 부

3년

계 약 대 장 (통신)

PE

영 업 사 업 부

3년

작업변경기록부

PF

영 업 사 업 부

3년

목 록 표

PG

영 업 사 업 부

-

계 약 카 드 (A)

PH

영 업 사 업 부

3년

계 약 카 드 (B)

PH

영 업 사 업 부

3년

계 약 카 드 (C)

PH

영 업 사 업 부

3년

계 약 카 드 (D)

PH

영 업 사 업 부

3년

월 영업대장

PI

영 업 사 업 부

3년

견 적 서

PJ

영 업 사 업 부

3년

연구개발 계획/평가서

RA

전력전자연구소

7년

관리대상 품질기록 목록

결

재

접 수

검 토

승 인

/

/

/

NO

품질기록분류번호

품질기록명

보존기간

기록관리시점

비 고