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구매업무관리절차서

구매업무관리절차서

목 차

1. 적용범위 및 목적

2. 책임과 권한

3. 업무처리 절차

4. 기록 및 보관

5. 관 련 문 서

*. 구매업무 흐름도

1. 적용범위 및 목적

본 절차서는 고객 요구사항을 만족시키는 품질수준을 달성하기 위해 사용되는 자재의 구매업무 절차에 대하여 적용하며 구매업무 처리 기준을 명확히 하여 합리적이고 효율적인 구매업무 수행을 도모하고 구매하는 구매품이 규정된 요건과 품질기준에 적합함을 보장하는데 그 목적이 있다.

2. 책임과 권한

2.1 기획팀장

2.1.1 자재 수급 계획 및 보고

2.1.2 구매 문서 및 구매 자료의 관리

2.1.3 구매품의 시장조사, 견적조회 및 구매업무 주관

2.2 생산팀장

2.2.1 자재 소요 계획서 작성

2.2.2 자재 청구 및 관리

2.3 품질관리부

2.3.1 구매품의 검증

3. 업무처리 절차

3.1 자재 소요계획

3.1.1 생산팀장은 생산계획서를 근거로 자재 소요 계획서를 작성하여 대표의 승인을 득한 후 관리부로 송부한다.

3.2 구매의뢰

3.2.1 생산팀장은 생산계획서 및 자재 소요 계획서를 근거로 다음의 구매문서 및 자료를 준비, 자재 청구/품의서를 작성하여 관리부로 구매를 의뢰한다.

1) 구매품의 종류, 등급, 형식 또는 기타 정확히 표시

2) 적용되는 품질규격(시방서 또는 관련 규격)

3.3 시장조사, 견적조회 및 구매품의

3.3.1 관리부 구매담당자는 자재 청구/품의서에 의거 시장조사 또는 견적 조회를 실시하여 예정 가격 및 예정 구매처를 결정한다.

3.3.2 구매처는 외주업체 관리 절차서에 의거 등록된 업체에서 선정하고 등록되지 않은 업체의 경우는 외주업체 관리 절차서에 따라 등록하고 구매처로 결정한다. 다만, 다음에 해당하는 경우 당사 외주업체로 등록하지 않고 구매한다.

1) 해당 계약건에 대해 고객이 지정하는 업체

2) 제품 또는 품질에 영향이 없는 소모성 잡자재의 구매

3) 품질에 이상이 없고 외주업체 평가가 불가능한 경우

3.3.3 3개월 이상 연속 거래인 경우는 견적을 생략하고 유․무선으로 조회, 수의 구매할 수 있다.

3.3.4 관리부 구매담당자는 견적조회가 완료되면 자재 청구/품의서와 증빙서류가 있는 경우는 첨부하여 기획팀장에게 보고, 대표의 승인을 얻은 후 발주한다.

3.4 주문, 구입 및 납기관리

3.4.1 관리부 구매담당자는 승인된 구매품을 거래처에 발주서로 주문한다.

3.4.2 관리부 구매담당자는 현금 구매의 경우 경리담당으로부터 전도금을 수령하여 구매 후 정산한다.

3.4.3 기획팀장은 자재 청구/품의서에 의거, 납기를 관리하고 납기가 생산 공정에 지장을 주는 경우 생산팀장과 사전 대책을 협의한다.

3.5 구매품의 입고 및 검증

3.5.1 관리부 구매담당자는 청구된 자재가 도착하면 검사대기소에 보관하고 발주서를 근거로 입고된 구매품을 확인하고 거래명세표 또는 인수증으로 검사원에게 검사 의뢰한다.

3.5.2 검사원은 모니터링 및 측정업무 절차서에 따라 검사를 수행하고 검사결과는 거래명세표 및 자재에 합․부 판정을 하여 구매담당자에게 통보한다.

3.5.3 구매담당자는 합격된 자재만 입고 처리하고 입고된 자재는 제품보존 절차서에 따라 관리하고 거래명세표 또는 인수증은 보관한다.

3.5.4 검사 및 시험 결과는 외주업체 평가시 자료로 활용하며 관련기록은 검사원이 유지, 관리한다.

3.6 부적합 자재의 관리

관리부 구매담당자는 부적합품 발생시 부적합품 대기소에 보관하고 부적합품 관리 절차서에 따라 통보하여 해당업체에 반품 처리토록 한다.

3.7 고객 검증

3.7.1 기획팀장은 계약에 명시된 경우 고객의 검증을 받아야 하며, 그 사항을 관련 부서에 업무 협조전으로 통보한다.

3.7.2 기획팀장은 고객 방문시 고객 입회 하에 검증을 실시한다.

3.6.3 기획팀장은 고객 검증 후 고객의 요구사항을 파악하고 시정조치 및 예방조치 절차서에 따라 처리한다.

단, 고객의 요구사항이 계약조건과 상이할 경우 계약변경 절차에 따라 처리한다.

4. 기록 및 보관

5. 관련문서

5.1 문서관리 및 기록관리 절차서(QP-401)

5.2 외주업체관리 절차서(QP-703)

5.3 제품보존 절차서(QP-707)

5.4 모니터링 및 측정업무 절차서(QP-803)

5.5 부적합품 관리 절차서(QP-804)

5.6 시정조치 및 예방조치 절차서(QP-805)

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외주 협력업체 채점표

□구매 □외주 협력업체 채점표

승인 업체 관리 대장

구 분 : (○)외주, (○)구매

​

1. 목 적 : 이 규정은 강하넷주식회사(이하 당사라함)의 구매 업무절차를 규정화하여 구매되는 모든 제품의 품질을 확보하는데 그 목적이 있다.

2. 적 용 범 위 : 이 규정은 당사의 품질에 영향을 미치는 원부자재 및 외주 가공품등 의 구매 업무 전반에 적용한다

3. 용어의 정의

없 음

4. 책임과 권한

4.1 외주 부서장

4.1.1 외주부서장은 발주에 따른 주문서 작성 및 구매의 책임이 있다.

4.1.2 외주부서장은 자재 재고의 현황을 파악할 책임이 있다.

4.2 생산 부서장

4.2.1 생산부서장은 생산 계획을 수립하여 외주부서장에 통보할 책임이 있다.

4.3 품질 부서장

4.3.1 품질부서장은 협력업체의 도면 배포 및 회수책임이 있으며 구매품의 검사 책임이 있다.

5. 업 무 절 차

5.1 구매 절차

5.1.1 외주부서장은 생산부로 부터 통보된 생산 계획으로 소요량을 산출하고 재고 현황 (양식 1)을 확인후 익월 이월 재고의 변동사항을 감안하여 협력 업체별 주문수량을 결정한다.

5.1.2 외주부서장은 결정된 주문수량을 기준으로 각 업체별 정기 추가 주문서(양식 2)에 기종,품명,규격,수량,납기,필요한 경우 도면번호, 도면 변경 번호등을 상세히 작성하여 공장장의 승인을 득한후 매월 말일 이전에 발송한다.

5.1.3 외주부서장은 업체 주문서 발송에 따른 발주서 관리 대장(양식 3)을 작성하여 입고현황, 납기등 필요한 관리를 실시한다.

5.1.4 품질부서장은 도면 관리 규정에 의해 협력 업체의 도면을 배포 및 회수 관리하도록 한다.

5.1.5 외주부서장은 입고된 부품은 협력 업체 검사 성적서와 거래 명세표를 품질관리부로 검사 의뢰한다.

5.1.6 외주 부서장은 품질관리부의 검사 결과 합격품에 대한것은 자재 창고 담당 및 필요 부서에 전달 조치하고 불합격품은 부적합품 처리 규정에 의해 조치한다.

5.1.7 협력업체의 업체 승인은 협력 업체 선정 기준에 준하며 일반 소모품의 구매는 구입품의서(양식 4)에 의해 일반 업체에서 구매한다.

5.1.8 설비,계측기,치공구등 품질에 영향을 미치는 기타 물품의 구매 절차는 각각의 규정에서 별도로 정한다.

5.2 구매 변경 및 추가 구매

5.2.1 외주 부서장은 생산 계획의 변경으로 기발주된 부품의 추가수량이 필요한 경우 구두발주로 진행하며 발주후 7일 이내에 추가 주문서를 작성하여 공장장의 승인을 득한 후 업체에 발송하며 추가 품목의 주문 변동 사항이 발생 시에는 추가 품목의 도면을 주문서에 첨부하여 발송하고 주문서에 첨부 보관 유지한다.

5.3 구매품의 검증

5.3.1 외주부서장은 고객과의 계약에 의해 고객이 협력업체 공장을 방문하여 제품의 검사나 공정 검사를 요구할 경우 실시할 수 있도록 협력업체의 협조 사항을 계약서 또는 주문서에 명시 하여야 한다.