계약관리절차서

A. 작성, 검토 및 승인

▣ 문서 식별

▣ 본 품질절차서는 강하넷의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

▣ 합       의

▣ 회       람

B. 목차 및 개정 현황

1. 목적

당사와 고객간의 계약에 있어 표준화된 절차를 수립 적용함으로써 계약 시 누락되는 내용이 없고, 고객의 요구사항을 충분히 반영할 수 있고 계약내용을 충분히 검토함으로써 고객만족을 달성하는데 그 목적이 있다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사와 고객간에 체결되는 수주계약 업무수행에 따른 입찰 및 계약관리에 적용된다.

3. 용어의 정의

3.1.  입찰
고객이 발주하는 제품을 수주하기 위해 적정한 금액을 투찰하는 행위를 말한다.

3.2.  계약검토
고객의 요구사항이 적절히 정해지고, 이를 이행하기 위한 당사의 수행가능 여부를 검토하고, 제작 능력을 고려하여 고객의 요구사항에 부합될 수 있도록 당사가 계약 체결 전에 행하는 체계적인 활동을 말한다.

3.3.  계약
입찰 또는 협약 후 공사 진행을 위하여 구체적이고 확정적인 조건 및 금액 등을 상호 합의하에 문서로 체결하는 행위를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1.  국내영업부, 미국지사 (이하 “영업부”라 한다)

4.1.1.  수주계약에 대한 영업 활동을 주관하며 수집 작성된 수주관련 업무를 분석, 검토한다.

4.1.2.  당사와 고객간의 계약내용에 대한 조정, 계약수립 및 확정

4.1.3.  수주관련 정보를 수집하고 고객의 제시조건과 당사의 견적/입찰가능 여부를 관련부서에 의뢰하여 체계적인 계약검토 및 수주 업무절차를 수행한다.

4.2.  각 부서장

4.2.1.  영업부의 요청시 제품의 생산 일정 및 제작 가능한 제품인지를 확인하여 그 결과를 회신한다.

5. 업무절차

5.1.  수주 및 입찰정보 수집

5.1.1.  영업부서장은 고객으로부터 당사의 생산 제품에 대한 발주의향 및 계획 등의 정보를 수집한다.

5.1.2.  영업 담당자는 공고, 신문광고, 직접방문 및 각종 관련 정보지를 통해 입찰 및 수주관련 정보를 수집한 후 영업부서장에게 보고한다.

5.2.  견적 제출 또는 입찰

5.2.1.  고객으로부터 유·무선, FAX 또는 직접 방문 등의 방법이나 영업 담당자의 방문을 통한 수주 의사를 접수하면 견적서(첨부 1) 또는 OFFER SHEET(첨부2)를 작성하여 영업부서장의 검토 및 대표이사의 승인을 득한후 입찰에 참여하거나 고객에게 제출한다.

5.2.2.  견적서 작성 시 검증되지 않은 기술적인 문제 등이 있다면 관련부서에 이러한 내용에 대해 당사의 수행가능 여부를 확인하여야 한다.

5.2.3.  입찰의 경우 영업부서장은 입찰공고 내용에 따라 업무처리를 하여야 하며 투찰금액에 대한 대표이사의 최종 승인을 득한 후 입찰행위에 참가하는 것을 원칙으로 한다. 단 금액이 1천만원 이하의 경우는 영업부서장이 승인한다.

5.3.  계약검토 및 계약

5.3.1.  영업부서장은 고객의 발주서 또는 구두주문 사항 접수하였을 경우 주문의 수락 전에 계약검토를 실시하고 검토기록을 주문서, 수주현황표 등에 작성한다. 고객과 계약서를 작성해야 하는 경우 또는 제품사양 등이 복잡한 경우는 계약검토 결과를 계약검토서(첨부 2)를 작성하여 유지 관리한다.

5.3.2.  입찰에서 낙찰되었을 경우는 계약서 작성 전에 계약검토를 실시하고 검토기록을 계약서(안)에 작성한다.  입찰전 계약검토를 실시하였다면 입찰전 요구사항과 계약에서 요구하는 사항의 차이점을 검토한다.  계약검토는 필요시 관련부서에 검토 의뢰한다.

5.3.3.  계약검토서로 관련조직에 검토를 의뢰하였다면, 검토의뢰 받은 관련부서는 해당사항의 검토 의견을 작성하여 영업부서장에 회신한다.

5.3.4.  영업부서장은 계약검토가 완료되고 문제가 해결되면 고객과 계약을 실시한다.

5.4.  사후관리

5.4.1.  영업부서장은 계약 완료되고 주문사항이 수락된 수주사항은 특별한 계약검토 기록을 포함하여 관련부서에 통보하여야 한다.

5.4.2.  영업부서장은 고객의 요구 또는 제품의 생산도중 발생되는 계약변경 사항을 고객으로부터 접수하면 관련부서의 협조를 받아 고객과 협의하며, 계약변경 절차는 처음 계약절차에 준하여 수행한다.

5.4.3.  영업부서장은 기 승인된 계약변경 관련서류를 확인 후 계약 체결하고, 관련부서에 변경된 계약 내용을 통보한다.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : QP-MS-3)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1.  기록관리 절차서 (문서번호 QP-MS-3)

7.2.  공정관리 절차서 (문서번호 QP-PR-1)

8. 첨 부

8.1.  견적서 (첨부 1)

8.2.  OFFER SHEET (첨부 2)

계약관리대장

계약 관리 대장

​

계약검토관리대장

판매계약업무규정

1. 적용범위

본 규정은 (주)강하넷(이하 당사라 한다)와 고객과의 계약에 관련하여 고객요구품질을 만 족 시키기 위한 관련단체배정, 수의계약, 직접계약 활동의 계약검토 및 변경 등 수주 관련 업무에 대하여 적용한다.

2. 목적

고객과의 계약 체결 전에 계약 검토를 통하여 그 내용을 파악하고, 고객의 요구를 충족시킬 수 있는지의 여부와 필요한 경우 이를 조정할 수 있도록 하는데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 견적서

고객의 요구 품목에 대해 당사에서 고객에게 제시되는 공급 가격, 수량, 사양 및 납기 등을 명시한 문서이다.

4. 책임과 권한

4.1 대표

관리팀장에 의해 산출한 견적내용을 기초로 견적제출 및 입찰가를 결정, 승인할 책임이 있다.

4.2 관리팀장

거래선과 관련된 견적 및 주문업무, 계약 검토 및 영업 업무를 주관하고, 계약 사항과 관련하여 고객의 요구사항을 관련 부서에 검토토록 한다.

4.3 생산팀장

계약 검토 시 자재의 조달 문제 등에 대하여 검토해야 한다.

4.5 검사 담당

계약 검토 시 품질 보증 시험 및 검사 품질에 대하여 검토해야 한다.

4.6 기술담당

(1) 관리팀장의 부분적인 기술사항 또는 견적상의 업무에 협조한다.

(2) 계약 검토 시 설계 능력에 대하여 검토해야 한다.

5. 업무절차

5.1 견적 의뢰 및 주문접수

(1) 관리팀장은 고객으로부터 구두 또는 문서로 접수되는 견적의뢰에 대하여 견적의뢰 접 수대장(첨부1:양식A601-1)에 등재하여 확인을 받는다.

5.2 견적서 작성 및 검토

(1) 관리팀장은 접수된 견적 의뢰에 따라 견적서(첨부2:양식A601-2)를 작성한다.

(2) 관리팀장은 견적서 초안 내용 중에서 협조 팀의 합의가 필요하면 해당 팀에 회람하여 검토를 의뢰한다. (필요한 경우 회의록을 작성한다.)

(3) 관리팀장은 견적내용에 대해 견적서를 작성하여 대표의 승인을 받는다.

(4) 관리팀장은 견적서를 고객에게 제출한다.

(5) 관리팀장은 고객의 이의가 있으면 문제점에 대해 고객과 협의 조정한 후 수정된 견적 서를 제출한다. (수정절차는 최초절차와 동일하다.)

(6) 관리팀장은 견적서의 확정 전까지에 대한 검토기록을 해당 견적의뢰 접수대장의 비고 란에 기록한다.

5.3 계약검토(조합배정, 수의계약, 직접계약)

(1) 관리팀장은 고객 요구사항에 대해 계약 검토 시, 계약 검토서(첨부3:양식A601-3)에 따라 관련팀장과의 계약 검토를 주관하고, 검토내용은 기록한 후 그 결과를 대표에게 보고한다.

(2) 관련단체 배정서, 수의계약 전 수주내용, 직접계약 전 수주내용에 대하여 관련계약정 보를 첨부하고 계약검토 상세내역(첨부3-①:양식A601-3-①)을 조사하여 계약검토서 에 첨부한다.

(3) 고객의 특별한 주문 【표1, 참조】이 있을 경우, 관리팀장의 주관하에 품질경영위원 회를 실시하여 문제점 해결을 검토한다.

【표1】 고객의 특별한 주문이 있는 경우

5.4 계약

(1) 검토결과를 종합하여 관리 팀장이 모든 문제에 대하여 고객과 협의 해결한 뒤, 계약 서(표준도급계약서 또는 업체요구 계약서)를 작성하고 계약을 체결한다.

(2) 관리팀장은 최종 견적서와 계약서와의 차이가 있는지 검토 후 계약 관리대장(첨부4: 양식A601-4)를 작성하여 관리하고, 대표 승인 후 계약 내용을 생산팀장에게 통보 (작업지시), 그 내용과 필요한 정보를 관련부서에 제공한다.

5.5 계약변경

(1) 중대한 계약 내용(계약금액, 납기, 품질) 변경 시 관리팀장은 이의 검토, 승인 및 관 련팀에게 전달하여 변경 전 검토의뢰 내용과 같이 동일한 절차로 검토 의뢰한다.

(2) 경미한 계약내용 변경 시에는 관리 팀장은 변경 내용을 관련 부서에 전달하고 해당 계약 검토서에 변경 내용을 명기하고, 피 전달자 확인 서명을 받는다.

(3) 현장에서 계약변경이 이루어진 경우에는 변경된 내용이 품질경영위원회 회의록에 기 록되어 관련부서 검토 및 대표의 승인을 받는다.

5.6 제품 출하절차(영업 2팀은 생략)

(1) 영업담당은 고객 요구 납기 준수를 위하여 견적의뢰 접수대장(첨부1:양식A601-1) 및 계약관리대장(첨부4:양식A601-4)에 따라 당일 또는 4일 전에 유선으로 생산담당에게 통보한다.

(2) 생산담당은 출고 지시에 의해 제품을 출하한다.

(3) 상차된 상태에서 인도담당은 수량을 확인 후 출문한다.

(4) 납품이 완료된 제품은 거래 명세표에 거래업체 자재 담당의 확인을 받아 관리팀에서 보관, 관리한다.

6. 기록의 발행과 보존년한

6.1 품질기록 관리규정(KA-202. 참조)에 따른다.

7. 관련규정

7.1 도면 및 시방서 관리 규정 (KA-203)

7.2 제품 관리 규정 (KA-403)

7.3 제조 및 공정관리 규정 (KA-401)

8. 첨부

양식 1. 견적 의뢰 접수 대장 (A601-1)

양식 2. 견적서 (A601-2)

양식 3. 계약 검토서 (A601-3)

양식 3. 계약 검토 상세 내역 (A601-3)

양식 4. 계약 관리 대장 (A601-4)

9. 부칙

본 규정은 승인 배포 후 시행한다.