기록관리지침서 (무료다운로드)

1.  목적

   

   본 지침서는 당사에서 발생되는 모든 기록을 다음과 같은 목적에서 체계적으로 분류 및 정리, 보관, 보존 및 폐기하는 지침을 정한 것이다.

  (1) 기록의 Database화

  (2) 기록의 효율적 활용 및 신속한 검색

  (3) 불필요 기록의 폐기       

  (4) 업무능률 향상

2.  적용범위

   당사 본사 및 현장

3.  용어의 정의

   

3.1.  링파일

   종이로 된 기록을 보관하는데 쓰는 하드커버로 된 사무용품

3.2.  파일(file)

   컴퓨터 내에서 작업하여 저장한 파일

3.3.  파일링 시스템

   모든 기록을 분류하여 보관하는 체계

4.  책임과 권한

4.1.  감리본부장

   감리본부장은 모든기록의 파일링 시스템을 수립 및 업데이트할 책임과 권한이 있다.

4.2.  각본부장/소장/감리단장

   각 본부장,소장 및 감리단장은 기록의 효율적인 관리를 위하여 문서고의 적절한 운영 및  유지 관리를 하여야 할 책임과 권한이 있다.

5.  시스템 수립 및 운영

5.1.  기록관리의 시스템 수립 및 운영

   기록관리 시스템은 아래와 같이 4부서로 나누어 수립하고 각각 운영한다.

     (1) 감리본부

     (2) 현장

     (3) 설계본부

     

5.2.  각각의 시스템은 다음과 같은 포맷에 맞추어 수립되어야 한다.

    

6.  기록분류 및 보관

    

6.1.  감리본부

6.1.1.  감리본부의 링파일은 다음과 같이 만들어 각 해당 링파일 안에 기록들을 보관한다.

     (1) 각 현장별

     (2) 기타

    

6.1.2.  현장 링파일

     각각의 현장 링파일 안에 다음과 같은 간지를 두어 해당기록들을 보관한다. 간지는 담당자가 필요로할 경우 정해진 분류 이외에 더 만들 수 있다.

     (1) 용역 - 감리원 투입 및 변경, PQ 등 감리용역 관련 기록 보관

     (2) 공사공정 - 해당공사의 공정관련 기록 보관

     (3) 공사기성,준공 - 해당공사의 기성 및 준공관련 기록 보관

     (4) 공사실정보고 - 해당공사의 실정보고 기록 보관

     (5) 공사설계변경 - 해당공사의 설계변경 관련 기록 보관

     (6) 공사품질,안전,환경 - 해당공사의 품질, 안전 및 환경 관련 기록 보관

  

6.1.3.  기타 링파일

     위 6.1.2 에 해당되지 않는 기록 보관들을 보관한다. 링파일 안에는 다음과 같은 간지를 두어 해당기록들을 보관한다. 간지는 담당자가 필요로할 경우 정해진 분류 이외에 더 만들 수 있다.

     (1) 부임계 - 임직원의 부임계를 보관한다. 이때 부임계는 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.

     (2) 입/퇴사 - 사직서 및 입사, 퇴사관련 기록들을 보관한다. 이때 사직서는 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.

     (3) 대내발송공문 - 대내적으로 발송한 공문을 보관한다. 이때 전자결재를 통하여 결재완료된 공문은 발송한 문서와 결재사인이 들어간 문서를 함께 보관하도록 한다.

     (4) 협조전 - 사내 협조문들을 보관한다.

     (5) FAX - 대내적으로 발송 및 수신한 FAX를 보관한다.

     (6) 사무용품 청구서 - 사무용품 구입 청구서를 보관한다. 이때 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.

     (7) 협회 - 감리협회 및 엔지니어링 협회관련 공문들을 보관한다.

6.1.4.  링파일 양식

     링파일 겉표지 양식은 다음과 같이 한다.

     SIZE는 해당 링파일 규격에 맞추어 제작한다.

 

6.2.  각 현장

현장에서는 다음과 같은 기록 분류를 기본으로 하여 현장 여건에 따라 적절하게 분류를 조절하여 기록을 보관한다.

     (1) 계약관리

     (2) 설계변경 관리

     (3) 투입계획 관리

     (4) 사업비 관리

     (5) 시공관리

     (6) 공정관리

     (7) 품질관리

     (8) 안전 및 환경관리

     (9) 실정보고서

    (10) 기타

6.3.  설계본부

설계본부의 기록은 해당 팀의 장이 보관한다.

7.  파일(file)의 보관

7.1.1.  감리본부

각 사원은 각자가 속해있는 팀에 따라 다음의 디렉토리 분류와 같이 작업한 파일을 저장한다.

(1) 위와 같은 디렉토리 안에 있는 파일은 최종본으로 항상 업데이트 한다.

(2) 위와 같은 디렉토리 포맷을 지키면서 필요시에는 새로운 폴더를 만들 수도 있다.

(3) 폴더 앞의 번호는 위와 같이 두자리로 하고, 위에 명기한 폴더번호는 지키도록 한다.

(4) 각 폴더 안에 저장하는 파일명은 생성 순서에 따라 두자리 숫자를(01～99) 파일명 앞에 붙이도록 한다.

(5) 각 기록 우측하단에 해당 파일이 있는 경로를 써야한다. 경로는 폴더 숫자로 표현한다.

   예) ENG팀/2004/서울지하철8공구/01/01/02/01. 3차착수계.HWP

(6) 6개월에 한번씩(1월, 7월) 각 팀별 작업물을 통합하여 CD에 구워 담당자가 보관한다.

7.1.2.  각 현장

각 현장에서는 현장별로 협의하여 현장의 실정에 맞도록 디렉토리 체계를 정하여 정리한다.

현장 용역 완료 후 자료를 CD에 구워 본사에 1부 제출하도록 한다.

7.1.3.  설계본부

설계본부의 자료는 정기적으로 개발본부에 넘겨 개발본부에서 자료 및 도면, CD를 관리하도록 한다.

8.  보관 및 보존

8.1.1.  각 기록 및 CD는 사무실에 2년간 보관 후 창고로 이관하여 3년간 보존한다.

8.1.2.  전자결재 기록 보관

    (1) 각 작업자는 전자결재를 완료한 후에 [문서관리] 폴더에 해당문서를 저장한다.

    (2) [문서관리]의 폴더 디렉토리는 파일 기록관리 디렉토리와 같게 한다.

    (3) 기록관리 담당자는 1년에 한번씩 자료를 업체에게 의뢰하여 CD로 받아 보관한다.

 

 

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