품질기록관리절차서

1. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질시스템 운영 중 발생하는 품질기록의 효과적인 관리방법 및 절차에 대하여

적용한다.

다만, 문서 및 자료관리 절차서 중 표준서 및 등록된 자료를 제외한 사내문서, 사외문서 공문서 및

자료는 본 절차서에 따라 관리한다.

2. 목적

당사의 품질기록을 파악, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 이르기까지 합리적으로

관리함으로써 규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이

있다.

3. 용어의 정의

3.1 품질 기록

제품의 개발, 구매, 제조, 검사 등에 관련하여 품질의 달성 및 효과적인 품질시스템의 운영을

통해 작성되어진 품질과 관련된 증거, 자료, 서류 등을 말한다.

3.2 보관

진행 또는 완결된 품질기록의 관리를 위해 해당부서에서 보존에 들어가기 전까지 파일 BOX나

케비넷 등을 이용하여 관리하는 것.

3.3 보존

보관이 끝난 품질기록을 이관하여 일정기간까지 문서고에 보관, 관리하는 것.

3.4 이관

품질기록 작성부서에서 품질기록을 보존하기 위해 문서고로 인계하는 것.

3.5 조견표

파일에 파일명을 검색이 용이하도록 기재한 것.

3.6 식별성

품질기록이 어떤 제품 (또는 사항)에 대한 것인가를 알 수 있는 가능성

3.7 해독성

품질기록을 읽고 이해할 수 있는 가능성

3.9 폐기

보존기간이 만료된 품질기록을 소각 또는 폐단하는 것.

4. 책임과 권한

4.1 품질보증 부서장

(1) 품질기록의 관리를 위한 절차의 수립

(2) 폐기되는 품질기록에 대한 폐기 확인

(3) 품질기록의 보관 및 관리유지 상태를 확인

4.2 총무 부서장

(1) 각 부서에서 이관된 품질기록의 보존 관리 및 폐기

(2) 품질기록의 손상, 열화 및 손실을 방지하기 위한 문서고의 관리

4.3 해당 부서장

(1) 보관 품질기록의 유지관리

(2) 본 절차서에 파악되지 않은 해당 업무에 대한 품질기록의 파악 및 등록

(3) 품질 절차서에 따른 품질기록을 식별, 수집, 색인, 열람, 보관 및 유지관리

(4) 보존해야 할 품질기록의 문서고 이관 및 폐기 시 확인

5. 업무 절차

5.1 품질기록의 대상 및 종류

5.1.1 품질기록의 대상

품질기록의 대상은 다음과 같으나, 필요에 따라 해당부서장의 권한으로 추가 또는 삭제할 수

있다.

(1) 품질 시스템 문서(매뉴얼, 절차서, 지침서 등)

(2) 품질 계획서

(3) 설계문서(도면, 규격, 시방서 등)

(4) 계약문서

(5) 구매문서

(6) 적용되는 외부 출처 문서(국가 규격, 기타 단체 규격)

(7) 기타 품질에 영향을 주는 문서

5.1.2 품질 기록의 종류 및 파악

(1) 품질기록 분류표(FP-1601-01) 및 품질기록 목록표(FP-1601-02)에 따라 품질 기록을 파악, 수집

하여 관리하여야 한다.

(2) 해당 부서장은 품질기록을 분류하여 품질기록 분류표 (FP-1601-01) 및 품질기록 목록표(FP-

1601-02)를 작성 및 등록하여 관리하여야 한다.

5.2 품질기록의 작성 및 관리

(1) 해당 부서에서 파악된 품질기록은 빠짐없이 수집되어야 하고, 문서 및 자료관리절차서(BR-QP

-0501)에 따라 작성되어 변조되지 않았다는 것이 명확하여야 한다.

(2) 품질기록은 연필로 작성하여서는 안된다. 단. 부득이 연필로 작성하였을 경우에는 그 복사본을

품질기록으로 관리 할 수 있다

(3) 수집된 품질기록은 해독성 및 식별성이 있어야 한다.

(4) 외주업체의 품질기록도 적절히 관리하여야 한다.

(5) 품질기록은 작성일자, 작성자가 명확하게 기록되어야 한다.

(6) 품질기록의 분량이 많거나 장기간 보존의 필요성이 있는 경우 업무의 효율을 높이기 위해

전산으로 수집관리 할 수 있다.

(7) 품질기록의 서식은 공란없이 작성하여야 한다. 만일 서식에 불필요한 항목이 있는 경우에는

해당항목에 별도의 줄을 긋거나 “해당 없슴” 또는 “이하 여백” 등으로 표기한다.

5.3 품질기록의 변경

(1) 품질기록의 변경 또는 개정은 특별히 규정하지 않는 한, 처음 검토하고 승인한 부서에서 실시

하여야 한다.

(2) 품질기록을 변경, 개정하였을 경우에는 기록의 수정사항이 확인될 수 있어야 한다.

(3) 중요한 품질기록을 변경하는 경우에는 관련문서 또는 자료 등에 의하여 검증 될 수 있어야

하며, 필요시 고객의 승인을 득하여야 한다.

5.4 품질기록의 파일링 및 식별표시

(1) 품질기록문서의 발송부서는 처리 완결된 문서를 기능별로 분류하여 유지, 관리하여야 한다.

(2) 품질기록의 파일은 식별이 용이하도록 파일번호, 파일명, 부서명, 보존년한 등을 표시한 색인

(INDEX)을 부착하여야 한다.

단, 보존년한 표기는 품질기록 이관 시, 보존년한 표기란에 표기한다.

(3) 신제품의 승인 관련기록은 신제품 파일로 별도 관리한다.

5.5 품질기록의 보관

(1) 각부서는 해당년도 및 전년도의 품질문서를 식별 표시하여 지정된 장소에 손상, 분실, 열화 등

으로 부터 예방할 수 있도록, 해당 부서의 문서고에 보관 관리한다.

(2) 해당 부서에서의 품질기록의 보관은 연도 초일부터 연도 말일까지 1년 단위로 함을 원칙으로

하나 필요에 따라 연장할 수 있다.

(3) 전산으로 수집된 기록도 손상, 분실, 열화로 부터 보호 될 수 있도록 BACK UP 하여 보관

관리한다.

(4) 품질기록서의 관리(보관)책임자는 아래의 품질기록서 관리목록표를 작성하여 이를 문서고의

보기 쉬운 곳에 축소 또는 확대하여 부착 관리한다.

5.6 품질기록의 이관

(1) 해당부서는 보존해야할 품질기록을 파악 문서이관목록(FP-1601-04)을 작성하고 부서장의 승인

을 득한 후 총무부서로 이관한다.

(2) 총무과는 이관된 품질기록을 문서고에 검색이 용이하도록 보존하여야 한다.

(3) 품질기록의 이관은 매년 2월중에 실시한다.

5.7 품질기록의 보존

(1) 보존년한의 구분

- 원본인 경우 : 영구, 10년, 5년, 3년, 1년

- 사본인 경우 : 수시, 회람후, 시행후, 6개월, 1년, 3년, 5년, 10년, 영구

(2) 품질기록의 보존년한 부여는 각 품질시스템 절차서 및 지침서에 규정된 요건에 따른다.

(3) 보존년한의 설정기준은 다음사항을 고려하여야 한다.

- 자동차 부품의 보증기간

- 자동차 모델의 LIFE CYCLE

- 기타 정부또는 단체의 규제 법규

- 보존년한의 설정기준

생산부품승인서, 치공구기록, 구매주문서 및 수행사항들은 부품이 생산 및 서비스 요구사항

에 적용되는 기간에다가 1년 이상을 더한 기간동안 유지 할 것.

- 품질성과 기록은 생성년도에서 1년간 이상 보존할 것.

- 내부품질감사 및 경영자 검토 기록은 3년간 이상 보존할 것

5.8 품질기록의 폐기

(1) 총무부서장은 보존년한이 완료된 품질기록서를 폐기할 때는 품질기록서 폐기대장(FP-1601-03)

을 작성하여 해당부서장 및 품질보증부서장의 확인을 거쳐 폐기하여야 한다.

(2) 중요 품질기록의 경우 폐기 전 관계법령, 고객 요구사항 등을 검토, 확인 후 폐기한다.

(3) 품질기록은 폐기 전에 검토하여 필요한 것은 보존기간을 연장할 수 있다.

5.9 품질기록의 유지관리

(1) 모든 품질기록은 사본을 발행할 수 있으나, 증명 목적으로 사외에 반출하고자 할 때에는 승인

권자의 승인을 득한 후 발행하여야 한다.

(2) 품질기록은 고객과 합의된 경우 합의된 기간동안 평가를 위해 이용가능 하도록 하여야 한다

(3) 불필요한 품질기록은 신속히 폐지하여 사용 또는 발행되지 않도록 하여야 한다.

(4) 품질보증부서장은 품질기록에 대하여 주기적으로 점검하고 필요시 시정조치를 취하여야 한다.

6. 관련 절차서

문서 및 자료 관리 절차서 (BR-QP-0501)

7. 기록의 관리 및 보존

본 절차서에 관련된 기록은 품질기록관리 절차서(BR-QP-1601)에 따라 유지, 관리하며 보존년한은

다음과 같다.

모니터링 및 측정기기 관리규정

1.      목적

본 규정은 품질에 영향을 미치는 검사, 측정 및 시험장비의 요구정밀도를 유지하기 위한 교정검사의 관리체계를 효율적으로 수립, 이행하는 데 그 목적이 있다

2.      적용범위

본 규정은 교정검사가 필요한 모든 장비 및 이를 관리하는 조직에 대하여 적용한다

3.      용어의 정의

3.1    교정검사(CALIBRATION) : 국가표준원 장비와 소급성 유지를 위하여 하위급의 계량, 계측표준 장비 또는 정밀 계측기의 정도 변이를 소정절차에 따라 비교 검사하는 것을 말한다.

3.2    국가표준과의 소급성(TRACEABILITY TO NATIONAL STANDARD) : 국가 표준에 대한 하위급 표준 및 정밀 계측기 교정 검사의 연계성을 말한다.

3.3    교정 주기(CALIBRATION INTERVAL) : 계량 계측기의 규정된 정도를 유지하기 위한 교정 유효기간으로서 교정일로 부터 차기교정일까지의 기간을 말한다.

3.4    국가 표준(NATIONAL STANDARD) : 계량 계측 분야별 기본 단위, 유도 단위 및 기타 특수 단위에 대하여 최고 정도를 가진 국가의 현시용 및 표준 장비를 말한다.

3.5    정확도(ACCURACY) : 참값에서 치우친 정도를 말하며, 치우침이 보다 작은 쪽이 정확도가 좋음을 나타낸다.

3.6    정밀도(PRECISION) : 측정값의 분산 정도를 말하며, 분산 정도가 작은 쪽이 정밀도가 좋음 또는 높음을 말한다.

3.7    표준 장비(STANDARD  INSTRUMENT) : 일반계측장비의  검사 목적으로 사용되는 장비로서 표준기와 기준기를 나타낸다.

3.8    현장계측기(WORKING INSTRUMENT) : 제조 공정에 사용되는 작업용계측기를 말한다.

4.      책임과 권한

4.1    품질부서장

품질부서장은 검사, 조사, 시험 또는 교정검사를 시행하기 위한 것과 제조 활동을 관리하기 위해 사용되어진 검사,  측정및 시험 장비는 교정검사가 실시되고 또 규정된 요구사항과 적합성을 결정 짓는 충분한 기능을 하기 위해 적절한 형식범위, 정도, 공차를 갖춘 것이 채택되어짐을 보장할 책임이 있다.

4.2    담당부서장 

담당부서장은 작업자에 의한 제조 공정의 검증을 위해 검사, 측정, 시험용의 교정검사가 이루어진 장비와 장비만을 사용하도록 관리할 책임이 있다. 또한 해당 장비가 교정검사에서 불합격한 경우 부적합한 검사가 이루어진 제품 또는 공정에 대한 적절한 시정조치를 취하여야 할 책임이 있다.

5.      업무절차

5.1    교정검사 장비의 등록

담당부서장은 부서에서 사용하는 모든 교정검사 대상장비에 대하여 인증서, 성적서, 거래명세표, 카다로그등을 근거로 교정검사장비이력카드 (QP-760-F01)를 작성하고 교정검사장비대장(QP-760-F02)에 등록 후 관리한다.

5.2    장비의 교정검사 방법 및 시기

5.2.1  정기적인 교정검사 방법과 주기에 따라 적절한 환경에서 교정검사를 실시하고 관리하여 항상 사용가능 상태를 유지하고 이상 발견시에는 즉시 사용을 중지하고 교정검사 방법에 따라 교정검사를 실시한다.

5.2.2  교정검사는 국가가 인정하는 교정검사기관에 의뢰하여 실시하는 것을 원칙으로 하고, 해당 인증기관이 없는 경우는 혹은 자체에서 2차표준장비를 보유하고 있는 경우 는 사외기관 또는 자체에서 교정검사를 실시할 수 있다. 이 경우에 교정에 사용되는 기준은 별도로 확보하여야 한다. 이 기준은 국가 표준 또는 국제표준을 말하며 이러한 표준이 없을 경우 제조업체의 추천사항이나 현 산업관행에 따른다.

5.2.3  품질부서장은 매년1월 각 부서의 교정검사장비대장을 취합하여 교정검사계획서(QP-760-F03)를 작성하여 이행하며, 차기 교정검사일을 해당 부서장에게 통보한다.

5.2.4  교정검사일을 통보받은 해당 부서장은 담당부서에 의뢰하여, 교정검사를 실시할 수 있도록 한다.

5.2.5  품질부서장은 장비의 등급별 교정검사 주기 및 허용오차에 따라 교정검사 결과에 대해 합부를 판정 한다.

5.2.6  교정검사는 정기검사와 수시검사로 구분한다.

가.  정기 교정검사 검사는 교정검사 주기에 따라 사외기간에 의뢰하여 교정검사를 실시한다.

나.  수시 교정검사 검사는 고객의 요구시, 장비의 이상이나 결함 발견시, 고장수리 후 실시하며 정기 교정검사 방법과 동일하게 시행한다.

다.  장비는 사용전 관리상태를 점검하여 이상유무를 확인하고, 장비 이상이 발견시 재교정검사를 의뢰한다.

5.2.7  교정검사성적서는 품질부서장의 검토와 승인을 득하여 보관한다.

5.2.8  교정검사성적서(QP-760-F04)에는 교정검사기관명, 교정검사일자, 장비명, 장비번호, 측정치, 측정결과, 유효기간 등이 포함되어야 한다.

5.2.9  교정검사가 완료된 장비는 교정검사 필증을 부착하여 사용한다.

5.2.10    교정검사결과 부적합으로 판명되면 본 규정 5.4항에 따른다.

5.2.11    수리 불가품은 폐기한다.

5.2.12    시험 하드웨어와 시험 소프트웨어를 포함하여 검사,측정 및 시험설비의 교정세팅을 무효화할 수 있는 조정으로부터 보호하여야 한다.

5.3    교정검사 대상 장비의 식별

5.3.1  ID NO(식별번호)는 장비에 지워지지 않게 표시되어야 하며 지워지지  않는 표시가 불가능할 경우 ID NO가 있는 교정기관의 교정검사 필증 라벨을 장비에 부착한다.

5.3.2  불출전에 교정검사된 모든 계측 및  시험 장비는 교정검사 만기일을 표시하는 교정검사라벨로 식별하여야 한다.

5.3.3  라벨은 항상 장비에 부착되어야 하며 직접 라벨을 부착할 수 없다면 장비가 보존되어 있는 용기에 부착하여야 한다.

5.4    부적합 장비의 관리

5.4.1  부적합한 것으로 식별되는 장비는 부적합품관리규정(QP-830)에 따라 조치한다.  부적합장비 판정기준은 아래와 같다.

가.  교정기간이 만료된 검사, 측정 및 시험장비

나.  요구되는 정밀도가 벗어나거나 사용중 이상이 발생된 검사, 측정 및 시험장비

다.  장비의 부품중 소실된 검사, 측정 및 시험장비

5.4.2  부적합장비가 발생시 품질부서에 즉시 통보한다. 품질부서는 부적합품관리규정(QP-830)에 따라 부적합보고서를 작성하고 부적합장비로 검사 및 시험한 제품의 유효성을 검토하고 필요한 사후조치를 취하여야 한다.

5.4.3  교정기간이 만료된 검사, 측정 및 시험장비는 재교정검사를 받은 후 사용 가능하다.

5.4.4  계측기 사용부서는 계측기가 수리불가 또는 마모 등으로 더 이상 사용이 불가한 것으로 판단되면 품질부서로 통보하며, 폐기로 결정되면 해당 장비는 폐기처리하고 장비의 이력자료는 보관용 자료를 제외하고 삭제한다

6.      기록 및 보관

7.      관련사내표준

7.1    부적합품관리규정(QP-830)

8.      첨부 및 서식

8.1    교정검사장비이력카드(QP-760-F01)

8.2    교정검사장비대장(QP-760-F02)

8.3    교정검사계획서(QP-760-F03)

8.4    교정검사성적서(QP-760-F04)

1. 적용범위

이 지침은 당사 내의 모든 건축물과 전 종사원 및 출입자에 대하여 적용한다.

2. 목 적

소방법 규정에 의한 방화관리업무 전반에 관하여 필요한 사항을 정하고, 이를 실천함으로써, 회사 자체의 화재를 예방, 경계 또는 진압하여 인명과 재산을 화재로부터 보호할 수 있는 제도적 장치를 마련하는데 그 목적이 있다.

3. 책임과 권한

3.1 총무 부서장

(1) 소방계획 수립 및 자위 소방대 조직

(2) 소방시설의 유지관리 및 화기 취급 감독

(3) 소방훈련 및 교육 실시

3.2 해당부서장

소방교육/훈련 참석

4. 업무 절차

4.1 소방계획

(1) 자위 소방대 조직 (부표. 1)

(2) 년간 소방계획 수립 : 관리책임자는 년간 소방교육계획을 작성 및 교육을 실시하고, 교육결과

를 소방교육 및 훈련일지(QFI-0905-G55)에 기록 관리한다.

4.2 소방교육 및 훈련

(1) 소방훈련 종류 및 교육 주기는 다음과 같다

(2) 소방훈련은 다음의 요령에 의하여 실시한다

(가) 가능한한 연간계획에 의거 실시하되 자율 소방능력 재고상 필요하다고 인정되는, 경우에는

불시 소방훈련을 실시 할수있다

(나) 기초.부분 훈련에서 미숙한 사항은 숙달시까지 반복 실시하여 종합훈련실시 시 개별동작에

차질이 없도록 한다

(다) 훈련에 임할때는 그 목적이나 내용의 중요성 및 실시요령 등을 전 종업원에게 주지시킨 다

음 효율적인 훈련이 되도록 한다

(라) 훈련에 사용 할 소방용 기기, 피난기구 등을 사전에 점검하여 훈련 시 안전사고 방지에 유

의한다.

(마) 소방훈련의 실시를 주관하는 자는 훈련결과를 일지에 기록, 유지하여야 한다.

4.3. 소방 검사(자체 검사)

(1) 소방검사는 소방시설 점검 기준(FI-0905-G54)에 의거 자체 점검을 실시하며, 점검결과를 소방

시설 자체점검기록부(FI-0905-G53)에 기록 관리한다. (점검주기 2회/년)

(2) 점검결과는 소방법 시행규칙 제30조(점검결과 등의 보고)에 의하여 관할 소방서에 제출한다.

(3) 소화기에 대한 점검은 소화기점검 체크리스트(FI-0905-G01)에 의거 매월 1회씩 점검한다.

4.4 소방시설의 정비보안

(1) 관할소방서 및 점검대행자의 점검 결과 지적된 고장 또는 기준 미달의 소방시설에 대하여는

즉시 시정 또는 단기적으로 보완조치하고 소방서장에게 보고한다.

(2) 자체점검결과 고장 또는 성능 미달의 소방시설에 대하여는 공장장에게 보고하고, 즉시 정비

보완, 조치한다.

(3) 소방시설의 공사를 하려 할 때에는 소방설비공사업 등의 면허증 소지자를 선정, 실시하도록

하여야 한다.

4.5 방화 순찰

(1) 회사의 방호순찰지구는 4개지구로 하며, 순찰노선은 1개 노선으로 한다.

(가) 순찰지구명 : 공장A동, A동 2층, B동(참고), C동 경비실

(나) 순찰노선 : A - B - A2 - C

(2) 방화순찰요령은 매일 경비 근무자가 수시로 순찰을 한다.

(3) 방화순찰자는 순찰 중 특이 사항을 발견 즉시 시정 또는 보고하여 완전조치하도록 하며, 순찰

일지를 기록.유지하여야 한다. (숙지일지 대체 가능)

4.6 방화환경

회사의 방화환경은 다음과 같이 운영 한다

4.7 화기사용의 절차

(1) 증축.개축. 수선 등의 공사 및 제품생산 등의 작업과정과 기타의 사유로 화기를 취급하고저

하는자는 방화 관리자에게 통보한후 화재예방상 필요한 지시를 받아야 한다

(2) 1)항의 통보를 받은 방화관리자는 화기취급 예정상황을 면밀히 파악한 후 화재 예방상 현저하

게 위험하다고 인정되는 행위를 금지 또는 제한하거나 현장에 화기취급 감독자를 지정및 안전

조치를 취한후 취급하도록 하여야 한다

(3) 임시 또는 화재경보 발령시 화기를 취급함에 있어서는 방화관리자나 화기 책임자의 지시에

따라야 한다

4.8 화재발생시 행동요령

회사에 근무하는 전 종업원은 평소 화재를 감지하는데 신경을 써야하며 누구든지 화재의 발생사

실을 최초로 목격하는 자는 119신고. 및 구내 소화전을 이용 초기진화등의 조치를 취하여야 한다

(1) 주중 화재발생

화재발생 사실이 구내에 전파되면 평소 편성 운영중인 자위 소방대의 분대 도는 반별로 개별

임무를 즉각 수행하여야 한다

(2) 주말 및 연휴시 화재발생

(가) 경비 근무자는 초기진화 작업을 하고 당직자는 119 신고를 한다

(나) 당직자는 비상 연락망을 통하여 비상소집 및 보고를 하여야 한다

5. 기록 관리 및 보존

부표 1) 직장 자위 소방대 편성표

A. 작성, 검토 및 승인

? 문서 식별

? 본 품질절차서는 강하넷(주)의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

? 합 의

? 회 람

B. 목차 및 개정 현황

1. 목적

본 절차서는 당사의 품질/환경경영활동이 계획된 대로 실행되고 있는지를 자체적으로 감사함으로써 품질/환경시스템의 유효성과 이행상태를 확인하여 보다 효율적인 품질/환경시스템을 유지하기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 시스템규격에 관련된 내부 품질/환경감사(이하 "내부감사"라 한다.)업무에 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 내부감사 (INTERNAL AUDIT)

품질/환경시스템의 유효성을 검증하기 위하여 회사의 업무처리 과정(PROCESS), 시스템, 절차(PROCEDURE) 등에 대해 내부감사요원에 의해 실시되는 공식적인 활동

3.2. 감사요원 (AUDITOR)

내부감사를 수행할 수 있는 자격이 부여된 자로 선임감사원(이하?심사팀장?이라 한다.)과 감사원으로 구분한다.

3.3. 적합

시스템이 구축되어 있으며 구축된 시스템대로 실시하였다는 근거를 확인할 수 있거나 시스템대로 실시하였다고 판단되는 경우

3.4. 보완요(권고사항)

3.4.1. 시스템이 구축되어 있고 구축된 시스템대로 실시하고 있으며 객관적인 근거도 확인 가능하나, 그 내용이 충분하지 못하다고 판단되는 경우

3.4.2. 동일한 사항에 대해 여러건을 확인한 결과 실시는 하고 있으나 그 중 1～2건이 담당자의 실수로 객관적인 근거를 확인하기가 어려운 경우

3.5. 부적합

시스템이 구축되어 있지 않거나 구축된 시스템이 이행되었다는 객관적인 근거를 확인할 수 없는 경우

4. 책임과 권한

4.1. 관리부서장

4.1.1. 내부감사체제를 유지하며 내부감사를 계획하고 시행한다.

4.1.2. 감사결과 부적합사항에 대해서는 해당부서에 시정조치를 요구하고 결과를 확인한다.

4.2. 피감사부서장

4.2.1. 내부감사가 효율적으로 실시될 수 있도록 협조

4.2.2. 감사결과에 따라 필요한 시정조치를 계획하고 수행한다.

4.3. 감사요원

4.3.1. 내부감사를 수행하며 수행시 필요한 각종 관련자료의 제출을 요구할 수 있다.

4.3.2. 필요한 관계자의 답변을 요구할 수 있다.

4.3.3. 기타 감사의 수행에 필요한 책임과 권한을 갖는다.

4.4. 심사팀장

감사시 발생할 수 있는 분쟁의 조정, 감사팀 내 업무의 배분 등으로 감사가 원할히 진행되도록 한다.

5. 업무절차

5.1. 감사의 구분

5.1.1. 정기감사

연간 감사계획에 의해 품질/환경업무를 수행하는 전 조직을 대상으로 년 1회이상 정기적으로 실시하여야 한다.

5.1.2. 특별감사

연간 감사계획에서 정한 감사 이외에 다음의 사유로 인해 내부감사 주관부서장이 필요하다고 판단될 때 실시하는 비정기적인 내부감사

(1) 품질/환경시스템의 기능에 중대한 변경이 있을 경우

(2) 동일 지적사항의 재발, 중대한 품질/환경문제 발생 및 그러한 우려가 있을 경우

5.2. 내부감사 업무절차

5.2.1. 감사계획 수립

(1) 내부감사 주관부서장은 품질/환경업무를 수행하는 전부서를 대상으로 연간감사일정표(첨부 1)를 수립하여 대표이사의 승인을 득한다.

(2) 연간 감사계획에는 부서명, 부서별 해당 시스템 요소, 감사 시행월, 계획대비 감사 실행여부를 체크할 수 있도록 작성한다.

(3) 감사주기는 1년을 원칙으로 하여 실시한다.

(4) 내부감사는 연간계획에 의한 정기감사 이외에 수시감사가 필요한 경우 별도의 감사계획을 수립한다.

(5) 년간 감사계획은 조직이나 업무분장 등의 변동이 있을 경우에는 변경내용을 반영하여 개정한다.

5.3. 감사팀 구성

5.3.1. 감사요원 자격요건

(1) 회사 근속경력 3년 이상인 자 또는

(2) 경영기획, 품질관리담당자 및 환경관리인

5.3.2. 주관부서장은 연간 감사계획에 따라 세부 감사일정이 확정되면 감사요원으로 자격이 인정된 사람중에 심사를 수행할 업무에 소속부서와 책임이 없는 사람으로 감사팀을 구성한다.

5.3.3. 감사팀은 수행해야할 심사범위에 따라 1인 이상으로 구성할 수 있으며 2인 이상일 경우에는 선임자 또는 감사 수행경험이 많은 감사요원을 선임감사원으로 선정한다.

5.4. 감사계획 통보

5.4.1. 세부감사일정 및 감사팀이 결정되면 내부감사 담당자는 감사계획서(첨부 2)를 작성하여 감사대상 부서에 감사 2주전까지 통보한다.

5.4.2. 감사계획서에는 감사일시, 부서명, 감사기준, 감사요원이 나타나도록 한다.

5.5. 감사 체크리스트 작성

5.5.1. 감사팀은 감사실시 이전에 모임을 가져 부서별로 감사체크리스트(첨부 3)를 작성한다.

5.5.2. 감사체크리스트에는 내부감사 주관부서에서 기 작성된 것을 활용할 수 있다.

5.5.3. 체크리스트에는 시스템규격의 해당요건이 점검될 수 있도록 하며 또한 전회감사에서 지적된 부적합사항과 권고사항 등의 조치결과도 확인할 수 있도록 한다.

5.6. 감사의 실시

5.6.1. 감사요원의 의무사항

(1) 관련사규 및 법규 등 객관적 사실과 증거에 의한 확인 및 판단을 하여야 한다.

(2) 공정한 감사를 수행하여야 하며 피감사부서의 오류 및 부적합사항을 간과해서는 안된다.

(3) 감사중 발생하는 피감사부서의 개인신상에 관한 기록은 남겨서는 안된다.

(4) 감사시 알게되는 정보, 자료 및 기밀을 정당한 절차 없이 타인에게 누설해서는 안된다.

5.6.2. 감사실시 및 감사요령

(1) 감사요원은 감사업무 대상에 대해 감사체크리스트를 기준으로 하여 질문, 업무진행 상태 및 증빙자료의 검토 등을 통하여 해당 품질/환경시스템의 요건과 일치하는 지를 확인한다.

(2) 감사팀장은 감사가 중복되거나 누락되는 부분이 없도록 하며 감사체크리스트 이 외에 필요한 사항은 추가하여 실시하도록 한다.

(3) 감사요원은 감사체크리스트에 항목별 감사결과를 체크하고 감사중 확인된 문서 및 기록명, 제품명 및 발생장소 등을 객관적인 감사실시의 증거로 기록 또는 첨부할 수 있다.

(4) 감사요원은 감사중 발견된 부적합사항에 대해서는 그 원인의 파악이 가능하도록 심도 있게 파악하여야 한다.

5.7. 감사 후 회의 및 시정조치

5.7.1. 감사팀은 감사가 완료된 후 감사전 회의와 같은 방법으로 감사결과 양호한 점과 부적합사항 등 감사내용을 종합하여 피감사부서장과 부서원에게 설명하고 감사를 종료한다.

5.7.2. 부적합사항 통보

(1) 감사팀장은 감사결과 부적합사항에 대해 시정/예방조치요구서에 내용을 기록하여 피감사부서에 시정조치를 요구한다.

5.7.3. 시정조치 실시

피감사부서장은 완료예정일까지 적절한 시정조치를 실시하고 보완요구사항에 대해서도 필요한 조치를 실시한다.

5.7.4. 시정조치 검증

(1) 시정조치 실시 확인은 명기된 시행일정이 경과한 후 감사당시의 감사원이나 감사 주관부서 담당자가 실시한다.

(2) 시정조치 확인심사는 시정조치 실시현장 또는 자료를 통해 다음사항에 대해 확인한다.

① 시정조치 요구사항의 만족 여부

② 부적합의 재발방지 또는 조치의 효과성

(3) 확인 결과 시정조치가 만족스럽지 않을 경우에는 피감사부서에 시정조치 일정을 재설정 해주고 상기와 같은 절차로 확인한다.

(4) 부적합사항은 확인감사에 의해 시정조치가 검증되고 확인되면 확인결과를 기록하거나 조치결과가 데이터로 나타나는 경우는 데이터를 첨부하여 주관부서에게 보고하고 종결한다.

(5) 시정조치 결과 품질/환경시스템의 변경이 필요한 사항은 해당부서에서 검토하여 개정한다.

5.8. 감사결과의 보고

감사담당자는 감사 종료후 다음의 사항이 포함된 감사보고서(첨부 4)를 작성하여 대표이사에게 보고한다.

5.8.1. 피감사부서 및 감사요원

5.8.2. 감사실시 일정 및 기준

5.8.3. 감사결과 부적합사항

5.8.4. 가능한 경우 부적합에 대한 피감사부서의 시정조치 계획 또는 결과

5.8.5. 품질/환경시스템의 적절성 및 효율성에 대한 종합 의견

5.9. 평가 및 경영자검토

5.9.1. 감사주관부서는 감사결과를 분석하고 종합하여 정기적으로 경영검토 자료로 반영하여 경영검토회의에서 전반적인 품질/환경시스템의 효율성에 대해 검토되고 평가되도록 한다.

5.9.2. 검토 결과 품질/환경시스템의 개선이 요구되는 사항은 주관부서에서 해당되는 부서에 시정조치를 요구하며 해당부서에서는 조치계획을 수립하여 개선하도록 한다.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 경영목표관리 절차서 (문서번호 KH-QP-501)

7.2. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.3. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.4. 시정조치 및 예방조치 절차서 (문서번호 KH-QP-805)

8. 첨부

8.1. 년간감사일정표 (첨부 1)

8.2. 감사계획서 (첨부 2)

8.3. 감사체크리스트 (첨부 3)

8.4. 감사보고서 (첨부 4)