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외부유입문헌등록부

강하넷 양식 : 401-5(0) (주)강하넷 A4(210X297mm)

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문서 및 자료관리 절차서

1. 목    적

이 규정은 강하넷㈜ (이하 “당사”라 한다)의 문서 및 자료 (DATA), (이하 “문서”라 한다)을 작성, 검토 및 승인, 배포, 관리, 개정등에 관한 절차를 규정하여 효율적인 문서관리를 통한 회사업무가 효율적으로 운영하는데 그 목적이 있다.

2. 적용범위

당사가 사용하는 문서 및 자료작성, 검토, 심사, 승인, 보관, 배부 및 개정절차에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1 문    서

품질에 영향을 미치는 활동이나 제품과 직접적으로 관련되는 사항에 대한 문서를 말하며 사내 및 사외에서 지급되는 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능함.

1) 품질 매뉴얼(QUALITY MANUAL : QM)

품질 매뉴얼은 당사의 품질방침 및 ISO 9001요건을 충족시키기 위한 품질시스템을 규정한 문서로서 정책, 품질 시스템, 조기 및 팀 단위의 품질요건에 대해 규정하고 있으며, 업무 수행 시 준수해야 할 세부적인 관련 절차서와 지침서의 작성 기준이 되는 문서를 말한다.

2) 절차서(QUALITY PROCEDURE : QP)

절차서는 당사 내부의 모든 관리업무 전반에 대해 수립된 규정들 중에서 특별히 품질 활동과 관련된 규정을 말하며 품질 매뉴얼의 실질적인 시행을 위해 부서 상호간의 책임 및 관리방법 등을 서술한 일련의 규정으로서 품질 매뉴얼에서 규정된 사항을 위배할 수 없다.

3) 지침서(QUALITY INSTRUCTION : QI)

절차서의 구체적인 내용을 시행하기 위하여 절차서의 세부해석이나 수행방법 등 실질 업무수행에 필요한 내용을 기술한 문서로서 절차서의 내용을 위배할 수 없다.

4) 기술문서

설계, 개발, 생산, 검사 등에서 사용되는 문서로서 타당성 및 객관성이 있는 문서를 말하며 기술도면, 재료규격, 관리계획서(QC공정도), 제조공정도, 작업표준서, 검사 기준서 등이 이에 해당된다.

5) 외부 출처문서

고객 또는 사외에서 제공되는 각종 문서와 규격 등을 말하며 외부 출처문서에는 국가 및 국제규격 또는 고객이 제공한 시방서/ 도면 등이 있다.

3.2 자     료

자료라 함은 사외에서 발행되어 현업무에 활용되고 있는 문서로 발행기관의 통보 없이는 개정이 불가능한 문서를 말한다.

3.3 기     록

기록이라 함은 업무수행의 결과물로 한번 작성되면 개정이 불가능하며 증거용으로 활용되는 문서를 말한다.

3.4 전자문서

해당부서에서 PC상으로 작성되는 각종 문서를 말한다.

3.5 일반문서

품질문서를 제외한 모든 문서를 말한다. (예: 품의서, 업무 연락서, 업무협조전등)

3.6 관리본(CONTROLLED DOCUMENT)

매뉴얼, 절차서, 지침서, 도면, 작업표준서, 검사기준서, 관리계획서 등으로 품질에 영향을 미치는 업무에 직접 적용되는 품질문서로서 문서의 배부처가 등록 대장에 등재되어 배포 관리되며 수정, 변경되는 경우에는 항상 최신 개정본으로 유지되어야 하는 문서를 말한다.

3.7 유효본

현재 업무의 추진에 있어서 기준이 되는 최신 문서를 말한다.

3.8 비관리본(UNCONTROLLED DOCUMENT)

당사의 품질과 관련된 업무의 목적으로 사용되지 않고 최신 유효본의 관리가 요구되지 않는 곳에 제공되거나, 단순히 참고용으로 활용될 목적으로 제공되는 문서를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 대표이사

1)  품질 매뉴얼, 절차서 및 지침서의 제정 및 개정 내용에 대한 최종 승인권을 가진다.

2)  품질 시스템의 적합성 및 유효성을 검토한다.

4.2 품질경영 대리인

1)  품질매뉴얼, 절차서 작성이 본 규정에 의거하여 작성 되었는지 와 품질 시스템 구축 유지에 대한 확인, 검토를 한다.

2)  관련요건과 매뉴얼, 절차서 및 지침서의 적합성 및 연계성을 검토한다.

4.3 품질관리과장

1)  품질 매뉴얼, 절차서, 지침서 작성이 본 규정에 의거하여 작성 되었는지 확인, 검토, 및 등록, 배포한다.

2)  관련 요건과 품지 매뉴얼, 절차서, 지침서의 적합성 및 연계성을 검토한다.

3)  품질 매뉴얼을 입안, 작성한다.

4)  승인 완료된 품질 매뉴얼, 절차서 및 지침서들이 항상 최신본으로 유지 관리될 수 있도록 관리하여야 한다

5)  품질문서를 발행, 변경, 통제 등의 제반 사항 관리

6)  문서의 신규 발생시 작성부서를 선임할 수 있으며, 해당부서에 대하여 정기적 또는 수시로 문서 및 자료관리 상태 감사

7)  문서가 항상 최신본으로 유지관리 될 수 있도록 문서의 개정 시 구본은 즉시 회수 폐기의 책임

8)  문서 및 자료의 보관장소 및 보존장소 제공

9)  당사 사용양식 통제업무

4.4 해당부서장

1)  관련되는 절차서의 입안, 작성 및 지침서의 입안, 작성, 검토하여야 한다.

2)  관련되는 절차서 및 지침서가 개정, 폐기가 필요한 경우 개·폐정 절차를 거쳐 이를 추진한다.

3)  배포된 품질 매뉴얼, 절차서, 지침서의 시행여부 및 유지상태를 관리하여야 한다.

4)  부서에서 작성된 문서의 기준형식과 일치여부 검토

5)  부서로 배부 받은 문서의 접수 및 유지관리

6)  기술문서(기술지침서 포함)의 접수 및 유지관리

7)  해당부서 사용양식 관리

8)  외부발송문서 및 접수문서의 이력관리

9)  일반문서를 발행, 변경, 통제 등의 제반 사항 관리

5. 업무절차

5.1 문서 및 자료관리

5.1.1 문서의 종류

당사에서 발생되는 문서의 종류는 아래와 같이 분류 관리한다.

1)  품질문서 - 품질매뉴얼, 절차서, 지침서, 작업 및 검사표준

2)  일반문서 - 내부문서, 일반수발문서, 비밀문서, 기타문서 등(예: 회의록, 보고서 등)

3) 도    면

4) 자    료

5.1.2 문서관리의 단위

1)  모든 문서의 관리는 팀 단위로 보관 장소를 설정하여 관리한다.

2)  해당부서장은 문서 및 자료 보관장소에 문서 및 자료의 식별이 용이 하도록 관리 하여야 한다.

5.1.3 문서의 작성

1)  문서의 작성은 왼쪽으로부터 가로쓰기를 원칙으로 한다.

2)  문서의 작성은 특별한 사유가 없는 한 A4(210×297㎜)용지를 원칙으로 한다. 단, 특별한 형식의 문서가 요구되는 경우에는 예외로 한다.

3)  모든 문서의 사용용어는 표준어로 간명하게 기술하고 정자로 가로 띄어 씀을 원칙으로 하되 뜻 전달이 어려운 것은 외국어 또는 한자를 넣어 사용한다.

4) 문서의 항목구분은 다음과 같다.

            예) 1.  -----------------------------------  제목

                    1.1  -------------------------------  중제목

                      1.1.1  --------------------------  소제목

                         1.1.1.1  -------------------  소소제목

                                1)   -----------------  제목에 대한 설명

                                   ①  ----------------  설명에 대한 첨부 해석

5) 숫자는 아라비아 숫자를 사용하며 년 월 일은 점을 찍어 숫자로 표시한다.

6) 작성문서가 2장 이상 이루어질 경우는 문서의 우측상단에 전체 매수와 그 면의 일련 번호를 기입한다.

예) 문서의 전체매수가 5매인 경우 1 OF 5, 2 OF 5 ----------5 OF 5

7) 문서의 번호부여방법은 4)항에 따른다.

8) 상기 1 ~ 7)항까지에 대하여 문서작성 부서장은 작성자를 선정하여 시 행하여야 하며 아래와 같은 사항이 반영되어 작성되어야 한다.

① 작성시 필요한 모든 정보를 사전 수집하여 반영되도록 하여야 한다.

(단, 원본특성상 보관이 용이치 못할 경우 사본을 만들어 결재를 득한 후 원본문서로 관리될 수 있다.)

② 문서와 자료는 인쇄본 또는 전자 매체 등 어떠한 형태라도 작성 가능하다.

③ 기술 문서일 경우에는 고객의 특별특성기호 및 또는 규정된 특별특성은 식별되어야 한다.

5.1.4 문서의 검토 및 합의

1) 문서작성시 작성자는 작성된 문서의 초안을 작성부서의 부서장에게 검토를 의뢰한다.

2) 작성부서 부서장은 작성된 문서가 기준 형식 및 작성 지침에 따라 작성 되었는지를 적절히 검토하고 미비한 사항에 대해서는 작성자에게 수정, 보완 요청하여야 하며 작성자는 이를 즉시 시행하여야 한다.

3) 작성부서 부서장의 검토가 완료된 문서 및 자료는 그 사안에 따라 적절히 검토되고 승인되어야 한다.

5.1.5 승    인

5.1.5.1 승인의 책임과 권한

1) 승인권자는 문서내용에 관하여 수정/보완을 명(命) 할 수 있다.

2) 승인권자는 승인내용에 대하여 최종적인 책임을 지며 승인권의 구분은 (표1)에 따른다.

(표1)

3) 모든 문서는 승인권자의 승인이 이루어지고 해당부서에 접수가 완료된 후 문서로서의 효력을 발생한다. (단, 필요한 경우 문서의 효력 발생일을 사전 지정할 수 있다)

4) 모든 문서는 승인서명 또는 날인과 승인 일자를 기록하여 승인을 표시하여야 한다.

5.1.5.2 승인 결재의 종류

1) 정규결재

정규결재란 최종승인을 대표이사가 행함을 말한다.

2) 전    결

승인권 자로부터 위임 받은 사항을 일정한 자격을 갖춘 자가 승인하는 것을 말하며 승인권이 위임된 전결문서라도 문서내용이 중요하거나 특이한 사항은 상위 승인권 자에 재상신하여야 한다.

3) 대    결

정규의 승인권자가 장기 출장/휴가 등으로 부재중인 경우 정식으로 직무대리를 임명 받은 자가 승인을 행하는 것을 말한다. 단 중요한 문서는 후결을 받아야 한다.

4) 후    결

정규 승인권자가 출장/휴가 등으로 부재중일 때 승인을 받을 시간적 여유가 없고 우선조치가 필요한 경우를 말하며 차후 최종 결재권 자에게 사후결재를 받아야 한다.

5.1.6 등록 및 배포

5.1.6.1 등   록

1) 문서작성부서장은 승인이 완료된 문서를 품질경영팀에 제출하여 이력관리가 될 수 있도록 한다(단, 기술도면, 규격과 같은 해당 규정 및 지침에 규정된 등록대장이 있을 경우 해당 부서는 이를 사용할 수 있다) 

2) 품질관련 매뉴얼, 절차서, 지침서의 등록과 배포는 5.2항에 따른다.

5.1.6.2 관리본 배포

1)  관리본 배포는 수령일자와 확인을 받는 직접배포를 원칙으로 하나 직접배포가 어려운 경우 또는 동시다발적인 배포일 경우 품질경영팀 담당자는 관리본과 품질문서 등록관리대장을 송부한 후 접수여부를 구두 또는 유선으로 확인하여 접수부서 담당자 혹은 부서장이 서명을 득 한 후 접수토록 한다.

2)  품질경영팀 담당자는 배포될 관리본의 페이지순서, 페이지 누락, 페이지 겹침, 인쇄상태, 기타 확인 사항을 확인한 후에 관리본 도장을 찍어 작성부서에 송부토록 한다.

3)  각 부서 담당자는 배포 받은 문서를 구관리본과 교체한 후 구본은 품질경영팀에 제출하고 품질경영팀 담당자는 구본을 폐기조치 하고, 품질경영팀 담당자는 구본을 폐기 조치한다.

5.1.6.3 관리본의 식별 표시

1) 관리본에 대해서만 “관리본”으로 표시한다.

                        - 크  기 : 4Cm  ×2Cm (가로×세로)

                         예)

 2) 표시 색상은 적색을 기본으로 하나 바탕색 등의 이유로 구분이 어려울 경우는 보색 등으로 표시하여도 무방하다.

 3) 관리본 문서의 표시위치는 관리본 문서 첫 번째 폐이지 우측 최상단에 표시한다.

5.1.7 문서의 접수 및 관리

1)  각 부서장은 접수된 문서가 문서의 필요한 요건을 갖추고 있는가를 확인한 후 항상 최신본 관리가 이루어질 수 있도록 하여야 한다.

2)  문서의 열람은 결재, 회람 또는 전달교육 등의 방법으로 실시하고 그 기록은 유지되어야 한다.

3)  문서의 파일은 조직내의 문서에 따라 적절히 식별되어야 하며 이용자가 열람에 용이하도록 관리되어야 한다.

4)  외부 출처 문서의 접수 및 발송은 문서수신 대장 및 문서발신 대장에 각각 기록 관리한다.

5.1.8 개정(변경)

모든 문서 및 고객기술 규격/ 사양서 및 변경은 각 호의 절차에 따라 개정한다.

1)  작성부서 또는 관련부서는 문서의 개정의 필요성이 발생되며 관련부서와 협의를 거쳐 문서를 개정하며 개정된 문서는 적절한 검토와 승인을 거쳐 개정번호를 부여 받은 후 관리대장에 등록하고 관련부서에 배포한다.

2)  문서의 개정은 최초 발행한 부서에서 수행함을 원칙으로 하되 다만 부서의 변경이나 부서의 해체 등으로 인해 업무수행이 불가능한 경우에는 동일업무를 수행하는 해당부서에서 주관한다.

3)  문서 개정본이 배포되면 해당부서에서는 구문서가 사용되지 못하도록 개정본 접수 즉시 폐기토록 하며 문서원본 보관은 해당부서에서 보관 관리토록 한다.

4)  문서의 목적이나 의미가 변경되지 않은 탈자나 오자의 변경은 개정절차를 따르지 않는다.

5)  문서의 개정이력은 해당문서에 기록되어 관리되거나 첨부물로 관리되도록 한다.

6)  문서의 해당 개정 내용에 밑줄을 그어 변경 내용을 표시한다.

5.1.9 최신본관리

1)  품질문서를 관리하기 위하여 작성부서에서는 각 품질문서의 제정, 개정 시마다 항상 최신본이 사용 될 수 있도록 하여야 한다.

2)  유효본 관리는 5.1.6.1, 5.1.8항에 운영된 관리대장을 통하여 항상 유효본이 식별되도록 한다.

5.1.10 유효본관리

문서가 개정되어 최신본이 사용되고 있을 때 필요 시 구분이 되어야 할 경우 이를 폐기하지 않고 유효본으로 식별하여 최신본과는 별도로 관리되어 관련부서에서 활용토록 한다.

5.1.11 원본관리

모든 원본은 “원본” 고무인으로서 적절히 식별 관리하여야 하며 해당부서에서 보관 관리 한다.

5.1.12 대외비 관리

당 사내 조직상 중대한 문제로 취급되는 대외비 관련 문서는 해당문서에 아래와 같이 표기하여 식별, 관리하고 반드시 외부COPY 또는 외부 누출 시 이를 총무과에 통보하여야 한다.

5.1.13 외주업체에 배포되는 문서관리

1)  외주업체에 배포되는 문서는 다음과 같으며 구매관리 절차서에 따라 관리되어야 한다.

① 주문하는 제품의 형식, 종류, 등급 등이 표시된 구매 발주서

② 시방, 도면, 공정 요구사항, 검사 기준서 및 그 밖의 기술자료

③ 적용되는 품질시스템 규격

5.1.14 문서의 폐기

1) 문서의 유효 기간이 완료되었거나 개정본이 발행되어 구본의 효력이 상실되었을 때 유효본을 제외한 모든 문서는 문서 발행부서에서 모두 수거하여 폐기토록 한다.

2) 법적 또는 지식보존의 목적으로 보유하고 있는 폐지된 문서는 적절한 식별표시(예: 폐기도장)를 한 후에 보관 관리할 수 있으며 현재 유효본과는 구분되게 관리하도록 한다.

5.2 품질 매뉴얼의 작성 및 관리

5.2.1 일반지침

품질경영팀장은 품질 매뉴얼을 작성하기 전에 다음사항을 고려하여 작성계획을 수립하고 시행하여야 한다.

1) 전사 기능별 조직 및 업무분장, 관련표준 검토, 품질경영 방침

2) 관련 참조자료 검토

① ISO 9001 품질시스템 요건과의 적합성 

② 고객의 요구에 의한 품질보증 지침

③ 기타 품질보증 관련자료

5.2.2 사용양식 및 작성방법

품질매뉴얼 각 장은 품질문서 작성양식 “갑지”, “을지”를 사용하고 세부 작성방법은 5.1.3항에 따라 작성 한다.

5.2.3 구성내용

품질매뉴얼의 구성내용은 일반적으로 아래와 같이 따르며, 필요 시 다소 변경 (삭제, 추가, 통합)될 수 있다. 또한, 작성순서(삭제, 추가, 통합)도 다소 변경될 수 있다. 

1) 장별 개정 현황

매뉴얼을 구성하고 있는 각 장의 개정번호 및 개정일자를 나타낸다.

2) 품질 방침

회사의 품질에 대한 기본방침 및 정책을 기술한다.

3) 개정 이력

매뉴얼의 주요 개정내역을 기술한다.

4) ISO 9001 품질매뉴얼 항목

ISO 9001 품질시스템 각 항목에 해당되는 매뉴얼의 항목을 기술한다.

5) 목   적

매뉴얼이 작성된 목적을 적절히 기술한다.

6) 적용범위

각 장의 업무 적용범위를 기술한다.

7) 책임과 권한

해당 업무수행 기능을 담당한 부서의 책임과 권한을 규정하고 해당부서 와 부서간의 책임과 협조사항에 대해 기술한다.

8) 업무절차

품질 시스템 요소 1장에서 20장까지 적용되는 사항으로써 각장 (Element)의 업무수행을 위한 주요 활동들을 업무흐름에 따라 기술한다.

9) 관련문서

해당업무와 관련된 규정 및 해당규정의 분류 번호를 기술한다. 

5.2.4 검토 및 승인

작성이 완료된 품질매뉴얼은 문서 제정·개정사항을 작성 양식 “갑지” 에 의거 해당부서의 검토를 거쳐 품질경영대리인의 확인 후 최종적으로 대표이사의 승인을 득한다. 또한, 매뉴얼의 개정본도 상기와 같은 절차로 시행한다.

이러한 작성, 검토, 승인 사항은 매뉴얼 개정이력에 문서화되어야 한다.

5.2.5 등록 / 배포

1)  품질 매뉴얼은 관리본과 비관리본으로 구분하며, 관리본은 관리본 도장을 매뉴얼 표지 우측 상단에 날인하여 식별한다. 또한, 관리본은 비관리본과 구분되게 회사 로고(Logo)가 칼라 링(Color Ring)되어 있는 용지를 사용하여 식별될 수 있도록 구분한다.

2)  매뉴얼의 배포는 최신개정판 매뉴얼만을 배포, 사용하여야 하고 구본은 즉시 회수 또는 자체에서 폐기되어야 한다.

3)  개정된 매뉴얼의 배포 및 구분, 원본관리(식별표시)는 품질경영팀에서 실시한다.

4)  개정이 완료된 매뉴얼의 효력발생은 품질경영팀에 의한 매뉴얼의 등록 후, 기입 된 개정일로부터 시행한다.

5)  개정된 매뉴얼 배포 시는 각 장(Element)별로 실시하며 장별 개정 현황도 함께 배포한다.

5.2.6 개   정

1)  품질 매뉴얼 개정은 조직의 변경 및 중요시스템이 변경될 경우 개정할 수 있다

2)  품질 매뉴얼의 제·개정, 폐지 필요 시 해당부서에서는 작성양식 “갑지” 에 의거 관련부서와 충분한 협의를 거쳐 품질경영 대리인의 결재를 득한 후 품질경영팀으로 송부한다.

3)  품질 매뉴얼의 변경은 처음 검토 및 승인을 수행한 동일한 기능조직에서 검토되고 승인됨을 원칙으로 한다.

4)  상기 3)항과 같이 품질 매뉴얼의 검토 및 승인권 자는 해당 품질 매뉴얼 업무와 관련된 정보를 접하는 자 이어야 한다.

5)  부분적인 개정 및 전반적인 개정은 전체가 개정된 것으로 간주하여 재 작성, 승인되고 개정판을 발행하며 문법적인 오류 혹은 오자, 탈자에 대한 수정은 개정으로 인정하지 않는다.

6)  개정번호 부여방법은 최초 제정을 “00”으로 하고 개정 시 마다 순차적으로 01, 02, 03... 으로 표기하며 이력 관리는 매뉴얼의 “개정이력”과 해당매뉴얼 “개정번호”란에 개정차수를 기록하여 관리한다.

7)  개정사항은 해당 내용에 밑줄을 그어 변경내용을 표시한다.

5.3 절차서 및 지침서의 작성 및 관리

5.3.1 사용양식 및 작성방법

절차서 및 지침서는 품질문서 작성양식 “갑지”, 품질문서 작성양식 “을지”를 사용하여야 한다.

5.3.2 절차서 및 지침서의 구성내용 및 작성순서

모든 절차서 및 지침서의 내용은 다음의 작성순서에 따르는 것을 원칙으로 한다.

1) 목    적

절차서 및 지침서가 작성된 목적을 적절히 기술한다.

2) 적용범위

작성되는 절차서 및 지침서의 업무적용 범위를 기술한다.

3) 용어의 정의

작성되는 절차서 및 지침서에 사용되는 용어와 약어가 혼돈을 일으킬 우려가 있거나, 명확한 해석이 요구될 때 용어와 약어가 뜻하는 바를 기술한다.

4) 책임 과 권한

작성되는 절차서 및 지침서의 실행에 대한 책임 또는 권한을 갖는 사람이나 조직에 대해 기술하며 이때 책임과 권한의 대상물 또는 업무에 대해서도 기술할 필요가 있을 때 기술한다.

5) 업무절차

작성되는 절차서 및 지침서의 업무 목적을 달성하기 위하여, 필요한 활동들의 계획과 진행순서(계획 실행, 체크, 조치)에 따라 수행방법 및 절차서 및 지침서를 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 기술한다.

6) 기록 및 양식

해당 절차서 및 지침서의 실시 근거가 되는 결과 문서의 기록 내용에 대한 다음사항을 기술한다. 작성형태는 본 항의 (예)와 같다.

                    (예)

7) 관련문서

해당업무 수행 시 관련된 절차서 및 지침서(필요 시 번호 포함)를 기술한다.

8) 부    칙

필요한 경우 경과조치, 소급적용여부, 소급 일을 기술할 수 있다.

     예) 본 규정은 2006년 07월 01일부터 제정(또는 개정) 한다

5.3.3 내용의 기술방법

1)  내용은 그 절차서 및 지침서를 준수해야 할 대상자에게 충분하고 명 확하게 이해될 수 있도록 논리적으로 업무의 발생 순으로 기술하여야 한다.

2)  절차서 및 지침서는 품질에 영향을 미치는 품목 및 업무에 대한 실행 방법, 책임사항 및 처리 기준을 기술하여야 한다.

3)  필요한 경우에는 다른 절차를 인용하여 절차서 및 지침서를 작성할 수 있다.

4)  품질관련 업무에 책임을 갖는 인원에 대하여 기술할 때에는 직책이나 보직으로 구분 될 수 있도록 명백히 지명되어야 한다.

5)  약어 사용을 필요로 할 경우에는 1차적으로 원어를 기록한 후 약어를 사용하여야 한다.

예) Advanced Product Quality Planning (APQP)란... 

6)  원어, 약어 및 한글을 병기 사용할 경우에는 다음의 예와 같이 사용할 수 있다

예) 협력업체 목록(Approved Vendor List : AVL) 에 등록된...

예) 업무가 관련(Interface)되는...

예) 고노 게이지 (Gono Gage)란...

7) 필요한 경우 한글 옆에 괄호를 사용하여 한자를 병기할 수 있다.

예) 다음과 같이 유첨(有添)를 하오니...

8) 업무내용 기술 시 불명확한 단어나 혼돈의 우려가 있는 표현은 사용해서는 안 된다.

예) 모든, 각각, 등, 기타...

8)  5.3.2항 내용 작성 중 해당 내용이 없을 경우 해당 대분류 제목 밑에 “해당 없음” 또는 “해당사항 없음”이라고 표기하여야 한다.

5.3.4 검토 및 승인

1) 절차서 및 지침서의 검토 및 승인은 5.2.4항에 따른다.

2) 이러한 작성, 검토, 승인절차는 절차서 및 지침서의 개정이력에 기록되어야 한다.

5.3.5 등록 및 배포

1) 절차서 및 지침서의 번호는 품질경영팀에서 부여 받는다.

2)  승인된 절차서 및 지침서는 품질문서 등록관리대장에 기재하여 등록을 완료한다.

3)  각 팀은 승인된 절차서 및 지침서가 전사원으로 하여금 열람 가능하도록 하며 등록, 변경은 품질경영팀에서만 관리한다.

5.3.6 개    정

절차서 및 지침서의 개정은 5.2.6항의 매뉴얼 개정 절차와 동일 하다.

5.4 품질문서 분류 및 조항번호 세별번호부여 방법

5.4.1 품질매뉴얼, 절차서 및 지침서의 분류

1) 품질매뉴얼, 절차서 및 지침서의 기능 및 기호에 의한 분류는 (표2)에 따른다.

(표2)

2) 위계별 분류

① 품질 매뉴얼 (LEVEL I)

② 절차서 (LEVEL II)

③ 지침서 (LEVEL III)

5.4.2 품질매뉴얼, 절차서, 지침서 및 양식번호 부여방법

       1)품질매뉴얼

           M - 1.

                                품질시스템 요건번호

                                품질시스템 LEVEL

                                매뉴얼

2) 절차서

          Q - 2..

일련번호

품질시스템 요건번호

품질시스템 LEVEL

절차서

3) 지침서

W - 3..

   일련번호

   품질시스템 요건번호

   품질시스템 LEVEL

   지침서

4) 양  식

양식 -   -   REV.

                              양식개정번호

                              일련번호

                              품질시스템 요건번호

                              품질시스템 LEVEL

                              문서 양식을 나타냄

5.4.3 조항번호 및 세별번호

1) 별도의 제목이 필요한 경우 조항으로 분류하며 별도의 제목이 없는 것은 세별 번호를 부여한다.

2) 조항번호는 아라비아 숫자와 점(.)을 결합한 번호로 하며 한글자 간격으로 한다.

                예)  

                    1.                                    : 대 조항번호

                        1. 1                             : 중 조항번호

                            1. 1. 1                     : 소 조항번호

                                   1. 1. 1. 1          : 소 분류 소 조항번호

4)  세별 번호는 조항에 들어 있는 개개의 내용을 나열한 경우 그 내용 앞에 세별번호를 부여하고 간격은 붙여서 쓰며 위치는 조항 끝 번호에서 1칸을 띄운 위치부터 쓴다.

                  예)    

                         1) 

                         2)

                            ①

                            ②

                              가)

                              나)                              

5.5 품질매뉴얼, 절차서, 지침서의 감사

품질경영팀장은 품질매뉴얼, 절차서, 지침서의 준수상태 및 관리상태에 대한 감사를 실시하여야 하며, 이에 대한 세부시행은 내부품질감사 절차서에 따른다.

    5.6 자료의 등록관리

1)  자료 접수 후 보관여부의 선택은 해당부서장이 결정하여 보관하고, 보관이 필요 없는 자료의 경우 참고 후 폐기조치 한다.

2)  자료를 접수한 해당부서장은 보관할 자료를 자료관리대장에 등록하고 자료의 우측상단에 “자료명”, “관리번호”, “등록일자” 등을 명시하여 항상 최신본을 유지하고 효과적인 업무가 수행 될 수 있도록 관리한다.

3)  자료 중 도면에 대한 관리는 도면관리절차에 따라 처리한다.

6. 기록 및 양식

다음의 기록은 품질기록 관리 절차서에 따라 품질기록으로 관리되어야 한다.

1)  작성양식 “갑지”

2)  작성양식 “을지”

3)  품질문서 등록관리 대장

4)  문서수신 대장

5)  문서발신 대장

6)  자료관리대장

7)  업무흐름도(첨부)

7. 관련문서 

1) 품질기록관리 절차서

www.kangha.net

문서관리 및 자료관리 절차서

www.kangha.net

문서 및 자료관리절차서

적용 범위

본 절차서는 당사의 품질시스템과 관련하여 사용되어지는 품질에 관한 문서 및 자료 (이하 문서라 한다)의 효과적인 관리방법에 대하여 적용한다.

목 적

본 절차서는 당사의 품질에 관련된 문서가 적절한 절차에 의하여 발행되고 필요한 장소와 인원에 의해 항상 최신본만이 활용되어 품질시스템이 효과적으로 운용되도록 하는데 목적이 있다.

용어의 정의

3.1 문 서

작성, 접수되는 지시적 성격의 서류(인쇄본, 전산매체 포함)를 말하며 크게 품질문서와 일반문서

로 구분된다.

3.2 품질문서

품질보증 활동에 수반되는 회사표준과 각종 품질계획서, 품질 관련 지시서 등의 작성, 검토, 승인

및 개정관리가 되어지는 지시적 성격의 서류

3.3 회사표준

품질매뉴얼, 관리표준(절차서/규정/지침서), 기술표준(공정도/지도서/기준서)을 말하며 품질경영을

실현하기 위한 조직구조, 책임과 권한, 자원 및 절차를 기술한 품질문서

3.4 자 료

외부에서 제공되는 것으로서 문서화 또는 등록을 하여 최신본을 유지할 필요가 있는 법규, 국제

규격, 국가규격, 고객 및 협력업체의 기술표준을 포함한 도면 등을 말한다.

3.5 일반문서

품질문서, 품질자료 외의 문서로서 일반적인 업무 수행 상 발생하는 각종 보고서, 기안서, 협조전 대

내외 공문 등 품질문서를 제외한 일반 행정문서를 말한다.

3.6 관리본

배포된 문서의 개정 또는 추가본이 지속적으로 배포되어야 하고, 최신본이 유지되는 문서로서 품질관

련 업무에는 관리본을 사용해야 한다.

3.7 비관리본

문서의 개정 또는 추가본이 계속적으로 배포처에 배포되지 않는 문서로서 교육용, 참고용으로는

사용이 가능하나 품질관련 업무에는 사용할 수 없다.

책임과 권한

4.1 대표이사

품질매뉴얼의 승인

4.2 공장장 (경영자 대리인)

(1) 품질매뉴얼의 검토

(2) 품질 절차서의 승인

4.3 품질보증부서장

(1) 품질매뉴얼 작성, 절차서 검토, 등록 및 관리

(2) 문서 및 자료관리업무의 조정 및 감독기능 수행, 문서의 적합성, 효율성 점검, 유지, 관리

4.4 관리 부서장

(1) 문서 및 자료관리 절차 수립

(2) 보존문서, 보존고의 관리운영

(3) 문서 발송대장 및 문서 접수대장을 유지하여 외부 유입 및 유출 문서관리

4.5 해당 부서장

(1) 문서 및 자료의 접수, 파일링 관리

(2) 표준서(절차서, 지침서, 표준류, 기술문서)의 작성, 검토 또는 승인

(3) 표준서를 제외한 문서 및 자료를 작성, 검토, 승인하고 보관 관리

(4) 표준서의 최신본 유지 관리

(5) 해당 절차서의 활용 및 교육의 책임

표준서의 제정, 개정

5.1 제 정

(1) 새로운 품질시스템을 구축하고자 할 경우

(2) 신제품 또는 신공정 개발에 의해 생산이 개시되는 경우

(3) 현행 시스템의 미비로 새로운 표준이 필요한 경우

(4) 기 획득한 제 3자 인증 요건이 변경될 경우

5.2 개 정

(1) 고객의 요구사항과 국제규격, 국가규격의 개정에 따른 현행 표준의 보완이 요구될 경우

(2) 조직개편 및 공정의 개선에 따른 현행 표준의 보완이 필요한 경우

(3) 내부 품질감사 결과 부적합사항의 발생에 따른 현행 표준의 보완이 필요한 경우

(4) 제3자 감사(인증기관)에 따른 부적합사항의 발생으로 현행 표준의 보완이 필요한 경우

5.3 표준서의 제, 개정 절차

(1) 표준서의 작성, 검토, 승인권자는 다음과 같다.

(2) 표준서의 작성 부서장은 회사표준의 제, 개정 사유가 발생하면 회사표준서식(FP-001-01,

FP-001-02)에 작성하여 5.3 (1)항의 작성, 검토, 승인의 절차를 거쳐야 한다.

(3) 표준의 개정은 해당표준의 최초 작성, 검토 및 승인한 부서에서 작성함을 원칙으로 한다.

단. 최초 표준의 작성부서가 존재하지 않을 경우에는 동일한 기능을 가진 부서에서 개정한다.

(4) 개정할 표준의 재작성 또는 원본을 수정할 시에는 수정후의 개정일자, 개정번호, 서명등 개정

에 따른 근거를 반드시 기록해야 한다.

(5) 개정된 표준들은 사용자가 식별이 용이하도록 개정된 문두에 아래와 같이 표시하여야 한다.

예) : 1차 개정 , : 2차 개정 , : 3차 개정

(6) 표준의 검토 및 승인 근거로서 해당문서에 날짜와 검토, 승인서명을 하여 문서의 추적이 가능

하도록 하여야 한다.

(7) 표준작성 시, 구성은 다음에 따른다

1) 적용범위

2) 목 적

3) 용어의 정의(필요할 경우)

4) 책임과 권한

5) 관련표준

6) 기록의 관리 및 보존

7) 업무체계도 및 부표(필요할 경우)

8) 관련 양식

(8) 표준서 제, 개정 시 번호부여 방법은 아래와 같다.

1.

1.1

1.1.1

(1)

가.

a.

5.4 표준서의 분류 체계

5.4.1 관리 표준

(1) 품질 매뉴얼

 B R - Q M - □ □ □ □

품질 매뉴얼 고유번호

대분류 : 매뉴얼

당사의 영문 약자임

품질보증 매뉴얼은 QM-9000으로 고정

(2) 절차서

 B R - Q P - □ □ □ □ - □ □

요건에 관련된 절차서 일련번호

품질매뉴얼 요건에 따른 구분

기본 및 업무에 관련된 절차서

당사의 영문약자임

(3) 지침서

  Q I - □ □ □ □ - □ □ □

업무절차와 관련된 지침서 일련번호

작성부서 구분 (영문자)

관련 절차서 일련번호

업무절차와 관련된 지침서

지침서를 작성 부서별로 구분하기 위해 다음과 같이 분류기호를 부여한다.

(4) 기술 표준

 B R S D - □ □ □ □ - □ □

개정번호

일련번호

BO RAM STANDARD DOCUMENT

일련번호의 구분방법은 부표1에 따른다.

(5) 양 식

 F □ - □ □ □ □ - □ □ □

갑지, 을지로 구성될 경우 (A:갑지, B:을지)

와 5.3의 (3)항에 해당되는 경우 (1,2,3,․․)

숫자 2자리 (회사표준 내에서의 등록번호순)

구속하는 회사표준번호

표준서 구분 (절차서 : P, 지침서 : I )

FORM의 머리글자

5.5 문서의 등록, 배포 및 접수

(1) 문서의 등록 및 배포

가. 품질문서 및 자료는 기안 또는 주관 부서에서 승인 후 관련표준이 별도로 정하지 않는 한

문서관리 대장(FP-0501-01)’, 자료관리대장(FP-0501-02), 양식관리대장(FP-0501-03)에 등록하

고 필요부서에 배포한다.

나. 품질보증부서장은 표준서(품질 매뉴얼, 절차서, 지침서)에 대하여 제, 개정 현황을 파악할 수

있도록 문서 목록표(FP-0501-04)를 작성 유지하여야 한다.

나. 문서를 포함한 일반문서는 각 부서에서 ‘문서 접수 대장(FP-0501-05)) 및 문서 발송 대장

(FP-0501-06)에 수, 발신 내용을 기록하고 내용에 따라 등록 및 해당 부서에 발송한다

다. 회사표준 및 대외 발송문서는 이면지의 활용이 불가능하며 기타문서의 이면지 활용 시는

이면지 재활용 식별표시 또는 활용 이면에 적색으로 사선을 표시한다.

5.6 문서의 식별관리

(1) 문서는 관리본과 비 관리본으로 구분하며 사내에 배포 및 활용되는 문서는 관리본을 원칙으

로 한다.

(2) 관리본 문서는 해당 문서의 눈에 잘 띄는 한 면에 관리본 임을 식별할 수 있는 표시 또는 관

리번호가 명시되어 있어야 한다.

(3) 관리본임을 식별할 수 있는 표시 또는 관리번호가 복사된 문서는 비 관리본으로 분류한다.

(4) 법적 및 지식보존을 목적으로 보존하고자 하는 문서는 문서 표지에 “구본” 임을 확인 할 수

있는 식별표시 및 사용기간을 명확히 하여 구분 관리한다.

(5) 효율적인 업무 수행을 위하여 문서의 일부 또는 전부를 복사하여 참고로 활용할 필요가 있을

경우에는 복사된 모든 페이지에 “참고용” 임을 확인할 수 있도록 다음과 같이 식별표시를 하

여 사용하여야 한다.

(6) 대외에 발송되는 중요 문서는 발송 부서장의 판단 하에 “대외비” 또는 “CONFIDENTIAL"표시를

하여 발송한다.

5.7 자료의 관리

(1) 자료 접수 후 보관 여부의 선택은 관련 부서의 업무 담당과 문서관리 담당이 협의 후 결정하

여 보관하고, 보관이 필요 없는 자료는 참고 후 폐기한다.

(2) 각 부서의 문서관리 담당은 보관할 자료를 자료 관리 대장(FP-0501-02)에 등록하고 자료의

우측 상단에 ”자료명“, ”관리번호“, ”등록일자“ 등을 명시하여 항상 최신본을 유지하고 효과적

인 업무가 수행될 수 있도록 관리한다.

(3) 자료 중 도면에 대한 관리는 ‘도면관리 절차서(QP-0502))'에 따라 처리한다.

5.8 전자매체(DISKETTE, BACK UP TAPE 등)의 관리

전자 매체의 관리는 소프트 웨어 관리 지침(QI-0501-G01)에 따라 유지, 관리한다.

5.9 문서의 보존 및 폐기

(1) 보관기간이 끝난 모든 문서의 사본은 활용 부서 내에서 자체 폐기한다.

(2) 문서의 원본은 기안 부서에서 보관기간의 연장 또는 폐기 및 보존으로 구별하여 처리하며 세부적

인 사항은 품질기록관리절차(QP-1601)에 따른다.

5.10 특별특성 식별

(1) 고객이 특별특성에 대한 식별표시를 요구할 경우 해당 문서상에 고객의 특별특성기호를 표기

한다.

(2) 당사에서 지정된 특별특성은 도면, 관리계획서, 작업표준서 등에 “DR/Q”로 표기해 문서상에

특별특성임을 식별표시하여 관리한다.

5.11 기술사양서

고객이 제공한 고객기술규격 또는 사양서의 변경에 대하여 생산에 적용된 일자까지 작업일보

또는 관련 배포 대장에 기록을 유지 관리한다,

관련 표준

6.1 도면관리 절차서 (QP-0502)

6.2 품질기록 관리 절차서 (QP-1601)

6.3 소프트 웨어 관리 지침서 (QI-0501-G01)

기록관리 및 보존

본 절차서에 관련된 기록은 품질기록 관리절차서(QP-1601)에 따라 유지, 관리되며 보존년한은

다음과 같다

부표 1. 기술자료 분류표

www.kangha.net