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시정 및 예방조치절차서

1. 적용범위

본 절차서는 강하넷(주) (이하 당사라 한다)의 자재 및 제품의 부적합, 결함 및 고객의 불만사항등 규정된 품질 요건을 만족시키지 못하는 부적합 사항과 내부 품질감사 및 경 영검토에서 지적된 품질시스템의 부적합 사항에 대한 시정조치 및 예방조치에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 현존하거나 또는 잠재하고 있는 부적합의 원인을 규명하고 재발방지 및 예방대책을 수립, 실시하여 효과적인 품질경영 체제를 확립하고 제품 품질을 향상시켜 고객의만족을 제고함을 목적으로 한다.

3. 용어의 정의

3.1 부적합

규정된 요구사항을 충족시키지 못하는 것

3.2 예방조치

잠재적인 부적합, 결함 또는 기타 바람직하지 않은 상황의 발생 방지를 위하여 그 원 인을 제거하는데 취해지는 조치

3.3 시정조치

현존하는 부적합, 결함 또는 기타 바람직하지 않은 상황의 재발 방지를 위하여 그 원 인을 제거하는데 취해진 조치

4. 책임과 권한

4.1 생산부장

4.1.1 경영검토, 내부품질감사등 품질시스템에 관련된 부적합 발생시 시정조치를 요구

할 책임과 권한

4.1.2 시정 및 예방조치 사항 유효성 평가 및 결과를 경영검토시 보고할 책임과 권한

4.1.3 예방조치 업무를 주관하여 수행 할 책임과 권한

4.2 Q.A 부서장

4.2.1 검사에서 중요 부적합품 발생시 시정 조치를 요구할 책임과 권한

4.3 생산부서장

4.3.1 공정에서 중요부적합품 발생시 시정조치 요구 업무를 수행할 책임과 권한

4.4 관련부서장

4.4.1 시정 및 예방조치를 실시하고, 그 결과를 요구부서장에게 통보할 책임

5. 업무절차

시정 및 예방조치에 따른 모든 업무는 다음과 같은 절차 및 요령에 따른다.

5.1 시정조치

5.1.1 생산부장은 경영검토, 내부품질감사등 품질시스템에 관련된 부적합 발생시 관련 부서에 “시정조치요구서”( 내부품질감사는 “부적합 보고서”) 를 발행하여 시정

조치를 요구하고 “시정 및 예방조치관리대장”에 등록한다.

5.1.2 QA 부서장은 중요 고객불만 발생하여 필요시 관련부서에 “시정조치요구서”를발행하여 시정조치를 요구하고 “시정 및 예방조치 관리대장”에 등록한다.

5.1.3 QA 부서장은 검사(수입, 공정, 제품)에서 중요 부적합품 발생시 해당부서에

“시정조치요구서”를 발행하여 시정조치를 요구하고 “시정 및 예방조치 관리대장에 등록한다.

5.1.4 생산부서장은 공정에서 중요 부적합품 발생시 “시정조치 요구서”를 발행하여 해 당부서에 시정조치를 요구하고 “시정 및 예방조치관리대장”에 등록한다.

5.1.5 관련 부서장은 “시정조치 요구서”를 접수한 후 지적사항에 대하여 원인조사 및 대책방안을 수립한다.

5.1.6 관련 부서장은 수립된 대책에 따라 시정조치를 실시하고 그 결과를 “시정조치 요구서”에 기록하여 시정조치요구부서장에게 통보한다.

5.1.7 시정조치요구부서장은 접수된 “시정조치 요구서”의 내용을 검토하고 시정조치가

효과적 인가를 확인한 후 승인하고 “시정 및 예방조치 관리대장”에 기록한다.

5.1.8 시정조치요구 부서장은 시정조치의 내용이 효과적이지 않으면 해당 부서장에게 재 시정조치를 요구한다.

5.2 예방조치

5.2.1 생산부장은 제품품질에 영향을 미치는 공정, 작업방법, 품질기록, 고객불만,

내부품질감사결과, 특채 등과 같은 정보를 매년 6월, 12월에 수집, 분석한다.

5.2.2 생산부장은 해당부서장에게 예방조치가 요구되는 부적합사항에 대하여 근본

원인을 파악하여 예방조치를 수립하도록 ?예방조치 요구서?를 발행한다.

5.2.3 해당부서장은 결정된 예방조치 방안에 따라 예방조치를 실시하며, 그 결과를

생산부장에게 통보한다.

5.2.4 생산부장은 5.1.7 및 5.1.8항과 같은 절차로 조치내용의 유효성을 평가한다

5.3 품질시스템의 변경

시정 및 예방조치의 결과로 인한 품질시스템의 변경 사항이 발생 할 경우 생산부장은

관련 절차 등을 신속하게 개정하여야 한다.

5.4 경영검토 회부

시정 및 예방조치 사항은 생산부장에 의해 수집 및 분석되어 경영검토 자료로 보고한 다

6. 기록 및 보관

7. 관련문서

7.1 경영검토 절차서(KH-0102)

7.2 SMD 공정관리 절차서(KH-0901)

7.3 ASS'Y 공정관리 절차서 (KH-0902)

7.4 검사 및 시험 절차서(KH-1001)

7.5 부적합품 관리 절차서(KH-1301)

7.6 내부품질감사 절차서(KH-1701)

7.7 고객불만 처리 절차서(KH-1901)

8. 붙임

8.1 양식

www.kangha.net

시정 및 예방조치 절차서

■ 제ㆍ개정 이력

■ 승 인

1. 적용 범위

본 절차서는 당사의 품질/환경방침, 품질/환경목표, 내부감사, 고객 불만, 공급자의 부 적합품에 대한 시정 및 예방조치에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 부적합사항에 대한 발생원인을 분석하여 재발방지를 하는데 그 목적이

있다.

3. 용어의 정의

3.1 시정 조치

부적합 발생의 원인을 파악하여 재발을 방지하는 일련의 행위를 말함

3.2 예방 조치

부적합이 발생할 수 있는 잠재적 원인을 시정하여 발생될 수 있는 부적합을 미연에

방지하는 일련의 행위를 말함.

4. 책임과 권한

4.1 품질보증부서장

동일한 부적합사항이 계속적으로 발생되는 경우 또는 고객의 중대한 불만사항에

대하여 해당 부서에 시정 및 예방조치 요구서 발행

4.2 해당부서장

시정 및 예방조치하고 서면으로 품질보증부에 제출

4.3 품질/환경 경영대리인

시정 및 예방조치 결과를 확인하고 경영검토 자료로 활용

5. 업무 절차

5.1 시정 조치 요구서 발행

시정조치 발행부서장은 시정조치가 필요한 경우 “시정 및 예방조치 요구서”를 작성

하여 최고경영자의 승인을 득하고 해당 부서에 발송한다.

5.2 시정 조치의 실시

해당부서장은 발생 원인을 분석 후 조치방안을 수립, 완료예정일 등을 기록하여 품질

보증부서장에게 제출한다.

5.3 시정 조치 대상 및 발행부서는 다음과 같다

5.4 시정조치 요구서 검토 및 확인

1) 품질보증부서장은 시정조치 결과를 확인하고 만족할 경우 종결하고 기록관리

절차에 따라 관리한다.

2) 시정조치 종결내용은 그 유효성을 검증 후 미비하다고 판단되었을 경우에는 시정

조치 요구서를 재 발행한다.

3) 시정조치결과는 경영검토회의 자료로 보고 되어야한다.

5.5 예방 조치

1) 품질보증부서장은 부적합의 잠재적 원인을 검출, 분석 제거하기 위해서 제품품질/환 경에 영향을 미치는 공정 및 작업, 특채, 감사결과, 품질기록, 서비스집계분석표, 고객 불만 등 적절한 정보를 이용한다.

2) 품질보증부서장은 부품의 품질, 공정DATA 및 시장품질DATA, 환경측면을 기초로 부 적합이 발생될 가능성이 있는 요인에 대해서 분석하여 최고경영자의 승인을 득한 후, 시정 및 예방조치요구서를 발행한다.

3) 해당 부서에서는 원인 및 재발방지 대책을 수립 후 품질보증부서장에게 통보한다

4) 품질보증부서장은 예방조치에 대한 이행상태를 확인한다.

5.6 개선활동

1) 당사에 근무하는 모든 임직원은 품질/환경 경영시스템 및 업무절차, 제품개선, 작업 공정등 수행상 모순점이 있는지의 여부와 개선점을 항시 염두하여 업무에 임하여야 한다.

2) 모순점이나 개선방안을 발견 또는 착안하였을 때에는 품질보증부서장에 개선제안서

를 작성하여 제출한다.

3) 제출된 제안은 품질보증부서장 및 해당부서장이 검토 후 간부회의를 걸쳐 채택여부

를 결정한다.

4) 품질보증부서장은 채택된 개선 제안사항을 6개월 동안 실행을 하여 평가한 후 품질/

환경 경영시스템에 적용한다.

5.7 경영 검토 자료 활용

시정 및 예방조치 결과를 종합 분석하여 경영검토 자료로 활용한다.

6. 기록관리

본 규정의 실행으로 발생되는 기록은 기록 관리 규정에 따라 처리되어야 한다.

7. 관련 서식

1. 적용범위

당사의 품질경영시스템에 필요한 자원의 관리와 적격성, 인식 및 교육훈련에 대하여 적용한다.

2. 목적

당사의 품질경영시스템의 실행 및 유지 그리고 효과성에 지속적인 개선과 고객만족의 증진을 위하여 필요한 자원을 결정 및 확보와 인적자원에 대한 관리절차를 수립함으로써 효율적인 자원관리에 그 목적이 있다.

3. 자원 및 교육훈련 프로세스 개요

4. 용어의 정의

4. 1 기반구조

조직의 운영에 필요한 시설, 장비 및 서비스의 시스템

4. 2 업무환경

업무가 수행되는 조건의 집합

4. 3 적격성

지식과 기량을 적용하는 실증된 능력

5. 책임과 권한

5. 1 대표이사

(1) 공장장을 포함한 각 팀장이 필요성을 파악하고 결정한 자원에 대한 최종 승인의 책임과 권한이 있으며, 결정된 자원을 제공할 책임이 있다.

(2) 제품 품질에 영향을 미치는 업무를 수행하는 인원에 대한 적격성 인정(자격부여)시 최종승인의 책임과 권한이 있다.

(2) 사내외 교육훈련 계획에 대한 최종승인의 책임과 권한이 있다.

5. 2 품질경영팀장

(1) 품질경영시스템에서 필요한 자원의 수요를 파악하여 결정하고 확보할 책임과 타 부서로 부터 요청된 자원의 필요성에 대하여 자원제공의 기획 및 실시를 수행할 책임이 있다.

(2) 내부감사 업무 및 검사 및 시험업무를 수행할 인원에 대한 자격인정에 대한 기준을 설정할 책임과 자격인정 기록을 작성하여 대표이사에게 승인을 득하여 관리할 책임과 권한이 있다.

(3) 각 부서로부터 교육훈련의 필요성의 파악하고 집계하여 연간 교육훈련 계획을 수립하고 실시할 책임과 권한이 있다.

(4) 교육훈련에 대한 효과성을 파악하고 조직 및 구성원이 자신의 활동에 대한 관련성 및 중요성을 인식하고 있으며, 숙련도 및 경험에 대한 적절한 기록을 유지할 책임이 있다.

5. 3 공장장

품질경영팀장이 계획한 업무에 검토할 책임이 있다.

5. 4 각 팀장

(1) 해당되는 경우 필요한 자원의 수요를 결정하고 확보할 책임과 권한이 있다.

(2) 교육훈련 계획에 의하여 교육훈련을 실시하고 효과성을 평가하며, 구성원이 자신의 활동에 대한 관련성 및 중요성을 인식하고 있으며, 품질목표의 달성에 기여하는지 인식함을 보장할 책임이 있다.

(3) 해당되는 경우 학력, 교육훈련, 숙련도 및 경험에 대한 적절한 기록을 유지할 책임이 있다.

6. 자원확보에 대한 업무처리 절차

6. 1 자원의 종류

(1) 인적자원(구성원)

(2) 기반구조

(3) 업무환경

(4) 정보 및 공급자 등

6. 2 자원의 확보

(1) 공장장을 포함한 각 부서장은 다음과 같은 경우에 자원의 필요성을 파악한다.

(가) 품질경영시스템의 수립 및 운영과정에서

(나) 품질방침 및 품질목표의 설정 및 실행과정에서

(다) 품질경영시스템 기획 및 운영과정에서

(라) 경영검토 결과에 따른 후속조치 결과로

(마) 제품 및 서비스 프로세스의 실현(정보)시

(바) 해당되는 경우 제품 및 서비스 프로세스의 타당성 확인 및 운영과정에서

(사) 프로세스의 성과분석에 대한 지속적인 개선의 필요성이 발생된 경우

(아) 시정조치 및 예방조치 결과 지속적인 개선의 필요성이 발생된 경우

(자) 제품실현의 기획 및 운영과정에서

(차) 고객 요구사항 결정 및 운영과정에서

(2) 공장장을 포함한 각 팀장은 자원의 필요성을 파악된 경우 다음과 같은 절차에 의하여 자원을 결정하고 확보한다.

(가) 품질경영매뉴얼의 제 5장의 4. 4항에 의하여 연간 사업계획 수립시 필요한 자원을 결정하고 확보한다.

(나) 고객 요구사항과 같은 계약 또는 특정 프로젝트와 관련되어 발생한 자원의 필요성의 경우에는 해당팀장이 기안서(QP-4201-06)를 작성하여 필요한 자원을 결정하고 대표이사의 승인을 득한 후 공장장에게 자원의 확보를 요청한다.

(다) 보유중인 자원에 대한 추가 구입, 수정 및 보완을 요하는 자원의 결정은 해당팀장이 별도의 기안서(QP-4201-06)를 작성하여 대표이사의 승인을 득한 후 공장장에게 자원의 확보를 요청한다.

(라) 공급자와 관련된 자원의 결정 및 확보는 구매관리 절차서(QP-7401)에 따른다.

7. 자격부여(적격성)에 대한 업무처리 절차

7. 1 자격(적격성)인증에 대한 업무의 파악

당사의 경우 제품 품질에 영향을 미치는 업무를 수행하는 인원 중 다음의 업무수행자는 자격인증(적격)절차에 의하여 자격부여를 실시하는 것으로 한다.

(1) 검사 및 시험업무 수행자

(2) 내부심사 수행자

7. 2 자격(적격성) 요건

(1) 검사 및 시험원

공고졸 또는 고졸이상의 학력소지자로서 다음 중 1개항이상을 만족하는 자

(가) 검사관련 사내․외 실무교육을 4시간이상 이수한 자

(나) 당사의 생산 현장에서 1년이상 근무한 경력이 있는 자

(다) 검사 및 시험분야에서 1년이상 근무한 경력이 있는 자

(2) 내부심사원(감사원)

공고졸 또는 고졸이상의 학력소지자로서 다음 중 1개항이상을 만족하는 자

(가) 사내․외 내부품질 감사원 교육을 4시간이상 이수한 자

(나) 품질관리 자격증 소지자로 품질관리 또는 품질보증 분야 5년이상 경력자

(다) 외부 품질경영 전문 진단지도기관의 지도위원

7. 2 자격의 부여 및 승인

(1) 공장장은 동 절차서의 7. 1항에 의거하여 해당되는 자의 관련기록을 검토하고 자격인정 기록서(QP-6101-01)를 검토 후 대표이사의 승인을 득하여 자격부여를 실시한다.

단, 공정검사를 작업자에 의한 자주검사로 수행할 경우 작업자에 대한 공정검사원 자격부여는 실시하지 않음을 원칙으로 한다.

(2) 공장장은 필요시 자격인정의 객관적인 근거로 학력, 경력, 교육훈련의 이수현황 등의 관련되는 문서를 첨부할 수 있다.

(3) 공장장은 자격인정에 대한 대표이사의 승인시 자격인정 관리대장(QP-6101-02)을 검토한다.

(4) 관련팀장은 필요한 자격부여 대상자에 대하여 업무협조 자격부여를 의뢰할 수 있으며, 필요한 교육훈련을 의뢰할 수 있다.

7. 3 자격인정의 사후관리

(1) 자격인정의 유효기간은 3년으로 하며, 다음과 같은 기준으로 관리한다.

(가) 검사 및 시험원의 경우 자격을 부여받은 해당인원이 타부서로 보직변경되거나 퇴사하기 전까지는 유효한 것으로 하나 재등록 시점(3년)까지 6개월 이상 검사 및 시험업무를 수행한 실적이 있어야 한다.

(나) 내부심사원(감사원)의 경우 자격 인정이 부여된 당행연월부터 3년간 유효한 것으로 3년 1회 이상 내부심사를 수행하였거나 내부 심사와 관련된 교육을 4시간이상 이수한 한 실적이 있어야 한다.

(2) 공장장은 자격인정의 유효기간 만료시 해당되는 인원에 대하여 동 절차서 7. 1항 및 7. 2항에 의하여 자격부여를 실시한다. 다만, 기 자격이 인정된 인원의 경우 동 절차서 7. 3항을 만족하는 경우에는 재 자격부여를 생략할 수 있다.

8. 교육훈련 업무처리 절차

8. 1 교육훈련의 필요성 파악 및 교육훈련 계획의 수립

(1) 공장장을 포함한 각 팀장은 다음 사항에 의하여 교육훈련의 필요성을 파악한다.

(가) 교육훈련 체계표(부표 1)

(나) 품질방침 및 품질목표를 포함하여 품질경영시스템의 기획단계 및 결과에서 파악된 교육훈련의 필요성

(다) 경영검토, 내부심사, 시정 및 예방조치 등의 개선을 위하여 파악된 교육훈련의 필요성

(라) 기타 조직 및 구성원이 수행하는 업무의 중요성 및 품질목표의 달성에 기여됨을 보장하기 위한 방법으로 수행하는 교육훈련의 필요성

(마) 기타 조직 및 구성원이 수행하는 업무의 중요성 및 품질목표의 달성에 기여됨을 보장하기 위한 방법으로 수행하는 교육훈력의 필요성

(2) 각 팀장은 본인과 부서원의 교육훈련 필요성을 동 절차서 8. 1항에 의하여 파악하고 당해연도 12월 20일까지 차기년도의 부서 교육훈련 계획을 사내외 교육자료, 교육훈련 계획 등의 관련자료에 체크하거나 구두로 공장장의 검토를 받는다.

(3) 품질경영팀장은 각 부서에 제공된 교육훈련 자료를 취합하여 교육과정, 수강자, 시간, 예산 등이 포함된 종합 교육훈련 계획서(QP-6101-03)를 작성하여 대표이사의 승인을 득한 후 관련부서에 배포하거나 사내에 게시한다.

8. 2 교육훈련의 실시

(1) 품질경영팀장은 수립된 종합 교육훈련계획에 따라 사내외교육, 신입사원의 사내교육 등을 실시한다.

(2) 각 팀장은 수립된 년간교육계획에 따라 해당인원에 대한 교육을 실시한다.

(3) 교육대상자는 반드시 해당교육에 참가하여야 하며, 부득이한 사유로 참가할 수 없는 경우에는 불참사유에 대하여 해당팀장에게 승인을 받아야 하며, 해당부서장은 차기교육에 불참한 자가 편성될 수 있도록 조치한다.

(4) 교육훈련은 다음의 방법중 적절한 것으로 한다.

(가) 사외 위탁교육

(나) 사내 집체교육

(다) 직무 교육

(라) 교재 및 자습교육

(마) 세미나 또는 회의 참석

8. 3 교육훈련 결과 보고

(1) 사외 교육이수자는 수료증 사본 등을 첨부한 교육일지(QP-6101-04)를 작성하여 소속팀장의 검토 및 대표이사의 승인을 받아 교육 종료일로부터 3일 이내에 품질경영팀장에게 제출하도록 한다.

(2) 사내교육 실시의 경우 해당팀장은 교육내용을 요약하여 교육일지(QP-6101-04)에 작성하고 공장장의 승인을 받아 품질경영팀장에게 제출한다.

(3) 교육에 참석한 교육 참석인원은 교육일지(QP-6101-04)에 교육참석에 대한 서명을 필히 날인하여야 한다.

(4) 품질경영팀장은 교육일지(QP-6101-04)를 통하여 각 팀의 교육훈련이 적절히 수행되었는지를 확인한다.

(5) 각 팀장은 교육일지(QP-6101-04)를 품질경영팀장으로 이관하기 전에 교육이수자에 대한 개인별 교육훈련 기록을 개인별 교육훈련 이력카드(QP-6101-05)에 작성하여 유지한다.

8. 4 사후관리(교육훈련의 효과파악)

각 팀장은 기록된 개인별 교육훈련 이력카드(QP-6101-05)의 교육훈련 실적(교육훈련 과정 및 교육훈련 실시후 수행등급 등)을 참고하여 차기 교육훈련 계획 수립에 반영하며, 인사 및 직무배치에 활용한다.

9. 기록 및 보관

부표 1 교육훈련 체계

일반문서관리규정

적용범위

본 규정은 (주)강하넷 (이하 당사라 한다)에서 시행하는 사내표준 관리규정(KA-201)에 규정되지 않은 일반 문서 사항은 동 규정을 적용한다.

용어 정의

일반 문서(이하 문서라 함)라 함은 사내 부서간 및 대외기관(개인포함)에 공문으로 시행하 기 위하여 서면으로 작성된 사업상의 문서를 말한다.

문서의 종류

3.1 시달 문서 : 지시, 발령, 일일명령 등 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3.2 공고 문서 : 광고, 공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

3.3 대외 문서 : 외부기관(개인포함)에 제출, 교부 왕복되는 문서를 말한다.

3.4 특수 문서 : 소송관계, 청원, 진정 관계 문서, 계약서, 허가서 등 특수한 내용으로 하는 문서를 말한다.

3.5 기밀 문서 : 회사경영 또는 기술에 관한 주요 문서로서 공개하지 않고 대표의 특별 지시 에 따라 처리되는 문서를 말한다.

3.6 기타 문서 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 다음과 같이 구분한다.

① 업무 협조 전

② 회보

③ 내부 문서

④ 기타 내부 문서

문서의 성립 및 효력 발생

4.1 문서는 소정의 결재 과정을 필하여야 한다.

4.2 문서는 수신인에게 도달하여 수신확인을 받음으로써 효력을 발생한다.

5. 문서의 작성

5.1 일반사항

① 문서의 용지는 편철 및 복사 시에 지장이 없도록 적당한 여백을 확보한다.

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.

③ 글의 색체는 청색, 흑색을 사용하며, 문서의 일부분을 수정할 때는 수정자가 수정한 곳에 반드시 날인하여야 한다.

④ 문서가 두 장 이상 계속 될 때에는 문서의 상단 우측에 문서 수량과 각 장에 일련번 호를 기입한다.

5.2 문서의 구성

발신 문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

① 두문 : 두문은 문서번호, 시행일자, 수신, 발신으로 구분하며 수신란은 수신, 참조로 구성하고 수신자가 2인 이상일 때는 수신란에 수신처 참조라 쓰고 결문에 수 신처란을 설정할 수 있다.

② 본문 : 본문은 제목과 내용으로 구성하며, 제목의 내용은 요약하여 간단 명료하게 표 현하여야 한다.

③ 결문 : 결문에는 발신자명을 쓰고 수신처란을 설정할 때는 좌측 하단부에 수신처를 기 록한다.

㉠ 발신명의

문서는 당해 부서장의 명의로 발신한다. 단, 대외 발신문서에 대하여는 대표의 명의 로 한다.

㉡ 직인 날인 및 간인 사용

직인을 날인할 때에는 반드시 근거 결재 문서를 지참하고 직인 취급담당자의 확인 을 받아야 하며, 직인 취급담당자는 직인 사용 대장(첨부2:양식A204-2)에 기록을 유지하여야 하고, 문서발행에 있어 특히 근거를 보존할 필요가 이거나 관계를 명백 히 할 필요가 있을 때 문서 함철되는 부분에 간인을 한다.

6. 문서의 처리

6.1 문서의 접수

①일반문서는 문서 좌측하단 여백에 검정 또는 청색 스템프로 접수인(표1)을 찍고나서 문 서 접수부(첨부1:양식A204-1)에 기록 후 해당부서에 배부한다.

② 주관부서에 접수된 문서 중 해당부서가 불분명한 경우 주관부서는 내용물을 확인한 후 문서 및 봉투와 함께 관련부서를 지정하여 배부한다.

③ 공개 또는 누설됨으로써 회사업무 수행에 지장을 가져올 우려가 있는 다음과 같은 특 별취급 문서는 문서의 성격으로 구분 [특별취급], [인비], [대외비] 등의 날인을 문서 상단 중앙에 적색 스템프로 표시한 후 소정의 결재를 득한다.

㉠ 인사에 관계되는 사항

㉡ 공개함으로서 사기의 영향을 미치는 인적 사항

㉢ 공개 또는 누설됨으로서 회사업무 수행에 지장을 가져올 우려가 있는 문서 또는 물 품 접수 된 문서 중 긴급한 내용의 문서는 우선 해당부서에 송달(배부)한다. 접수된 문서중 퇴사자 혹은 수신인 불명의 문서 및 우편물은 반송할 수 있다.

6.2 기안문서의 처리

① 기안에는 회사 소정의 기안용지(첨부3:양식A204-3)를 사용한다.

② 문서의 기안은 업무 담당자가 기안함을 원칙으로 한다.

③ 대장에 의한 처리

허가 인가 증명서 교부 등 기타 사항에 관하여는 따로 기안함이 없이 그 내용을 주무 부서장이 확인 후 직인 사용 대장(첨부2:양식A204-2)에 기입하고 처리할 수 있다.

④ 협조

문서 내용이 타부서와의 업무에 관련되는 것일 때는 협조 전(첨부4:양식A204-4) 또는 기안용지의 협조란에 날인을 받은 후 시행한다.

⑤ 상호 관련성이 있는 문자로서 일괄 기안을 하고자 할 때는 제1안, 제2안 등으로 구분 하여 동일한 기안용지에 기안하고 별도의 기안 없이 동일 기안의 채택된 내용으로 시 행한다.

7. 결재 및 공람

7.1 결재

(1) 사내발생 문서는 소정의 결재를 받아야 한다.

(2) 결재는 날인하거나 지워지지 아니하는 필기구로서 서명하며, 결재 월 일을 표시한다.

(3) 기안용지 이외의 문서에는 적당한 여백에 결재란을 설정한다.

7.2 공람

공람문서는 적당한 여백에 공람란을 설정하여 공람한다.

7.3 결재의 종류 및 표시 방법

(1) 결재

① 대표는 필요에 따라 각 팀장으로 하여금 사무의 일부를 위임하여 전결하게 할 수 있다.

② 전결의 경우에는 전결자가 자기의 서명란에 전결의 표시를 하고 위임자의 란에 날 인한다.

보기 : 검토자가 전결할 때

(2) 대결

① 최종 결재자가 출장, 휴가, 기타 사고로 인하여 부재중일 때 그 직무를 대리하는 자 가 대결표시를 하고 대결할 수 있으며, 대결 문서는 최종 결재자의 후결을 받아야 한다.

② 대결 문서를 시행한 후 최종 결재자가 후결 시에 수정할 때에는 수정사항을 다시 통보하여야 한다.

보기 : 승인자가 부재 시 검토자가 대결할 때

(3) 후결

① 상위의 결재자가 출장, 휴가, 기타 사고로 인하여 부재 중 일 때 결재권자의 차하위 자는 소정난에 결재한 후 상위 결재란에 후결이라 표시한 후 최종 결재권자의 결재 를 받고 추후 상위자의 후결을 받아야 한다.

보기 : 검토자가 부재 시 후결 할 때

8. 문서의 발송

8.1 문서를 발송할 경우 직인을 날인한 후 문서 발송부(첨부5:양식A204-5)에 기록하고, 문서 첫면 우측 여백에 적색 스템프로 발송인을 찍은 후 발송한다.

8.2 등기 발송하였을 때는 발송한 증빙서를 보관하여야 한다.

8.3 기밀문서는 봉함하고, 봉투표면에 수.발신자를 기입하여 발송한다.

9. 직인관리

9.1 직인의 보관 및 관리의 책임은 팀장에게 있다.

9.2 직인은 관리 사원의 시선이 닿는 곳에 위치하고 사용하며, 퇴근 시 견고한 금고에 보관한 다.

10. FAX 통신문

10.2 FAX 통신문(첨부6:양식A204-6)은 반드시 대외 발송 시에만 사용되어야 한다.

10.2 FAX 통신문의 결재 및 접수, 발송 절차는 일반문서에 준한다.

11. 문서의 기록 및 보관