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품질기록관리절차서

1. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질시스템 운영 중 발생하는 품질기록의 효과적인 관리방법 및 절차에 대하여

적용한다.

다만, 문서 및 자료관리 절차서 중 표준서 및 등록된 자료를 제외한 사내문서, 사외문서 공문서 및

자료는 본 절차서에 따라 관리한다.

2. 목적

당사의 품질기록을 파악, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 이르기까지 합리적으로

관리함으로써 규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이

있다.

3. 용어의 정의

3.1 품질 기록

제품의 개발, 구매, 제조, 검사 등에 관련하여 품질의 달성 및 효과적인 품질시스템의 운영을

통해 작성되어진 품질과 관련된 증거, 자료, 서류 등을 말한다.

3.2 보관

진행 또는 완결된 품질기록의 관리를 위해 해당부서에서 보존에 들어가기 전까지 파일 BOX나

케비넷 등을 이용하여 관리하는 것.

3.3 보존

보관이 끝난 품질기록을 이관하여 일정기간까지 문서고에 보관, 관리하는 것.

3.4 이관

품질기록 작성부서에서 품질기록을 보존하기 위해 문서고로 인계하는 것.

3.5 조견표

파일에 파일명을 검색이 용이하도록 기재한 것.

3.6 식별성

품질기록이 어떤 제품 (또는 사항)에 대한 것인가를 알 수 있는 가능성

3.7 해독성

품질기록을 읽고 이해할 수 있는 가능성

3.9 폐기

보존기간이 만료된 품질기록을 소각 또는 폐단하는 것.

4. 책임과 권한

4.1 품질보증 부서장

(1) 품질기록의 관리를 위한 절차의 수립

(2) 폐기되는 품질기록에 대한 폐기 확인

(3) 품질기록의 보관 및 관리유지 상태를 확인

4.2 총무 부서장

(1) 각 부서에서 이관된 품질기록의 보존 관리 및 폐기

(2) 품질기록의 손상, 열화 및 손실을 방지하기 위한 문서고의 관리

4.3 해당 부서장

(1) 보관 품질기록의 유지관리

(2) 본 절차서에 파악되지 않은 해당 업무에 대한 품질기록의 파악 및 등록

(3) 품질 절차서에 따른 품질기록을 식별, 수집, 색인, 열람, 보관 및 유지관리

(4) 보존해야 할 품질기록의 문서고 이관 및 폐기 시 확인

5. 업무 절차

5.1 품질기록의 대상 및 종류

5.1.1 품질기록의 대상

품질기록의 대상은 다음과 같으나, 필요에 따라 해당부서장의 권한으로 추가 또는 삭제할 수

있다.

(1) 품질 시스템 문서(매뉴얼, 절차서, 지침서 등)

(2) 품질 계획서

(3) 설계문서(도면, 규격, 시방서 등)

(4) 계약문서

(5) 구매문서

(6) 적용되는 외부 출처 문서(국가 규격, 기타 단체 규격)

(7) 기타 품질에 영향을 주는 문서

5.1.2 품질 기록의 종류 및 파악

(1) 품질기록 분류표(FP-1601-01) 및 품질기록 목록표(FP-1601-02)에 따라 품질 기록을 파악, 수집

하여 관리하여야 한다.

(2) 해당 부서장은 품질기록을 분류하여 품질기록 분류표 (FP-1601-01) 및 품질기록 목록표(FP-

1601-02)를 작성 및 등록하여 관리하여야 한다.

5.2 품질기록의 작성 및 관리

(1) 해당 부서에서 파악된 품질기록은 빠짐없이 수집되어야 하고, 문서 및 자료관리절차서(BR-QP

-0501)에 따라 작성되어 변조되지 않았다는 것이 명확하여야 한다.

(2) 품질기록은 연필로 작성하여서는 안된다. 단. 부득이 연필로 작성하였을 경우에는 그 복사본을

품질기록으로 관리 할 수 있다

(3) 수집된 품질기록은 해독성 및 식별성이 있어야 한다.

(4) 외주업체의 품질기록도 적절히 관리하여야 한다.

(5) 품질기록은 작성일자, 작성자가 명확하게 기록되어야 한다.

(6) 품질기록의 분량이 많거나 장기간 보존의 필요성이 있는 경우 업무의 효율을 높이기 위해

전산으로 수집관리 할 수 있다.

(7) 품질기록의 서식은 공란없이 작성하여야 한다. 만일 서식에 불필요한 항목이 있는 경우에는

해당항목에 별도의 줄을 긋거나 “해당 없슴” 또는 “이하 여백” 등으로 표기한다.

5.3 품질기록의 변경

(1) 품질기록의 변경 또는 개정은 특별히 규정하지 않는 한, 처음 검토하고 승인한 부서에서 실시

하여야 한다.

(2) 품질기록을 변경, 개정하였을 경우에는 기록의 수정사항이 확인될 수 있어야 한다.

(3) 중요한 품질기록을 변경하는 경우에는 관련문서 또는 자료 등에 의하여 검증 될 수 있어야

하며, 필요시 고객의 승인을 득하여야 한다.

5.4 품질기록의 파일링 및 식별표시

(1) 품질기록문서의 발송부서는 처리 완결된 문서를 기능별로 분류하여 유지, 관리하여야 한다.

(2) 품질기록의 파일은 식별이 용이하도록 파일번호, 파일명, 부서명, 보존년한 등을 표시한 색인

(INDEX)을 부착하여야 한다.

단, 보존년한 표기는 품질기록 이관 시, 보존년한 표기란에 표기한다.

(3) 신제품의 승인 관련기록은 신제품 파일로 별도 관리한다.

5.5 품질기록의 보관

(1) 각부서는 해당년도 및 전년도의 품질문서를 식별 표시하여 지정된 장소에 손상, 분실, 열화 등

으로 부터 예방할 수 있도록, 해당 부서의 문서고에 보관 관리한다.

(2) 해당 부서에서의 품질기록의 보관은 연도 초일부터 연도 말일까지 1년 단위로 함을 원칙으로

하나 필요에 따라 연장할 수 있다.

(3) 전산으로 수집된 기록도 손상, 분실, 열화로 부터 보호 될 수 있도록 BACK UP 하여 보관

관리한다.

(4) 품질기록서의 관리(보관)책임자는 아래의 품질기록서 관리목록표를 작성하여 이를 문서고의

보기 쉬운 곳에 축소 또는 확대하여 부착 관리한다.

5.6 품질기록의 이관

(1) 해당부서는 보존해야할 품질기록을 파악 문서이관목록(FP-1601-04)을 작성하고 부서장의 승인

을 득한 후 총무부서로 이관한다.

(2) 총무과는 이관된 품질기록을 문서고에 검색이 용이하도록 보존하여야 한다.

(3) 품질기록의 이관은 매년 2월중에 실시한다.

5.7 품질기록의 보존

(1) 보존년한의 구분

- 원본인 경우 : 영구, 10년, 5년, 3년, 1년

- 사본인 경우 : 수시, 회람후, 시행후, 6개월, 1년, 3년, 5년, 10년, 영구

(2) 품질기록의 보존년한 부여는 각 품질시스템 절차서 및 지침서에 규정된 요건에 따른다.

(3) 보존년한의 설정기준은 다음사항을 고려하여야 한다.

- 자동차 부품의 보증기간

- 자동차 모델의 LIFE CYCLE

- 기타 정부또는 단체의 규제 법규

- 보존년한의 설정기준

생산부품승인서, 치공구기록, 구매주문서 및 수행사항들은 부품이 생산 및 서비스 요구사항

에 적용되는 기간에다가 1년 이상을 더한 기간동안 유지 할 것.

- 품질성과 기록은 생성년도에서 1년간 이상 보존할 것.

- 내부품질감사 및 경영자 검토 기록은 3년간 이상 보존할 것

5.8 품질기록의 폐기

(1) 총무부서장은 보존년한이 완료된 품질기록서를 폐기할 때는 품질기록서 폐기대장(FP-1601-03)

을 작성하여 해당부서장 및 품질보증부서장의 확인을 거쳐 폐기하여야 한다.

(2) 중요 품질기록의 경우 폐기 전 관계법령, 고객 요구사항 등을 검토, 확인 후 폐기한다.

(3) 품질기록은 폐기 전에 검토하여 필요한 것은 보존기간을 연장할 수 있다.

5.9 품질기록의 유지관리

(1) 모든 품질기록은 사본을 발행할 수 있으나, 증명 목적으로 사외에 반출하고자 할 때에는 승인

권자의 승인을 득한 후 발행하여야 한다.

(2) 품질기록은 고객과 합의된 경우 합의된 기간동안 평가를 위해 이용가능 하도록 하여야 한다

(3) 불필요한 품질기록은 신속히 폐지하여 사용 또는 발행되지 않도록 하여야 한다.

(4) 품질보증부서장은 품질기록에 대하여 주기적으로 점검하고 필요시 시정조치를 취하여야 한다.

6. 관련 절차서

문서 및 자료 관리 절차서 (BR-QP-0501)

7. 기록의 관리 및 보존

본 절차서에 관련된 기록은 품질기록관리 절차서(BR-QP-1601)에 따라 유지, 관리하며 보존년한은

다음과 같다.

한도견본관리대장

외부출처 문서관리대장

외부출처 문서(자료)관리대장

QP-0501-06(0) 강하넷(주) A4(210×297)

기록관리절차서

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의 충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 ‘기록’이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 품질 기록

품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2. 보존/보존년한

“보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다. “보존년한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3. 이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 각 부서장

1.1.1.

4.1.1. 업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리

4.1.2. 기록별 보관기간 및 보존기간을 결정할 책임과 권한

4.1.3. 보존기간이 경과된 기록의 처분할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1. 파일링 기록

1.1.

5.1.1. 보관관리

(1) 파일의 표지에 다음과 같은 내용을 표시한다.

① 기록제목

② 파일 작성일자

③ 보관부서명

(2) 파일링의 크기는 A4를 원칙으로 한다.

(3) 편철은 좌철을 원칙으로 하나 상철도 할 수 있다.

(4) 파일링 순서는 신규 발생 기록이 위에 오도록 편철한다.

(5) 파일링의 크기와 색깔은 제한을 두지 않는다.

(6) 보관기간은 별도로 설정하지 않으나 부서장의 재량에 따라 보관기간을 설정할 수 있으며 보존의 시점까지로 한다. 단, 월별로 작성되는 파일의 기록은 1년간 보관한다.

1.1.1.1.

5.1.2. 보존관리

(1) 파일링 기록의 보존창고는 별도로 두지 않고 각 부서별로 관리한다.

(2) 보존기록은 각 부서별로 보관기록과 구분이 되도록 관리하여야 한다.

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장(첨부 1)에 작성하여 관리한다.

1.1.1.

5.2. PC 관리기록

1.1.2.

5.2.1. 보관관리

(1) 회사 내에 설치된 PC 는 모두 네트워크 작업이 가능하도록 하여야 한다.

(2) 모든 PC는 바이러스로부터 보호하기 위하여 백신이 설치되어 있어야 한다.

(3) 공유한 디렉토리는 다음과 같이 모든 인원이 접근하기 용이하게 작성되어 있어야 한다.

① 1단계 ; 연도별 분류 (2003, 2004, 2005, .... )

② 2단계 ; 기능 또는 업무별 분류 (인사, 총무, 검사, 생산,.... )

③ 3단계 ; 세분류

④ 1개 디렉토리에 들어가는 파일의 수량은 50개가 넘지 않는 것을 원칙으로 한다.

(4) 공통으로 사용되는 자료는 모두 공유하여야 한다. 그러나 일부 공유 데이터의 경우 제한을 둘 수 있다. 이러한 경우 부서장의 승인이 있어야 한다.

(5) 문서(품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서, 시방서 등)의 공유는 관리자 외의 인원이 임의로 개정/수정하지 못하도록 읽기 권한만 부여하여야 한다.

(6) 기록은 필요한 경우를 제외하곤 모두 읽기 및 쓰기 권한이 부여되어야 한다.

1.1.2.1.

5.2.2. 보존관리

(1) 갑작스런 데이터의 손실을 방지하기 위하여 주기적으로 백업관리 하여야 한다.

① 파일 작성시 항상 백업 ; 경영기획에 관계되는 내용 및 각 부서장이 중요하다고 판단하는 기록

② 월단위 백업 ; 일반적인 기록 및 문서

③ 년단위 백업 ; 보존할 기록 및 문서

(2) CD 또는 DISK로 백업된 경우는 다음과 같은 내용을 표면에 표시하여 관리한다.

① 내용

② 생성일자

③ 보존기간

④ 보존부서명

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장에 작성하여 관리한다.

1.2.

5.3. 기록의 열람

5.3.1. 부서의 기록은 부서원만이 열람할 수가 있다.

5.3.2. 타부서원 또는 외부인원(고객 포함)이 열람을 원할 경우에는 부서장의 허락이 있어야 열람이 가능하다.

5.3.3. 기록의 보유기간은 법규, 계약 및 고객 요구사항에 충족될 수 있도록 설정되어야 한다.

1.3.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.2. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.3. 내부감사 절차서 (문서번호 KH-QP-802)

8. 첨부

8.1. 보존기록대장 (첨부 1)