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기록관리지침서
이 절차서는 당사 품질, 환경 기록의 파악, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관,
유지 및 폐기에 대한 문서화된 절차를 규정함으로써 품질, 환경기록
관리의 효율성을 기하는데 그 목적이 있다
① 파일분류 체계표 작성
대분류, 중분류, 소분류, 보조분류로 나눔
② 보존년한
보존년한의 종류, 보존년한의 기산
③ 파일링 작업대상 선정
형태별 작업요령으로 분류(개인자료, 진행중인 문서)
④ 문서번호 부여
대외발송 문서번호 부여
문서 수발신대장 작성
⑤ 파일의 작성
파일의 사용방법, 파일의 사용기간, 파일의 설정
⑥ 기록의 보관
기록보관대상 설정, 기록의 색인실시
⑦ 문서의 이관 및 보존
파일이관대장 작성
보존년한 별도 기록관리
⑧ 폐기
파일폐기대장 작성
2. 용어의 정의
1) 품질기록
당사의 문서와 고객의 도면, 사양서 및 법규, 규격 등에서 요구한 사항을
이행한 결과의 기록물을 말한다.
2) 보관
기록을 문서고로 이관시켜 보존하기전까지 해당부서의 사무실에 비치하고
열람 및 유지, 관리하는 것을 말한다.
3) 보존
일상적인 열람의 필요성은 없어졌으나 곧 폐기할 수 없는 기록을 문서고로
이관하여 정리, 격납해 두는 것을 말한다.
4) 폐기
보존연한이 경과한 품질, 환경기록을 소각 또는 세단(찢기)하는 행위를 말한다.
3. 세부 업무절차
1) 파일분류 체계
경영지원팀장은 다음과 같은 기준에 의거 '파일분류체계표'(Q-302-01)를
작성후 각 부서에 배포하고 각 부서장은 파일분류체계표에 준하여 기록을
분류, 파일링한다.
(1) 파일분류체계: 10진식
효율적으로 기록을 정리정돈하고, 공유화를 제고시키기 위해 해당 문서/자료와
연계되는 업무 및 기록을 체계적으로 분류한 것으로 대분류, 중분류, 소분류의
전사공통 표준분류와 보조분류로 구분하는 것을 원칙으로 한다.
(2) 대분류
전사 기록을 업무기능에 따라 경영, 기획, 총무, 회계, 인사, 구매, 연구, 개발,
생산, 생산기술, 생산관리, 영업, 품질, 관리 등으로 구분한 것.
(3) 중분류
대분류를 준 기능 및 내용에 따라 구분한 2차 분류.
(4) 소분류
중분류를 다시 준준 기능 및 내용에 따라 구분한 3차 분류.
(5) 보조분류
선행된 3차 분류에 따라 부서에서 보다 세분이 필요한 경우 부서 실정에 적합하게
파일을 Grouping한 4차 분류.
2) 보존연한
(1) 보존연한의 정의
기록을 중요성 및 활용도에 따라 적정 기간 관리하기 위하여 설정한 연한.
(2) 책정목적
불필요한 기록의 보존 및 중복 보존을 방지하고, 문서관리 Process를 원활히
이행키 위함.
(3) 보존연한의 종류
ⅰ) 원본 보존연한: 영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년
ⅱ) 수신처(사본) 보존연한: 회람후, 시행후, 수시, 1년, 3년, 5년, 10년, 영구
ⅲ) 상기 ②항중 회람후, 시행후는 1년 미만의 보존이 필요한 경우에만 사용하며,
수시는 수신부서에서 기록의 보존필요성이 없다고 판단되는 경우에 언제라도
폐기할 수 있다.
예) 회람후 : 인사발령, 통보 등 회람이 끝나면 폐기하는 기록
시행후 : 교육, 훈련 등 시행된 후 폐기하는 기록
수 시 : 기록의 기능이 경미하여 수시로 폐기하는 문서
(4) 보존연한의 기산
보존연한의 시작은 기록이 발생한 다음 회계연도부터 기산한다.
예) 1999년도에 작성된 3년 보존문서
*폐기년도 = 2003년(작성년도 + 보존연한 + 1)
ⅰ) 초도부품승인, 공구기록, 구매발주서 및 수정문서는 고객의 의한 다른 요구사항이
없는 경우, 그 제품이 양산 및 서비스 요건에 적용되는 기간에 최소 1년을 더 한
기간동안 유지한다.
ⅱ) 품질, 환경이행기록은 고객에 의한 다른 요건이 없는 경우,
그것이 작성된 연도에 최소한 1년을 경과한 후까지 유지한다.
ⅲ) 내부 시스템 감사 및 경영자 검토의 기록은 고객에 의한 다른 요건이
없는 경우 최소 3년간 유지한다.
3) 파일링 작업단위
부서단위로 작업하는 것이 원칙이나 도서 및 공통자료는 관련부서
단위로 관리할 수 있다.
4) 파일링 작업대상
(1) 대상
도서 및 원도면을 제외한 모든 문서, 자료, 기록 및 도면사본이
분류체계의 대상이 됨. (도서 및 원도면은 분류 Code 없이 자체적으로 정리정돈)
(2) 형태별 작업요령
ⅰ) 개인자료
개인이 업무중 빈번하게 참고하는 것으로 보관 장소는 개인 책상에
한정되며 각 개인이 관리하는 자료.
원칙적으로 개인자료는 관리 대상에 포함되지 않으며, 보관량은 최소화 한다.
ⅱ) 진행중인 문서
진행중 문서란 업무처리가 완결되지 않은 문서로써 정식파일을 만들기 전
혹은 해당파일에 철하기 전 개인 책상 등에 Holding해 놓은 것으로
보류기간이 10일 이상 소요될 시 진행중인 기록으로 간주하지 않는다.
따라서, 기간이 긴 개발관련 문서나 프로젝트 서류, 보류된 문서 등
진행중인 기록은 파일링을 한다.
ⅲ) 보관문서
업무 수행중 작성 또는 입수한 자료로 소정의 처리가 끝난 문서를 말한다.
5) 문서번호 부여
(1) 문서수발대장 작성
다음의 각 대장은 항목을 설정하여 기재하고, 별도 이력관리가 불필요한
부서는 파일(협조전 수신, 협조전 발신 등)의 문서 목록표로 대체할 수 있다.
ⅰ) 문서발행대장: 문서번호, 제목, 발행일자, 작성자 등 항목을 설정하여 기재 한다.
② 공문발송대장: 일련번호, 발행일자, 수신처, 문서(발송)번호, 제목, 발송부서 등
항목을 설정하여 기재한다.
③ 문서수신대장: 일련번호, 접수일자, 발신처, 수신처, 문서번호(분류기호), 제목 등
항목을 설정하여 기재한다. (대외 접수공문 동일)
6) 파일의 작성
(1) 파일의 사용방법
ⅰ) 파일은 A4규격을 사용하고, B4사용은 최소화 한다.
ⅱ) 파일 1매에는 150매 이내의 문서를 철하며 매 안건마다 그 발생 및 완결순으로
최근기록이 위에 오도록 철한다.
ⅲ) 전자파일의 생성시에는 문서중앙화에 저장하여 관리 및 사용하도록 한다.
(2) 파일의 사용기간
ⅰ) 파일은 년간 1매의 파일을 사용기간으로 하는 것을 원칙으로 한다.
ⅱ) 기록의 특성상 년간 1매의 파일을 사용기간으로 하는 것이 곤란할 경우 또는
년간 이력의 연결이 필요한 경우에는 월, 분기, 반기 또는 3년단위의 기록을
1매의 파일 사용기간으로 하고, 파일의 사용기간을 기록관리대장에 기록한다.
(3) 파일의 설정
ⅰ) 원칙
파일의 설정 및 파일의 명칭 부여는 담당자가 바뀌어도 쉽게 그 파일의 내용을
파악할 수 있도록 설정한다.
ⅱ) 설정요령
(ⅰ) 1건별 파일: 1건의 시작에서 종료까지의 모든 문서는 한 개의 파일에
수용되는 것을 원칙으로 한다.
(ⅱ) 한 개의 파일문서량이 많아서 분철해야 될 경우 '형태별', '일자별', '지역별',
'상대방별', 'ITEM별' 로 구분하여 파일을 설정하되 단순히 문서량으로만
분철해야 될 경우에는 파일명 뒤에 (Ⅰ), (Ⅱ), (Ⅲ)등으로 표기한다.
(ⅲ) 기록량이 소량이어서 한 개 파일로 편철하기 부적합한 경우
차상위 기능(분류번호)으로 통합하여 편철할 수 있다.
(ⅳ) 첨부물로 된 인쇄물, 책자 등 편철하기 곤란한 것은 관련문서의
부서명, 분류명, 제목, 일자 등을 기재하여 별도 보관한다.
ⅲ) 파일명 표시
파일명칭 + (Volume 또는 기타구분)
예) 일반경비 집행내역(1/4분기)
(4) 기재요령
ⅰ) 부서 약호 기재
ⅱ) 문서분류체계에 의한 분류번호 기재
ⅲ) 파일의 보존연한 기재(영구, 10, 5, 3, 1)
ⅳ) 위치번호를 기재
7) 기록의 보관
기록은 문서의 처리 완결 후 해당 부서업무에 필요한 것만
파일(기록)관리대장 (Q-302-02)'에 등재후 보관 및 유지 관리한다.
(1) 기록 보관대상
ⅰ) 당해년도 발신, 수신하는 모든 품질, 환경기록.
ⅱ) 보존연한이 1년인 모든 품질, 환경기록.
ⅲ) 보존연한이 1년 이상인 모든 품질, 환경기록의 경우 첫 1년간.
ⅳ) 보존연한이 1년을 초과하는 문서이나 부서에서의 업무 성격상
빈번히 참고해야 할 문서는 폐기 년도까지 보관할 수 있다.
ⅴ) 간행물은 필요에 따라 보관 및 폐기할 수 있다.
ⅵ) 전자파일은 특별한 사유가 없는한 계속해서 보관할 수 있다.
(2) 기록의 색인
해당부서에서는 보관중인 문서의 목록을 '파일분류체계표'에 작성 및
비치하여 필요시 쉽게 열람될 수 있도록 해야 한다.
(3) 부서에서 보관중인 기록은 문서화해서 보관해야 하며, 보관기관이 지난 문서는
문서고에 이관한다.
(4) 신규부품 승인을 위해 사용된 기준부품의 관련서류의 복사본은 신규부품
파일에 유지한다.
8) 기록의 이관 및 보존
(1) 이관
ⅰ) 대상: 보존연한 1년을 초과한 문서는 이관 절차에 따라 이관하는 것이 원칙이다.
단, 부서에서 꼭 필요하다고 판단한 문서의 경우 제외할 수 있다.
ⅱ) 장소: 문서고
ⅲ) 시기: 매년 3월 2일 기준, 당월 31일까지 완료한다.
ⅳ) 절차
(ⅰ) 각 부서는 이관 전에 '파일(기록)관리대장' (Q-302-02) 2부를 작성후
1부는 보관하고, 1부는 경영지원실로 제출한다.
(ⅱ) 경영지원실장은 이관문서의 수량을 파악하여 각 부서별 이관일시,
할당구역 등을 통보하고, 각 부서는 부서장 책임하에 이관한다.
(ⅲ) 제출된 보존문서목록은 이관문서와 확인한 후 종합하여 문서고에 비치한다.
(2) 보존
ⅰ) 대상: 이관 대상 참조
ⅱ) 보존기간: 기간은 처리 완결된 익년 1월 1일부터 가산한다.
(ⅰ) 영구보존
가) 계약관계 및 회사규정
나) 소송관계문서, 재산대장, 주요회계장부
다) 인사기록서류(사직원서, 직원인사카드, 임금대장, 급여지불명세서)
라) 기타 대표이사 및 품질부서장이 필요하다고 인정하는 품질기록
(ⅱ) 20년 보존
가) 개발 및 설계에 관련된 기록
나) 가격결정, 구매사양등 사양관련 자료
(ⅲ) 10년 보존
가) 품질, 환경의 기존과 관련된 기록
(ⅳ) 5년 보존
가) 관청의 허가를 득하여 시행한 문서
나) 회사 사업계획에 의한 서류(장기, 중기)
다) 필요 환경 기록
라) 회사 사업계획상 중요한 참고 자료로서 필요한 서류
마) 회사경영 및 기술에 관한 중요한 통계자료 및 품질기록
(ⅴ) 3년 보존
가) 회사경영 거래상 필요한 자료
나) 회사 단기계획 및 운영방침 관계기록
(ⅵ) 1년 보존
상기 각 항에 해당되지 않는 문서 및 잡문서
(ⅶ) 전자파일의 보존
가) 전자파일은 문서중앙화를 통하여 1일/1회 백업하고, 사내 서버를
통하여 복구가 가능하도록 한다.
9) 폐기
(1) 보존연한이 경과한 기록은 파일(기록)폐기대장(Q-302-03)에
기재후 부서장 책임하에 폐기한다.
(2) 폐기방법은 세단 및 소각한다.
(3) 폐기시기는 매년 3월 2일 기준, 당월 31일까지 완료하고, 기타 1년미만의
보존연한의 문서는 부서에서 불필요하다고 인정하는 경우 폐기시 적용에서
제외한다.
10) 제조물 책임에 대한 문서 및 기록관리는 PL관련문서기 록관리목록에
따라 작성한다.
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