문서 및 자료 관리 프로세스
문서작성 방법
1) 직급에 관계없이 해당업무를 가장 잘 알고, 작성 능력이 있는 사람이 작성
2) 문서를 사용하는 사람이 쉽게 이해될 수 있도록 작성
3) 표준말 사용 원칙이나 한문,영문 등 외국어 활용도 가능
4) 날인시 유의 사항
ㅡ 날인을 원칙으로 하되 필요시 서명도 가능. 단, 누구의 서명인지 식별불가능 할 경우 서명아래 이름 기록.
ㅡ 서명/날인 후 날짜를 기입.
5) 수정시 유의사항
ㅡ 수정내용 위에 두줄을 긋고 수정자 날인 또는 서명
ㅡ 서명시 날짜를 기입.
ㅡ 필요시 수정내역을 첨부하거나 수정사유를 기재.
6) <보기1>내용을 포함작성하고 문서번호등으로 식별.
7) 문서 번호 부여기준 (보기2, 보기3참조)
ㅡ 문서별로 규정된 경우 해당 절차에 따라 문서번호 부여
ㅡ 규정되어 있지 않은 경우는 아래 같은 방법으로 부여하고 문서 번호는 좌측상단에 위치.
8) 업무관련 기안은 기안서에 작성하고, 처리완료된 건은 보고서에 작성하되 회사표준에 사용되는 서식으로 등록관리
검토권자는 문서가 적절하고 완전하며 정확한가를 검토,
승인권자는 해당문서에 날인 또는 서명을 함으로써 문서가 승인되었음을 나타내고 발행을 허가하며, 문서의 승인자는 해당절차에 대한
최종책임을 가진자로서 적절한 능력을 갖추어야 함.
직인및 사용인감이 필요한 문서는 문서발송대장에 해당 문서내용을 기록하고<보기3>과 같이 문서번호를 채번. 해당 대외 발송문서에 발송일자를 명시
ㅡ 일반문서 : <보기2><보기3>에 의해 수행
ㅡ 기술표준문서 : 각 등록대장에 명기한 방법에 준할것
해당 문서관리대장 또는 해당문서 자체에 배포처를 명기하여 배포,관리한다.
문서의 유지 보관
1) 일반문서를 제외한 문서는 품질문서 목록에 기록,관리
2) 해당팀장은 문서의 관리상태를 주기적으로 점검.
3) 승인된 모든 문서는 사용팀에서 임의로 사본을 제작하거나 사외로 반출금지
4) 문서가 훼손,탈색, 분실시 재배포 받아 보관문서의 개정시는 제정시와 동일한 절차로 시행.
1) 문서의 내용이 기존의 업무절차 및 방법에 맞지 않거나 관련문서의
개정에 따라 수정사유 발생시 문서의 일부를 수정,삭제,추가할 필요가 있을 경우 문서를 개정.
2) 문서의 개정시 주관팀 및 해당팀은 개정판의 배포 및 구판의 회수
등을 관리해야 하며 유효하지 않은 문서가 사용되지 않도록 한다.
3) 개정부분이 많은 경우 개정부분에 대하여 굵은 글씨로 식별하도록 한다.
4) 전면개정,서식개정,항목변경 등에 대하여는 굵은 글씨로 하지 않을수 있다.
불용문서 CHECK POINT
1) 활용되지 않는 문서는 없는가?
2) 목적이나 업무와 관련이 분명하지 않은 문서는 없는가?
3) 전혀 불필요하거나 이용도가 낮은 문서가 계속 보관된 것은 없는가
4) 현재 필요치 않은 문서가 습관적으로 보관된 것은 없나?
5) 개정필요가 있는 문서를 그대로 보관한 것은 없는가?
6) 동일,유사한 내용 문서가 중복 보관된 것은 없는가?
공급자에 배포된 문서는 유선 또는 기타 수단으로 폐기 사실을 통지,확인할 수 있다.
폐기될 문서 중 원본 보관이 필요한 문서는 문서의 원본 중앙 하단에
회사표준관리규정에 따라 "참조용"으로 또는 구본 스탬프를 찍은후
에도 구분하여 보관하며 법적 또는 지식 보존 목적으로 보유하고 있는
모든 폐기된 문서는 적절히 식별되어야 한다.
대외문서를 접수하면 해당팀에서는 문서접수대장에 접수내용을
기록하고 접수일자가 명시된 접수인을 <보기4>와 같이 날인하여 관리
하며, <보기5>와 같이 번호를 부여한 후 해당팀장에 승인을 득한다.
접수문서의 내용주지 및 확인이 필요한 경우 해당구성원에게 회람
하거나 일정기간 게시하여 한다.
접수문서관리는 기록관리규정에 따라 해당부서에서 관리
당사의 자료는 관련법규,고객제공문서(도면,엔지니어링 시방서),
설비업체에서 제공한 설비메뉴얼, 구매자료 등이 있다.
다음 사항이 발생할 경우 고객 또는 외부로부터 자료입수
1) 고객의 품질요구사항을 만족시키기 위한 사내규격이 없거나 불충분한 경우
2) 기존에 사용중인 사외규격 또는 고객의 시방이 신규제정되거나 개정된 경우
해당팀장은 자료구입이 필요한 경우 내용 및 여건 등을 고려하여 품질팀에 구입요청
지속적으로 관리를 요하는 자료에 대하여 해당팀장의 검토 및 해당
팀장의 승인을 득한 후 품질팀에 등록 및 배포를 의뢰한다.
ㅡ 고객엔지니어링 규격/시방서 및 고객 요구일정에 따른 변경문서는
2주(근무일수)내 검토 완료한다.
개정검토는 입수자료가 미치는 문서까지 시행.
ㅡ 설계기록, 관리계획서, FMEA문서
자료가 개정되면 해당팀장은 최신본을 입수토록 추진하며, 최신본이
입수되었을 경우 등록절차에 따라 처리함.
개정된 자료중 관리본 배포시 구본은 품질팀장이 회수하여 폐기
하는 것으로 하나 경우에 따라 해당팀에서 폐기할 수 있으며, 폐기사항을 반드시 통보한다.
ㅡ 구본을 지식보존 목적으로 보관할 경우는 "구본"이라는 식별표시를 하여 보관할 수 있다.
관리팀은 해당부서/팀으로부터 통보받은 폐기 자료에 대해
자료관리대장에 기록하여 폐기여부를 식별할 수 있도록 하여야 한다.
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